(KTSG) Phương thức làm việc từ xa thực sự đã góp phần thúc đẩy ứng dụng công nghệ quản trị, đặt ra yêu cầu về những giải pháp công nghệ để cách tân việc quản trị doanh nghiệp, đáp ứng mô hình làm việc từ xa một cách bền vững. Tuy nhiên, việc chọn lựa công nghệ quản trị sao cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp vẫn là điều cần lưu ý.
Nhà cung cấp dịch vụ và thầu nhân lực Le & Associates (L&A) dẫn kết quả nghiên cứu của Josh Bersin Academy cho thấy một hướng đi mới thời hậu Covid là tìm kiếm hoặc xây dựng hệ thống công nghệ quản trị tập trung vào con người, đề cao tính linh hoạt và giám sát chặt từng dòng công việc từ cơ bản đến nâng cao.
Nhu cầu phục vụ và kiểm soát tốt công việc của nhân viên trong bối cảnh phân tán địa điểm làm việc cũng đề cao những ứng dụng có tính phối hợp, giúp tối đa hóa hiệu quả làm việc và gắn kết nhân viên.
Tuy vậy, thực tiễn ứng dụng công nghệ quản trị trong cộng đồng doanh nghiệp mà phần lớn có quy mô nhỏ và vừa ở trong nước luôn gặp một số trở ngại về tư duy, trình độ kỹ thuật cũng như sự lấn cấn trong tâm lý, cách làm – những điều mà từ trải nghiệm thực tế, các doanh nghiệp đã có thể rút ra một số lưu ý.
“Ở trong chăn mới biết chăn có rận”
Trải qua 20 năm kinh nghiệm làm dịch vụ nguồn nhân lực, bao gồm cung cấp các giải pháp công nghệ phục vụ hoạt động quản lý, bà Phạm Thị Mỹ Lệ, Chủ tịch HĐQT L&A, cho biết chỉ một số ít công ty có tiềm lực, có đội ngũ chuyên môn về công nghệ thông tin (CNTT) thì có đủ năng lực tự lựa chọn công cụ/giải pháp cũng như quản lý được dự án công nghệ hóa hệ thống; đại đa số còn lại thì thường khoán trọn cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
Song, ngay cả những nhà cung cấp “thiện chiến” đôi khi cũng khó lòng biết rõ “trong chăn có rận” ra sao. “Chỉ người trong nhà mới thực sự tường tận chuyện nhà mình, nên nếu khách hàng có thể phát biểu được vấn đề một cách rõ ràng, mạch lạc; đặt ra được những đề bài cụ thể, chính xác, thì đó là sự hỗ trợ rất lớn cho nhà cung cấp trong việc tìm kiếm những bộ công cụ thích hợp để giải quyết bài toán theo cách tối ưu”, bà Lệ nói.
Bà Phan Nam Trân, Giám đốc nhân sự Friesland Campina Vietnam, lưu ý doanh nghiệp cần xác định rõ năng lực của mình trước (về nguồn tài chính đầu tư, mức độ sẵn sàng tiếp nhận công nghệ, cũng như khả năng quản lý lộ trình đi tới thành công của việc ứng dụng công nghệ), sau đó mới xem xét, lựa chọn sản phẩm, dịch vụ công nghệ phù hợp đáp ứng nhu cầu và điều kiện thực tế tại doanh nghiệp.
Bà nói: “Không hiếm doanh nghiệp vì muốn đua theo trào lưu quản trị bằng công nghệ, đã sẵn sàng bỏ tiền mua công nghệ “xịn”, rốt cuộc lại đổ thừa cho công nghệ đắt tiền nhưng vận hành không hiệu quả, trong khi thực chất là do điều kiện hạn chế tại doanh nghiệp không đáp ứng năng lực tối ưu mà giải pháp công nghệ có thể mang lại”.
