Bảy kỹ năng cần có khi làm việc tại nhà mùa dịch
ThS. Nguyễn Thị Hồng Ngọc – TS. Ngô Công Trường(*)
(KTSG) – Làm việc từ xa, dù muốn hay không, đã trở thành một yêu cầu bắt buộc trong thời kỳ giãn cách xã hội đối với hầu hết các doanh nghiệp và có thể trở thành xu hướng làm việc trong tương lai. Môi trường làm việc thay đổi, tính chất công việc và cách trao đổi tương tác công việc cũng thay đổi theo. Vì thế, để công việc thật sự hiệu quả khi làm việc tại nhà, từ nhà quản lý đến nhân viên đều cần đến những kỹ năng nhất định để có thể hoàn thành công việc chất lượng như mong đợi và đúng tiến độ.
 |
| Làm việc từ xa đã trở thành một yêu cầu bắt buộc trong thời kỳ giãn cách xã hội đối với hầu hết các doanh nghiệp. Ảnh: N.Q |
Tổ chức và sắp xếp
Không như làm việc tại văn phòng, nơi có quản lý trực tiếp giám sát công việc được hoàn thành và các đồng nghiệp xung quanh sẵn sàng trao đổi công việc khi cần. Làm việc tại nhà đòi hỏi kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc khoa học và hợp lý.
Ngoài công việc của công ty, nhiều người vẫn phải đảm bảo việc nấu nướng, dọn dẹp nhà cửa và chăm sóc con cái. Việc các cuộc họp diễn ra trong khi bọn trẻ con vẫn nô đùa hay mè nheo là việc rất thường gặp với những ai đang có con nhỏ.
Vì vậy, tổ chức nơi làm việc tại nhà và sắp xếp các công việc mang tính chất và tầm quan trọng khác nhau vào các khung giờ thích hợp là ký năng vô cùng thiết yếu khi làm việc từ xa. Hãy ghi ra danh sách công việc và thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành công việc. Ưu tiên các việc thương lượng, đàm phán với đối tác vào buổi sáng, khi mà năng lượng vẫn tràn đầy hứng khởi dù có là mùa dịch. Chọn những việc cần trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên vào các khung giờ mà mọi người đều có thể sắp xếp được. Và hoàn thành công việc do một mình bạn phụ trách vào những khung giờ linh hoạt của chính bạn.
Hãy đảm bảo dù không có đồng nghiệp hay sếp bên cạnh, công việc của bạn vẫn được sắp xếp gọn gàng đâu vào đấy, hoàn thành tốt và đúng hạn mà không cần phải nhắc nhở hay báo cáo từng giờ việc bạn đang làm.
Quản lý thời gian
Không có người giám sát, máy chấm công, đồng nghiệp làm việc xung quanh, một số người có thể sa đà theo cách làm việc ngẫu hứng mà không tuân thủ theo lịch trình làm việc như khi làm việc tại văn phòng.
Tám tiếng làm việc sẽ nhanh chóng qua đi mà rất có thể số lượng công việc chưa hoàn tất vẫn còn nhiều nếu bắt đầu công việc quá muộn vào buổi sáng và mất thời gian cho những việc linh tinh không kiểm soát. Tập trung vào công việc, tránh xao nhãng bởi mạng xã hội và Internet. Có thể dùng các công cụ phần mềm ứng dụng giúp quản lý thời gian và lịch trình công việc.
Cố gắng giờ nào việc đó, đặt thời gian phải hoàn tất công việc, cập nhật tiến độ hoặc mỗi khi có sự thay đổi về kết quả công việc cho những người liên quan trong nhóm làm việc của mình. Và đặc biệt lưu ý là cần kết thúc hẳn một công việc được giao trước khi chuyển sang việc mới, tránh phải quay lại công việc cũ dây dưa mà không thể hoàn tất khiến lượng công việc dang dở cứ mãi tăng lên. Và đừng quên có những thời gian nghỉ hoặc vận động ngắn giữa các công việc để phục hồi năng lượng.
Truyền thông giao tiếp
Ở văn phòng làm việc, chỉ cần quay qua bên cạnh là đã có đồng nghiệp hoặc chỉ cần di chuyển một chút là đã gặp người cần trao đổi để hiểu tính chất và yêu cầu của công việc, dự án đang hoàn thành.
Nhưng khi ở nhà, chúng ta chỉ có thể giao tiếp qua điện thoại và các nền tảng trao đổi, họp hành trực tuyến. Đường truyền có thể bị gián đoạn, việc giao tiếp có thể bị hạn chế, và hơn hết sự linh hoạt khi trao đổi cũng hoàn toàn khác biệt với khi làm việc trực tiếp với nhau ở một nơi mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường xung quanh.
Hãy hình dung khi bạn đang họp, tòa nhà nơi bạn ở có thể đang tiến hành kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy và loa kêu vang inh ỏi. Chất lượng truyền thông giao tiếp khi làm việc tại nhà sẽ không như tại văn phòng, dễ dẫn đến tâm trạng bực bội, không hài lòng và có thể ảnh hưởng đến kết quả thương lượng đàm phán nếu đó là cuộc họp trực tuyến mà bạn không chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi họp với khách hàng.
