Hữu hiệu hơn với truyền thông hợp nhất
 |
| Sơ đồ của giải pháp truyền thông hợp nhất. |
(TBVTSG) – Giải pháp truyền thông hợp nhất (UC) là cách để xây dựng một doanh nghiệp thông minh hơn thông qua việc sử dụng một số công nghệ. Truyền thông hợp nhất không phải chỉ là chiếc máy điện thoại IP, mà còn là việc xây dựng một nền tảng công nghệ hợp nhất, giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn…
Với giải pháp truyền thông hợp nhất, các thành viên trong doanh nghiệp có thể phối hợp với nhau một cách hữu hiệu hơn, giúp nâng cao tính di động để đạt được năng suất cao hơn. Bên cạnh đó, với giải pháp này nhân viên có thể linh động triển khai hoạt động kinh doanh ở những địa điểm khác nhau…
Hiện có khoảng 20 công nghệ tiên tiến của Cisco cho giải pháp truyền thông hợp nhất. Các công nghệ tiêu biểu và gần gũi nhất với xu hướng ứng dụng tại Việt Nam có thể kể là:
Giải pháp truyền thông cá nhân (Personal Communicator)
Bạn đang lưu trú tại một khách sạn ở nước ngoài và cần gọi điện thoại cho đồng nghiệp trong nước. Bạn có thể sử dụng điện thoại di động nhưng chi phí sẽ rất cao. Nếu khách sạn này có cung cấp dịch vụ truy nhập băng thông rộng không dây thì cùng với phần mềm Personal Communicator của Cisco chạy trên laptop bạn có thể thực hiện được cuộc gọi.
Lúc này, chiếc laptop của bạn sẽ trở thành một chiếc điện thoại để bàn. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm được nhiều tiền. Và ngay cả khi bạn đã ở rất xa văn phòng, số máy điện thoại cố định của bạn vẫn gắn với chiếc laptop và mọi người có thể thường xuyên liên lạc được với bạn.
Phần mềm này cho phép chúng ta biết trước trạng thái của đồng nghiệp có sẵn sàng nhận cuộc gọi hay không và cách tốt nhất để liên lạc với họ. Chúng ta có thể thực hiện một cuộc điện thoại bình thường, một cuộc gọi có video hoặc e-mail thông qua phần mềm này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Giải pháp ứng dụng cộng tác Meeting Place
Ứng dụng cộng tác này cho phép bạn làm việc, chia sẻ thông tin, các file tài liệu hay chia sẻ tất cả những gì có trên máy tính cho tất cả các đồng nghiệp để cùng làm việc như trực tiếp chú thích hay chỉnh sửa một nội dung nào đó một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công nghệ này chạy trên trình duyệt web và không đòi hỏi phải cài thêm phần mềm hỗ trợ trên máy tính.
Ứng dụng Meeting Place được tích hợp vào phần mềm Personal Com- municator cho phép kích hoạt dễ dàng khi người ta đang trò chuyện bằng Personal Communicator và chỉ bằng một nút bấm. Ngoài ra, Meeting Place còn cho phép nhắn tin tức thời, chat, gọi điện thoại, hội họp, hỗ trợ đào tạo trực tuyến và hỗ trợ khách hàng thời gian thực, lập lịch làm việc, thiết lập các cuộc họp và gửi các thông tin này cho người dùng qua e-mail hoặc tin nhắn. Người dùng có thể từ bất cứ nơi đâu, dùng bất cứ loại kết nối nào (Internet, quay số…) để kết nối vào, nhập địa chỉ nhận dạng (ID) và mật khẩu là có thể họp cùng nhau.
Tính di động (Mobility) của số điện thoại
Hầu hết mọi người đều có một số điện thoại để bàn tại văn phòng. Làm sao họ có thể sử dụng số điện thoại này khi đang làm việc ngoài văn phòng ? Khi có một khách hàng gọi đến số điện thoại bàn của bạn thì cùng một lúc điện thoại bàn, điện thoại trên phần mềm Personal Communicator (tạm gọi là softphone) và cả điện thoại di động của bạn sẽ nhận tín hiệu. Và bạn có thể nhận cuộc gọi bằng một trong những thiết bị đó.
Chẳng hạn với chiếc điện thoại Nokia có hỗ trợ GSM và Wi-Fi cùng với phần mềm máy khách của Cisco, truyền thông hợp nhất cho phép chiếc điện thoại này trở thành một chiếc máy để bàn. Ở bất kỳ nơi nào có sóng Wi-Fi, thì chiếc điện thoại này có thể vừa nhận cuộc gọi từ mạng GSM vừa nhận cuộc gọi từ khách hàng khi họ gọi vào điện thoại bàn. Đây không phải là tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, nhờ đó các bạn có thể “mang theo chiếc điện thoại để bàn” và không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng.
Giải pháp trung tâm liên lạc IPCC
Đây là giải pháp cho trung tâm liên lạc hỗ trợ khách hàng, cho phép cộng tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Các nhân viên của trung tâm liên lạc được trang bị Cisco Agent Desktop. Ứng dụng này hỗ trợ bàn làm việc “nóng” (Hot Desking) và nhân viên không còn bị “trói chặt” vào chỗ ngồi hay một số điện thoại nữa. Cisco Agent Desktop còn cho phép cộng tác giữa các bộ phận kinh doanh với nhau.
Ví dụ, một khách hàng gọi đến đường dây nóng của trung tâm liên lạc có trang bị giải pháp IPCC của Cisco, hệ thống sẽ cho phép người này nhập ID và mật khẩu bằng điện thoại, sử dụng các chức năng tự động và nhấn phím cần gọi (số 0 chẳng hạn). Lập tức cuộc gọi sẽ được chuyển đến nhân viên hỗ trợ, cùng lúc đó ứng dụng Cisco Agent Desktop của nhân viên sẽ hiển thị thông tin của khách hàng, lịch sử giao dịch và các thông tin khác. Khi đó, nhân viên hỗ trợ sẽ nói chuyện với khách hàng mà không cần hỏi thêm các thông tin cá nhân của họ…
Ứng dụng còn cho phép cộng tác giữa các bộ phận kinh doanh để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Nhân viên còn có thể liên lạc với đồng nghiệp nhanh chóng và dễ dàng thông qua Personal Communicator và Meeting Place để phối hợp trong việc hỗ trợ khách hàng. Như vậy, nhân viên dịch vụ khách hàng ngồi tại trung tâm liên lạc có thể sử dụng “chuyên gia” trong từng lĩnh vực. Thông qua sự cộng tác, những người ở đâu đó trên trái đất này đều có thể làm việc một cách hữu hiệu nhờ vào công nghệ IPCC.
NGUYỄN GIA HUẤN – Kỹ sư phát triển giải pháp, Công ty Sao Bắc Đẩu