Kết quả khảo sát nhanh với hơn 300 nhà quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự tại một hội thảo trực tuyến mới đây do L&A và Saigon Times Club cùng Kinh tế Sài Gòn tổ chức, cho biết ba lý do chính khiến doanh nghiệp thất bại khi ứng dụng công nghệ nhân sự là: thiếu năng lực trong quản lý dự án (68%); hệ thống quản lý nhân lực chưa sẵn sàng (60%); trình độ giới hạn về công nghệ của bộ phận nhân sự (40%).
Rõ ràng có một khoảng cách giữa năng lực nội tại của doanh nghiệp với thực tiễn ứng dụng công nghệ quản trị của họ. Để nhìn thấy và khắc phục điều này, theo ông Nguyễn Phước Toàn, Trưởng phòng Công nghệ thông tin của De Heus Vietnam & Campuchia, hiểu biết của doanh nghiệp trong vận hành công nghệ không nên chỉ tồn tại ở mức hiểu chung chung, mơ hồ, mà nó cần được chia nhỏ thành từng mảnh ghép chi tiết, cụ thể trong kế hoạch hành động. Từng mảnh ghép đó cũng cần được xác định lộ trình thời gian, có liên kết với những mục tiêu chung từng thời kỳ của công ty.
Thực dụng, hiệu quả
Giá trị lớn nhất của công nghệ là tính tiện ích và sự gia tăng hiệu quả của những công việc mà nó dự phần vào. Do vậy, các chuyên gia khuyến cáo việc lựa chọn giải pháp công nghệ cần bám sát các mục tiêu tăng tiện ích cho thao tác; tăng năng suất, hiệu quả công việc; tăng trải nghiệm làm việc của nhân viên.
Việc dùng công nghệ phải xuất phát từ những yêu cầu rất cụ thể trong thực tế và phải giải quyết bằng được những yêu cầu đó, bao gồm cả những yêu cầu của từng cá nhân trong mối quan hệ làm việc, dù họ là nhân viên hay nhà lãnh đạo, nhà quản lý, hoặc ở góc độ của các phòng ban.
Đơn cử trong hoàn cảnh làm việc giãn cách do dịch Covid-19, ứng dụng điều động và quản lý nhân sự từ xa do L&A cung cấp đã giúp cho công việc của các nhà quản lý trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Một người dùng là chị Lê Xuân Di, Giám sát của L&A trong dự án FCV Activation, cho biết ứng dụng này được cài đặt trên điên thoại di động thông minh, đảm bảo nhân viên check-in đúng định vị và không gian lận, cho phép kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc, chấm công, báo cáo kèm hình ảnh như là bằng chứng về quá trình làm việc, về doanh số bán hàng và thông tin khách hàng. “Thật sự rất tiện và dễ dàng cho người sử dụng”, chị nói.
Hay từ góc nhìn nhân sự, ông Toàn cho biết trong “vòng đời” của một nhân viên, từ tuyển dụng, đánh giá năng lực, đào tạo – phát triển cho đến giám sát năng suất, chất lượng công việc, chấm công, lương thưởng…, tất cả đều đã có sự tham gia của công nghệ. Và nếu công nghệ được sử dụng hiệu quả thì sẽ rút ngắn được rất nhiều thời gian so với quy trình truyền thống. “Rất rõ ràng là điều đó giúp gia tăng hiệu suất làm việc của công ty”, ông Toàn nhận định.
Cũng từ kết quả khảo sát nhanh đề cập ở trên, tỷ lệ người cho rằng những mảng hoạt động quản trị nhân sự được ưu tiên sử dụng công nghệ sớm là: quản lý hiệu quả công việc (69%), chấm công – tính lương (50%), tuyển dụng (43%), quản lý công việc (42%), đánh giá năng lực (39%), đào tạo – phát triển (38%).
