Khổ vì hội nghị
Phạm Kỳ Anh
(TBKTSG) – Sau không biết bao nhiêu lần tham dự hội nghị khách hàng, khi thì công ty này giới thiệu quảng bá sản phẩm, lúc thì hãng kia tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, rồi nào là hội thảo, tập huấn…, ông bạn tôi càng về sau càng than mệt, và rằng không muốn đến các nơi đô hội ấy nữa.
Nhưng than thì than thế, cứ mỗi khi cầm trên tay cái thư mời với giấy xanh xanh vàng vàng tẩm nước hoa thơm phức, thêm chữ nghĩa nắn nót, trân trọng, ông không nỡ, rồi lại khăn là áo lượt. Đến nỗi có lần bà xã ông sinh nghi, liệu “phu quân” có lợi dụng đi hội nghị để sau đó rẽ vào chỗ khác, hay bạn bè lại rủ nhau “hiệp phụ”, “tăng hai, tăng ba”, vì lần hội nghị trước về, ông đã khó chịu lắm! “Bao năm làm ăn có nhau, nay họ mời đến cám ơn một tiếng, bạn có lòng mình có bụng”, ông lấy cớ để đi hội nghị tri ân lần này mà công ty nhà ông là nhà cung ứng lâu năm.
Lần khác, được mời tham dự hội thảo sản xuất và kinh doanh bền vững. Ban tổ chức hội nghị đã trịnh trọng mời ông là một trong vài diễn giả chính, vì ông đã đeo đuổi nghề nghiệp từ ba bốn chục năm nay, kinh nghiệm đầy mình, ai cũng nể. Nghe kể bấy giờ ông chuẩn bị bài vở kỹ lắm, có đánh máy in bài, nộp trước cho ban tổ chức hẳn hòi để tiện sắp xếp, nhưng rốt cuộc bài của ông “bị trượt”, không đăng đàn được do hội nghị rút ngắn từ một ngày xuống nửa ngày. Tức anh ách nhưng ông cũng đành vậy. Về sau mới nghe ông trách một vị quan chức bất ngờ đăng đàn, không chuẩn bị, “kéo” hội nghị đi hơn cả tiếng đồng hồ, khách mời người buồn ngủ, kẻ sốt ruột ra ngoài và đi mất. Hội nghị phải rút ngắn thời gian là vậy.
Đúng là không thể xem nhẹ hội nghị khách hàng. Có công ty nhờ tổ chức sự kiện đàng hoàng, cách làm bài bản, nội dung ý nghĩa, việc kinh doanh về sau khấm khá lên cũng có phần nhờ vào cung cách và phong thái đón tiếp. Nay ít công ty tự đứng ra tổ chức sự kiện mà thường thuê các công ty dịch vụ. Các đơn vị này không biết tự bao giờ đã nâng tầm tổ chức hội nghị lên thành “công nghệ”, có đầu có đuôi nghiêm chỉnh, đôi khi phải tốn bạc tỉ cho một hội nghị, chuyện “bể sô” gây lãng phí công của của công ty rất lớn chứ chẳng phải đùa.
Một ông bạn khác có đứa con ra trường đỗ đầu khóa học thạc sĩ tại Mỹ. Nhà trường mời ông sang phát biểu tại buổi lễ mãn khóa với yêu cầu bài diễn văn chỉ trong một phút. Ông ta đăng đàn nhanh chóng và nói đúng một phút. Nghĩa là ông đã phải chọn nói cái gì để toát lên được cái riêng của gia đình và cái chung của hai đất nước. Khi về, nghe ông “ca” người ta khoái nghe ông nói và vỗ tay rần rần! Không biết có thật không nhưng tôi biết tiếng Anh của ông thì cực kỳ tốt!
Đúng là ở một số nước phát triển như Mỹ chẳng hạn, người ta quản lý thời gian rất nghiêm ngặt. Tại nhiều cuộc gặp gỡ, hội nghị, phỏng vấn, họ nhắm ngay mục tiêu của cuộc nói chuyện mà “tới luôn”, không úp không mở, không quảng cáo cho bản thân. Điều này khác ở xứ ta, diễn giả đôi khi không cần quan tâm đến người nghe, cứ thao thao bất tuyệt chuyện “tâm đắc” hay “bức xúc” riêng mà quên rằng khán thính giả đang khổ sở muốn mời ngài xuống.
Đi hỏi anh L., một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM, điều anh sợ đến ngủ “mớ” là dù rất nhiều khi có kịch bản chắc nịch: ai, lúc nào, đâu vào đó, nhưng “sô” vẫn bể do nhiều quan chức được mời phát biểu “tự sướng”, chẳng để ý gì đến thời lượng nhà tổ chức đã năn nỉ nhiều lần trước khi quý ngài đăng đàn.
Dù mục đích của từng hội nghị là khác nhau, nhưng khách mời hay đơn vị tổ chức chắc chắn đều nhắm đến sự đồng cảm của cộng đồng. Đồng cảm trong kinh doanh, giao thương không nhất thiết là mủi lòng, thương hại, năn nỉ mà chính là sự thể hiện tính lịch sự qua lại được trao đổi qua phát biểu, lúc cụng ly, khi cầm đũa…
Qua cách đón tiếp, tổ chức hội nghị, qua các phát biểu của diễn giả dự hội nghị mà người ta hiểu được đơn vị ấy, con người ấy có tôn trọng nghi thức hay không.
Trong một xã hội kinh doanh quan hệ đan xen phức tạp, khi bạn khinh suất nghi thức, xem thường lịch sự, hoạt động kinh doanh của bạn có thể bị cộng đồng nghi ngờ rồi đấy!