Làm việc độc lập
Khả năng làm việc độc lập luôn được đánh giá cao ở bất kỳ môi trường và công việc nào và sẽ giúp bạn ghi điểm để nhanh chóng được thăng tiến. Trong thời kỳ giãn cách xã hội, khả năng làm việc độc lập càng cho thấy tầm quan trọng của nó.
Nhận thông tin từ đồng nghiệp, đối tác, khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng trong thời gian cho phép, quyết định giải pháp cần thiết, linh hoạt điều chỉnh phù hợp mỗi khi có sự thay đổi không như dự kiến. Hoàn tất công việc và chủ động báo cáo, cập nhật tiến độ là điều sẽ giúp đồng nghiệp và sếp bạn làm việc dễ dàng đồng thời giúp xây dựng niềm tin về bạn nơi họ.
Đừng biến mình trở thành một người máy chỉ nhận và truyền thông tin mà không đưa ra bất kỳ giải pháp nào hay không hoàn tất dứt điểm một công việc. Và cũng đừng chỉ hoàn tất qua loa công việc mà quên mất sự chỉn chu, tỉ mỉ cần có để trải nghiệm của những người làm việc cùng mình dù là nội bộ hay khách hàng luôn là tốt nhất có thể.
Vượt qua căng thẳng và tự động viên
Mỗi buổi sáng, rời khỏi nhà với tâm trạng hưng phấn, tận hưởng ly cà phê sáng thơm lừng, ngắm phố phường tấp nập trên đường đến nơi làm việc cũng giúp công việc trở nên thoải mái và dễ dàng với nhiều người. Bởi thế, không thể phủ nhận rằng, việc quanh quẩn trong nhà trong nhiều ngày liền dễ dẫn đến tâm trạng căng thẳng và nhàm chán. Chưa kể căng thẳng do chất lượng tương tác, trao đổi công việc kém, hoàn thành không đúng hạn định, và những tiếng ồn không mong muốn từ việc sinh hoạt của trẻ con và láng giềng xung quanh.
Sắp xếp những khoảng thời gian nghỉ hợp lý, giải tỏa căng thẳng theo cách yêu thích của mình như nghe một bản nhạc, ngắm không gian xanh ở ban công hay sân thượng, hoặc chơi đùa với thú cưng…
Tự xây dựng những thói quen tốt như bắt đầu công việc hàng ngày đúng giờ với trang phục chỉn chu như khi đi làm ở văn phòng nếu điều đó khiến tinh thần của bạn tốt hơn. Và cũng đừng quên tự thưởng cho mình một thức uống yêu thích mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu công việc, tự động viên mình khi bắt đầu có dấu hiệu căng thẳng hay nhàm chán, nên dừng lại một chút để đi nhanh hơn.
Sử dụng các nền tảng công nghệ
Các nền tảng và ứng dụng công nghệ là công cụ không thể thiếu để có thể tương tác làm việc từ xa với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Chúng ta trao đổi nhanh với Facetime, Zalo, Whatsapp, Viber… cập nhật tin tức qua Facebook, Instagram và họp hành với Webex, Zoom, Google Meet, Microsoft. Quản lý hoạt động vận hành doanh nghiệp với ERP, quản lý mối quan hệ khách hàng với CRM, và quản trị các hoạt động hành chính, nhân sự với các phần mềm khác… Thông thạo và tận dụng các tính năng của các nền tảng này sẽ giúp cho chúng ta làm việc với hiệu suất cao và tiết kiệm thời gian xử lý thông tin thủ công.
Quản trị sự thay đổi
Một kỹ năng thường bị lãng quên nhưng lại cực kỳ quan trọng, đặc biệt là bất kỳ khi nào doanh nghiệp gặp nhiều sự xáo trộn và thay đổi về bối cảnh kinh tế, chính trị, xã hội.
Dịch bệnh xảy ra, nhiều hoạt động bị ngưng trệ, chuỗi cung ứng bị đứt gãy, hoạt động sản xuất gặp nhiều khó khăn. Trẻ con không được đến trường, người lớn phải làm việc và cáng đáng cả việc chăm sóc nhà cửa con cái khi vẫn phải hoàn thành công việc và đối mặt với khả năng bị thất nghiệp. Doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề mà vẫn phải cố duy trì để tiếp tục tồn tại. Vì vậy đối mặt với sự thay đổi, khi miếng phomai thơm ngon không còn nữa, chúng ta sẽ phải làm gì để tiếp tục tiến lên? Chấp nhận thực tại, sống chung với khó khăn và tìm giải pháp trong đường cùng chính là quản trị sự thay đổi để tồn tại và có cơ hội trở lại đường đua khi mọi thứ qua đi và tất cả đã sẵn sàng, “sau cơn mưa trời lại sáng”.
(*) Công ty cổ phần Tư vấn và Giáo dục John&Partners
