CIO trong môi trường di động
Đồng Nguyên
 |
(TBVTSG) – Nhiều công ty đã cho phép một số nhân viên có thể làm việc tại bất cứ nơi nào họ muốn, miễn sao công việc hoàn thành đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao nhất. Trong môi trường di động này, các giám đốc công nghệ thông tin (CIO) đang phải đối mặt với nhiều thách thức mới.
Khi công nghệ di động ngày càng phát triển, người ta ngày càng có thể làm việc linh hoạt ở mọi nơi. Khái niệm “môi trường làm việc di động” (mobile work) đã được định hình. Làm sao để tối ưu hóa hiệu quả công việc trong môi trường di động đó, đặc biệt đối với các CIO? Chris Clark, Giám đốc điều hành của Fiberlink, đã đúc kết và chia sẻ những điều nghiên cứu và kinh nghiệm của mình trong bài viết “Môi trường làm việc di động là một hình thái mới”, đăng trên tạp chí CIO.
“Hình thái mới” là gì?
Mỗi nhân sự đều phải làm việc theo những chuẩn mực nhất định và không có bất cứ sự loại trừ nào. Đó chính là hình thái mới của môi trường làm việc di động.
Phần đông các kỹ sư công nghệ thông tin (CNTT) vẫn tuân thủ quy tắc giải quyết công việc tại văn phòng, nơi mà họ phân quyền, quản lý và hầu như bắt buộc tất cả nhân viên của công ty đều phải làm việc trên mạng nội bộ (LAN) và những người làm việc ở những nơi khác được xem là những thành phần bên ngoài. Hình thức này thực sự đã lỗi thời.
Theo kết quả nghiên cứu, các trưởng phòng CNTT cho biết có từ 30% đến 50% nhân viên trong hầu hết các công ty làm việc bên ngoài văn phòng ít nhất một lần trong tuần. Đó là các nhân viên thuộc các bộ phận quản lý cấp cao, kinh doanh, tư vấn và các kỹ sư CNTT thường hay làm việc ở nhà vào các buổi tối và ngày cuối tuần. Quan điểm cũ cho rằng bộ phận CNTT cần phải quản lý các thiết bị văn phòng và các nhân viên sử dụng chúng đều phải rời khỏi văn phòng trong khoảng thời gian từ 17 giờ đến 21 giờ. Giờ đây, một hình thức quản lý CNTT linh hoạt hơn đang là một yêu cầu thực tiễn mà các CIO phải tham khảo và thực hiện.
Trên thực tế, các công ty nên quản lý công việc của nhân viên bằng việc giao chỉ tiêu nhất định. Thứ nhất, điều này giúp bảo đảm cũng như giúp nhân viên hoàn thành công việc có hiệu quả và đúng tiến độ. Thứ hai, giảm thiểu những công việc bàn giấy chán ngấy luôn gây áp lực cho nhân viên để họ tập trung nhiều hơn cho những công việc đòi hỏi tính sáng tạo và chính xác. Vì thế, các công ty nên thiết kế quy trình quản lý phù hợp đối với những nhân viên không làm việc tại văn phòng, cũng như tạo ra những công cụ hỗ trợ phù hợp để áp dụng đối với toàn thể nhân sự của công ty.
Thách thức nào đối với CIO?
 |
Rất dễ nhận ra rằng các CIO không dễ quản lý nhân viên khi họ không thấy tận mắt nhân viên của mình đang làm việc. Cho nên, việc quản lý nhân viên làm việc di động sao cho có hiệu quả là một trong những vấn đề gây đau đầu cho các CIO, đặc biệt là việc quản lý tài sản công và các dữ liệu của công ty. Có nên cấm nhân viên làm việc tại nhà hay ở đâu đó? Ngày nay, khi vấn đề nhân viên thích làm việc linh hoạt đã trở thành một xu hướng, các CIO cần phải cân nhắc kỹ càng để không phải ngăn một số nhân viên làm việc di động nữa.
Tuy nhiên, khi càng có nhiều nhân viên làm việc như thế, công ty sẽ có thể gặp khó khăn trong vấn đề quản lý và chi phí có thể gia tăng. Sẽ rất khó để quản lý chi phí và hỗ trợ nhau trong công việc cũng như bảo đảm an ninh. Vì vậy, các CIO nên tập trung vào các vấn đề cốt lõi sau, nếu như công ty chấp nhận cho nhân viên làm việc tại nhà hay ở bất kỳ nơi nào đó.
An ninh. Khi nhân viên không làm việc tại văn phòng công ty, một số biểu mẫu họ mang theo để làm việc có thể bị mất mát vì việc kết nối các thiết bị cầm tay, lúc đó, không còn nằm trong quyền quản trị hệ thống của bộ phận CNTT nữa. Họ cũng có thể không kết nối vào hệ thống, mặc dù họ đang kết nối qua cổng Internet của công ty. Khi một thiết bị di động kết nối vào Internet của công ty qua VPN, CIO cũng không tài nào phát hiện được điểm đầu cuối. Điều này rất nguy hiểm cho hệ thống mạng của công ty, khi virus và các phần mềm nguy hại tấn công có thể làm tê liệt phần mềm “bảo mật” của công ty bất cứ lúc nào. Do vậy, các kỹ sư CNTT cần phải thường xuyên quản lý các phần mềm “bảo mật” như tường lửa, diệt virus, mã hóa dữ liệu, thiết lập hệ thống camera “bảo mật” nhằm gia tăng mức độ quét và lọc các cuộc xâm nhập trái phép từ các thiết bị đầu cuối.