Bà Nam Trân thì lưu ý, muốn một nền tảng công nghệ nào đó được vận hành hiệu quả thì nó cần tương thích với hạ tầng CNTT tại doanh nghiệp, với trình độ, kỹ năng cũng như tâm ý của những người sử dụng. Đặc biệt, khi lựa chọn ứng dụng cho từng mảng miếng công việc thì cần xem xét tới hiệu quả kết nối với các hệ thống quản lý khác để chúng có thể “nói chuyện” được với nhau và việc vận hành không gây trở ngại hay phá vỡ những giá trị chung mà công ty đang hướng tới.
Nói cách khác, các quyết định sử dụng (hay không sử dụng) một công nghệ nào đó cần có sự đồng điệu với bức tranh chung, với mục đích lớn của doanh nghiệp, hơn là từ ý kiến áp đặt của người này, cấp kia, hay chỉ để đáp ứng sự tiện lợi của một ban bệ nào đó.
“Liệu cơm gắp mắm”
Luôn có một câu hỏi rằng việc đầu tư vào công nghệ quản trị liệu có đắt tiền không? Tất nhiên, với một số công ty lớn, họ có thể có đủ nguồn lực nghiên cứu – phát triển hoặc đặt hàng những sản phẩm công nghệ mới, tối tân, để tối ưu hóa các hoạt động. Nhưng theo bà Lệ, điều đó không có nghĩa thế giới công nghệ ở ngoài tầm với của doanh nghiệp nhỏ.
Trên thực tế, nhiều vị lãnh đạo doanh nghiệp vẫn giữ lối tư duy phải bắt đầu với công nghệ quản trị theo cách hoành tráng, nhưng kinh nghiệm cũng cho thấy có không ít sự trả giá. “Do vậy, hoàn toàn có thể bắt đầu từ đơn giản, cụ thể, khi thành công ở mức độ nhất định thì sẽ đi những bước nâng cao. Khôn ngoan liệu cơm gắp mắm vẫn có thể gặt hái những kết quả không ngờ”, bà Lệ chia sẻ.
Bà Lệ cho biết hiện nay, ngay cả những đại tập đoàn vẫn đang sử dụng những phần mềm ứng dụng quản trị nhân sự “đơn giản đến ngạc nhiên”. Hiện cũng có những công cụ miễn phí, phù hợp quan điểm công nghệ thực dụng mà không cần đến những thứ cao siêu, đắt đỏ. Vấn đề là tự doanh nghiệp, hoặc thông qua tư vấn, lựa chọn được công nghệ phù hợp và hiệu quả.
Công nghệ hóa là một hành trình
Cuối cùng, công nghệ hóa việc vận hành và quản trị doanh nghiệp không phải là một đích đến mà là một hành trình không ngơi nghỉ theo đà phát triển của khoa học công nghệ. Trong bối cảnh tương lai được dự báo sẽ liên tục thay đổi và ngày càng thay đổi nhanh hơn, doanh nghiệp hiểu điều này để chuẩn bị tinh thần liên tục cập nhật, cải tiến, nhắm tới tận dụng tốt nhất năng lực của giải pháp công nghệ.
Và trên hành trình này, ông Toàn lưu ý tới tính chủ động thời điểm bước lên những “chuyến xe công nghệ” sao cho tại thời điểm áp dụng, công nghệ phải thực sự đem lại những giá trị thực tế, phải giải quyết được những bài toán đặt ra với từng người dùng. “Khi các vấn đề thực tế được công nghệ giải quyết thì công nghệ giúp sản sinh niềm vui và cảm hứng, dẫn dắt doanh nghiệp đi chặng đường kế tiếp.
Còn một khi công nghệ chỉ đem lại cảm giác nặng nề thì về phương diện tâm lý, nó tạo ra hố ngăn cách trên hành trình công nghệ hóa. Trong xu thế công nghệ, hố này sẽ ngày càng sâu và rộng, và nếu ta cứ đứng ở bên này miệng hố thì sẽ ngày càng khó nhảy được qua phía bên kia”, ông Toàn nói.
