Bao giờ dùng chữ ký số trong hợp đồng lao động?

Bao giờ dùng chữ ký số trong hợp đồng lao động?

Trần Thị Hương(*)

(KTSG) – Ngày 1-1-2021, khi Bộ luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành thì hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử mới được pháp luật lao động công nhận. Đây là một bước tiến trong công cuộc số hóa nhưng vẫn có thử thách lớn trên thực tiễn.

Điều 14.1 của Bộ luật Lao động 2019 nêu: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản”.

Căn cứ những quy định có liên quan, HĐLĐ điện tử có thể hiểu như sau: (i) là sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ) về việc làm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động; (ii) nội dung HĐLĐ được tạo ra, gửi đi, nhận và được lưu trữ thông qua một trong các phương tiện điện tử gồm: điện thoại, fax, Internet… nhằm xác lập quan hệ lao động; và (iii) được ký bằng chữ ký điện tử của các bên giao kết.

Nhưng khi nhắc đến chữ ký điện tử, nhiều người thường đánh đồng chữ ký điện tử là chữ ký số, trong khi hai khái niệm này không hề đồng nhất với nhau.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Chữ ký số là tập hợp con, là một dạng của chữ ký điện tử(1), và chữ ký điện tử có các đặc tính: (i) được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; (ii) được gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với hợp đồng điện tử (ví dụ dưới định dạng PDF hoặc Word); và (iii) có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung của hợp đồng điện tử được ký ⁽¹⁾.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy, cụ thể đó là: (i) phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của hợp đồng; và (ii) phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng được tạo ra và gửi đi(1).

Trên thực tế, các bên trong giao dịch có thể giao kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo một trong ba cách thức phổ biến sau đây:

Chữ ký số. Nhằm chống chối bỏ trách nhiệm của các bên giao kết về nội dung của văn bản đã ký, pháp luật hiện hành quy định khá chặt chẽ việc một chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi thỏa mãn được tất cả các điều kiện sau đây(1): (i) được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó; (ii) được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp; và (iii) khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Hiện nay, chữ ký số thường chỉ được doanh nghiệp sử dụng để nộp tờ khai hải quan, kê khai và nộp thuế qua mạng, đặc biệt là phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch internet banking, còn trong áp dụng vào HĐLĐ điện tử, có vẻ như không được khả thi cho lắm, do số lượng NLĐ có chữ ký số quá ít ỏi. Nếu NSDLĐ muốn dùng chữ ký số để giao kết HĐLĐ thì vẫn phải in hợp đồng ra để NLĐ “ký sống” và tạo ra một bản HĐLĐ… nửa điện tử, nửa văn bản!

Chữ ký hình ảnh. Chữ ký hình ảnh thường được sử dụng đối với các hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký nhiều lần và lặp đi lặp lại. Các bên sẽ chèn hình ảnh chữ ký của mình vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng và gửi cho bên còn lại thông qua thư điện tử. Cách này dễ mang lại rủi ro do không được một bên có thẩm quyền chứng thực, cũng như hiệu lực pháp lý của các hợp đồng được ký bằng chữ ký hình ảnh chưa được quy định cụ thể. Liệu người chèn hình ảnh có bắt buộc phải là chủ thể ký hợp đồng hay không, hay chỉ cần chèn đúng hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng? Làm sao xác định ý chí của chủ thể là tự nguyện hay bị ép buộc?

Chữ ký scan. Theo đó, một bên giao kết hoàn thành bản hợp đồng thì sẽ quét hình (scan) bản hợp đồng với chữ ký trên hợp đồng, chuyển thành dạng điện tử và gửi qua thư điện tử cho bên giao kết còn lại. Cũng như chữ ký hình ảnh, cách thức này thông dụng hơn chữ ký số do các bên không đòi hỏi chứng thực chữ ký tại một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực có thẩm quyền.

Tuy nhiên, trong ba cách thức nêu trên, quy định của pháp luật Việt Nam đã công nhận giá trị pháp lý của các HĐLĐ điện tử được ký bằng chữ ký số an toàn, còn chữ ký hình ảnh và chữ ký scan thì chưa được ghi nhận trong bất kỳ văn bản pháp luật nào nên rất khó nói liệu các hình thức đó có giá trị pháp lý hay không. Đối với những vấn đề pháp luật còn nhiều điểm mờ, nhằm bảo vệ cho bên yếu thế khi có phát sinh tranh chấp lao động, khả năng cao là tòa án và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ đưa ra phán quyết, quyết định có lợi hơn cho NLĐ.

Thực tiễn xét xử cũng cho thấy các án lệ và bản án(2) của Tòa án nhân dân tối cao gần đây có thiên hướng đề cao bản chất và nội dung của hợp đồng hơn là hình thức giao kết hợp đồng; chữ ký của các bên giao kết không đóng một vai trò tất yếu trong việc xác định hiệu lực của hợp đồng. Với cách tiếp cận này, việc Tòa án công nhận hiệu lực của HĐLĐ được ký bằng chữ ký hình ảnh hay chữ ký scan là hoàn toàn có thể và phù hợp với thông lệ thị trường.

Ngoài ra, theo điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”, có thể thấy quy định tại điều 14.1 Bộ luật Lao động 2019 đã được đề cập ở đầu bài viết này đã củng cố quan điểm của Luật Giao dịch điện tử 2005 qua việc trực tiếp công nhận tính chất và giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử là tương đương với HĐLĐ bằng văn bản.

Còn quá sớm để đánh giá hiệu quả

Trên thế giới, nhiều nước đã thừa nhận giá trị pháp lý của HĐLĐ được giao kết bằng chữ ký số, nhưng nói chung, các bên cũng thường lựa chọn ký bằng văn bản nhiều hơn. Một số nguyên nhân được đưa ra như thủ tục đăng ký chữ ký số mất thời gian và tốn kém chi phí; số NLĐ dùng chữ ký số còn ít; khó tiếp cận một số đối tượng NLĐ (vì không phải ai cũng có máy tính xách tay và đủ trình độ công nghệ để tiến hành các thao tác).

Ở Việt Nam, do Bộ luật Lao động 2019 về HĐLĐ điện tử cũng mới chỉ vừa có hiệu lực thi hành từ đầu năm nay nên còn quá sớm để đánh giá hiệu quả thực tiễn của việc áp dụng chữ ký số trong HĐLĐ.

Có ý kiến cho rằng việc phát triển hình thức HĐLĐ điện tử cũng giống như việc chuyển hình thức chi trả lương cho NLĐ từ tiền mặt sang chuyển khoản ngân hàng nhiều năm trước đây. Chính sự liên kết giữa NSDLĐ và ngân hàng đã giúp thúc đẩy việc chi trả lương phi tiền mặt. Cũng như vậy, để góp phần thực tiễn hóa quy định về HĐLĐ điện tử, NSDLĐ cũng cần hợp tác với các tổ chức chứng thực chữ ký điện tử nhằm tạo ra một nền tảng và thiết bị chuyên dụng do các tổ chức này cung cấp để tạo chữ ký số.

Và biết đâu đây cũng là cơ hội cho các start up công nghệ tìm ra giải pháp đủ để NSDLĐ có thể từ bỏ bảo vệ HĐLĐ truyền thống.

————–

^(*) Công ty Luật Phuoc & Partners

⁽¹⁾ Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

⁽²⁾ Quyết định Giám đốc thẩm số 47/2016/KDTM-GĐT ngày 29-8-2016 của Tòa án nhân dân tối cao (tranh chấp giữa Công ty TNHH Huada Furniture Việt Nam với Công ty Cổ phần Bảo hiểm PJICO).