Đồng nhất. Để tương thích với các quy định của Chính phủ và nội bộ ngành, các kỹ sư CNTT phải chịu nhiều áp lực trước yêu cầu phải có những tiêu chuẩn kỹ thuật cao và xuyên suốt. Một vài tiêu chuẩn phải bảo đảm được tính an toàn đặc biệt như tường lửa, chống virus và đồng bộ hóa dữ liệu; trong khi những yêu cầu này rất khó để thiết lập trên các hệ thống di động. Hơn nữa, khi các kiểm toán viên yêu cầu có những chứng từ liên quan đến việc thực hiện chế độ bảo mật, việc tập hợp thông tin từ các thiết bị di động luôn gây mất thời gian.
Chi phí. Khi công ty có nhân viên làm việc di động, chi phí thường gia tăng nhiều ở hai mảng gồm hỗ trợ nhân viên và quản lý hiện trạng.
Việc quản lý các máy tính xách tay, các thiết bị cầm tay và các máy tính khác tại những khu vực nào đó luôn là bài toán chi phí hóc búa cho các CIO, không chỉ trong việc gia tăng nhân sự phụ trách công việc này mà còn là vấn đề phân quyền thích hợp. Những nhân sự này phải làm việc hàng giờ để quản lý hệ thống, từ việc áp dụng chế độ bảo mật, nâng cấp phần mềm, xác định các tập tin chứa virus và các phần mềm phá hoại, cho đến theo dõi vấn đề, xử lý dữ liệu và nâng cấp hệ thống. Họ càng mất nhiều thời gian hơn với các thiết bị di động. Và như thế, công ty phải tăng lương bổng cũng như chi phí quản lý.
Chỉ có công nghệ thay thế thì chưa đủ. Trong nhiều trường hợp, việc chuẩn hóa các máy tính để bàn và các máy tính nội mạng có thể giúp định ra những thách thức mà hệ thống di động mang lại, đặc biệt đối với một vài ứng dụng đa dạng để xác định những kết nối vi phạm thường thấy. Tuy nhiên, nhiều nhân viên làm việc di động – có thể là nhân viên kinh doanh, nhân viên tư vấn hay kỹ sư, nhân viên CNTT – thường không am tường các công nghệ này; có thể vì họ thường chỉ chuyển tải các văn bản, các hình ảnh hay các tập tin thiết kế hoặc vì họ làm việc trong những môi trường mà công nghệ này chưa được ứng dụng trước đó.
Chất lượng của mạng nội bộ (LAN). Những thách thức từ “hình thái mới” có thể được tổng hợp khi có nhu cầu tất yếu là phải tu chỉnh các đặc tính và chất lượng của mạng LAN trong môi trường làm việc có nhiều thiết bị di động, mạng không dây và Internet được hỗ trợ bởi điện toán đám mây. Nói cách khác, các nhân viên giờ đây hy vọng sử dụng được đầy đủ tính năng và mức độ an toàn cao từ mạng LAN, dù cho họ có đang ở trong quán cà phê hay đang ở nhà. Tuy nhiên, công ty sẽ không thiết lập cấu hình cho họ bởi chính họ không biết được điều gì sẽ xảy ra với các thiết bị di động của mình. Vì vậy, yêu cầu cần hiển thị đồng bộ đối với “hình thái mới” này sẽ là tất yếu.
Minh bạch trong môi trường di động
Tại sao phải có tính minh bạch? Đơn giản vì khi đặc tính này được gia tăng, các CIO sẽ không phải nặng đầu với các thách thức mà môi trường làm việc di động mang lại. Khi tính minh bạch được tăng lên, công ty chắc chắn sẽ có những quyết định tốt hơn trong việc quản lý kinh doanh của mình.
Đối với vấn đề bảo mật. Nếu bạn phát hiện được những cuộc xâm nhập nguy hiểm đối với hệ thống, bạn sẽ dễ dàng triệt tiêu chúng trong khi các ứng dụng như tường lửa, chống virus và đồng bộ hóa dữ liệu vẫn đang vận hành. Nói cách khác, bạn hoàn toàn có thể ngắt kết nối đối với thiết bị di động của nhân viên nào đang có nguy cơ phá hoại hệ thống.
Đối với chi phí. Nếu xác định được thiết bị của nhân viên nào ít sử dụng, bạn có thể cắt chi phí đó và bổ sung cho nhân viên khác. Việc thực hiện chỉ đơn giản là rút lại bản quyền phần mềm.
Đối với kết nối Internet. Nếu bạn thấy khi nào và bằng cách nào đó, nhân viên đang kết nối Internet, bạn có thể tư vấn cho họ cách kết nối an toàn và hiệu quả nhất.
Quyết định tốt hơn cho công ty. Hiện nay, hầu hết CIO vẫn đang loay hoay với việc cân đối tính hiệu quả và tính trách nhiệm khi quản lý CNTT cho công ty. Với chuẩn hiển thị ứng dụng vào các phần mềm và các ứng dụng trên các thiết bị đầu cuối, kể cả CIO và trưởng phòng CNTT đều có thể xác định nhân viên, hệ thống hay hoạt động nào có nguy hại đến hệ thống cũng như hiểu rõ hệ thống nào đang được bảo vệ tuyệt đối và an toàn.
Khi các trưởng phòng tự tin về những dữ liệu này, họ hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định đúng đắn nhất để nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm chi phí khi cảm thấy hệ thống đang an toàn. Họ cũng có thể quyết định về việc bảo mật thông tin cũng như hệ thống nào cần được vận hành trước.
Tại Việt Nam cũng đã có nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tùy theo nhiệm vụ công việc của từng người. Xu hướng này ngày càng phổ biến, các CIO Việt Nam sẽ giải bài toán này ra sao? Câu trả lời vẫn còn đang mở.
(CIO.com)
