Kiểm tra khi việc đã rồi
Thời báo Kinh tế Sài Gòn
(TBKTSG) – Nhà quản trị giỏi, bất kể quy mô của doanh nghiệp, có thể biết rõ hiện giờ ở khâu sản xuất nào đang có bao nhiêu công nhân, làm ra sản phẩm gì, đóng vai trò gì trong tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Họ cũng có thể nắm vững dòng chảy của đồng tiền và được báo động ngay mỗi khi trong hệ thống vận hành bình thường ấy có sự cố, có bất kỳ điều gì bất thường.
Ngày xưa nhà quản trị thành công đã cần phẩm chất ấy rồi và ngày nay khi công nghệ thông tin làm cho mọi việc dễ dàng hơn xưa thì khả năng ấy của người quản trị càng không thể thiếu.
Trong bộ máy hành chính, việc điều hành phức tạp hơn nhiều nhưng cũng phải dựa trên nền tảng tương tự: người đứng đầu một ngành phải biết rõ những gì đang diễn ra trong lĩnh vực mình phụ trách với những cơ chế báo cáo được thiết lập, sao cho mọi diễn biến ngoài dự kiến phải được thông báo ngay cho người có trách nhiệm.
Nếu thực hiện được yêu cầu này, sẽ không có chuyện thỉnh thoảng thấy báo chí nêu lên một sự kiện gì đó rồi người đứng đầu một ngành, một lĩnh vực hay một địa phương lên tiếng yêu cầu cấp dưới làm rõ, báo cáo sự việc trước một thời hạn nào đó. Cái yêu cầu bên dưới báo cáo lên như thế không cho thấy sự quan tâm như giới lãnh đạo lầm tưởng; nó chỉ cho thấy bộ máy vận hành có vấn đề, người đứng đầu không nắm được thông tin cần thiết.
Đồng ý là nếu vấn đề được yêu cầu báo cáo là một ngoại lệ thì yêu cầu này là động thái bình thường, cần thiết nhưng nếu vấn đề cần báo cáo là những hoạt động bình thường, những vận hành nằm trong chức trách thì rõ ràng yêu cầu như thế là quan liêu, xa rời thực tế. Những yêu cầu này sẽ kéo theo những lãng phí về con người, về thời gian khi cấp dưới phải tuân thủ yêu cầu của cấp trên trong khi lẽ ra đây là một phần của hoạt động hành chính bình thường.
Ở một góc độ liên quan, Thanh tra Chính phủ cho biết trong sáu tháng đầu năm, toàn ngành đã triển khai 4.724 cuộc thanh tra hành chính và 89.281 cuộc thanh tra, kiểm tra chuyên ngành tại 283.183 tổ chức, cá nhân, chưa kể 3.745 cuộc thanh tra do bộ, ngành và địa phương thực hiện. Đây là một con số khổng lồ khó hình dung cho bộ máy thanh tra.
Ở doanh nghiệp, cũng bất kể quy mô, nếu điều hành tốt thì mọi bộ phận đều phải hoạt động theo những quy trình đã được thông qua. Lãnh đạo doanh nghiệp chỉ có thể chọn để kiểm tra theo xác suất để từ đó đánh giá được mức độ tuân thủ quy trình của toàn doanh nghiệp.
Lẽ ra nghệ thuật nhằm kiểm soát bộ máy hành chính cũng dựa trên nguyên tắc tương tự. Biên soạn quy trình, thủ tục thật chặt chẽ, đưa ra những yêu cầu thực thi và kiểm tra theo hình thức chọn ngẫu nhiên. Ví dụ làm sao bộ phận thanh tra vệ sinh an toàn thực phẩm có đủ nguồn lực để thanh tra hết mọi tiệm ăn tại một thành phố. Nhưng khi chọn kiểm tra những điểm ngẫu nhiên, thông điệp phát ra sẽ là: ai làm sai quy định sẽ bị phạt nặng. Lúc đó mức độ tuân thủ sẽ tăng lên vì không ai biết mình sẽ bị chọn kiểm tra vào giờ nào.
Còn nếu tất cả hàng chục ngàn cuộc thanh tra, kiểm tra nói trên là nhằm chấn chỉnh do có hiện tượng làm sai thì bộ máy đã có vấn đề, sai phạm đã diễn ra quá nhiều mà sự chấn chỉnh không chỉ bằng biện pháp thanh tra, kiểm tra được nữa. Lúc đó phải có sự cải tổ, biên soạn lại quy trình cho cả bộ máy hành chính với những biện pháp triển khai sự thực thi nghiêm ngặt hơn bây giờ.
