Quản trị doanh nghiệp trong giai đoạn cấp bách phòng chống dịch bệnh
T. Dung – Q. Hùng tổng hợp
(TBKTSG Online) – Trước những yêu cầu của Chính phủ về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch Covid-19 và những khó khăn đến từ sự gián đoạn nguồn cung nguyên vật liệu trong sản xuất, sự giảm sút nhu cầu tiêu dùng, giới chuyên gia gọi ý doanh nghiệp nên "hy vọng vào điều tốt nhất, nhưng chuẩn bị cho điều xấu nhất”.
TBKTSG Online giới thiệu chia sẻ của Tiến sĩ Burkhard Schrage, Chủ nhiệm Bộ môn Quản trị tại Khoa Kinh doanh và Quản trị, trường Đại học RMIT Việt Nam và ông Scott Kronick, Giám đốc Ogilvy PR, khu vực châu Á – Thái Bình Dương về kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, xem xét lại hoạt động và đề ra các biện pháp cần thiết trước viễn cảnh u ám do dịch bệnh gây ra cho nền kinh tế.
 |
| Quản trị doanh nghiệp, xem xét lại hoạt động và đề ra các biện pháp cần thiết trước viễn cảnh u ám do dịch bệnh gây ra cho nền kinh tế là những bước đi doanh nghiệp cần tập trung thực hiện trong giai đoạn khó khăn này. Ảnh minh họa: TTXVN |
Theo TS. Burkhard Schrage, Chủ nhiệm bộ môn Quản trị tại Khoa Kinh doanh và Quản trị Đại học RMIT Việt Nam, trước hết, doanh nghiệp cần xem xét lại nguồn lực. Bằng việc xem xét lại cơ cấu hiện tại và xác định những nguồn lực thiết yếu để vận hành, doanh nghiệp có thể củng cố hoặc luân chuyển các nguồn lực này để đảm bảo toàn bộ “cỗ máy” vận hành hiệu quả nhất.
Chẳng hạn, lãnh đạo doanh nghiệp có thể tạm thời luân chuyển nhân viên bộ phận nghiên cứu thị trường sang bộ phận chăm sóc khách hàng. Kế tiếp, cần cân nhắc chia ban quản lý và nhân viên thành hai nhóm không tiếp xúc trực tiếp với nhau để đảm bảo hoạt động được diễn ra xuyên suốt. Điều này rất quan trọng để có thể đảm bảo kinh doanh liên tục. Ví dụ, Giám đốc điều hành (CEO) nên tránh tương tác trực tiếp với người phó của mình. Mỗi bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp cần có hai người lãnh đạo và cách tiếp cận này cần được triển khai từ các cấp quản lý cao đến thấp. Các nội dung công việc nên được phụ trách bởi hai phía để có thể dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau trong trường hợp có thành viên bị gián đoạn công việc.
Để đáp ứng các quy định về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch Covid-19, cụ thể như thực hiện cách ly toàn xã hội, doanh nghiệp cần ứng dụng các công cụ cho phép nhân viên làm việc từ xa. Đối với doanh nghiệp, đa số các quyết định hay hành động đều có thể được thực hiện mà không cần gặp gỡ trực tiếp. Hiện tại, có khá nhiều công cụ trợ giúp, đôi khi là miễn phí, để giúp các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện làm việc từ xa. Điều này cần các cấp quản lý có sự tin tưởng nhân viên của mình và đảm bảo điều kiện cần thiết như chính sách và hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp để nhân viên có thể thoải mái làm việc từ xa. Thường thì nhân viên chỉ cần một chiếc máy tính xách tay để có thể tham gia họp trực tuyến.
Đối với các bên liên quan bao gồm cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, cần phải có thông tin đầy đủ và rõ ràng về kế hoạch và định hướng về diễn tiến của giai đoạn khủng hoảng. Sự rõ ràng là điều vô cùng quan trọng trong giai đoạn khủng hoảng. Đừng quên chọn một kênh thống nhất để gửi đi thông điệp, tránh gây ra những hiểu lầm không cần thiết.
Ông Scott Kronick, Giám đốc Ogilvy PR, khu vực châu Á – Thái Bình Dương, cũng chia sẻ quan điểm về việc truyền tải giá trị của doanh nghiệp đến nhân viên. Theo ông, không có thời điểm nào tốt hơn những giai đoạn khủng hoảng như thế này để thể hiện tầm quan trọng của nhân viên đối với một tổ chức. Nhân viên sẽ đánh giá doanh nghiệp và ban lãnh đạo dựa trên những gì mà doanh nghiệp làm để đảm bảo an toàn cho họ. Có nhiều doanh nghiệp thậm chí còn cung cấp bảo hiểm dự phòng, tổ chức đường dây nóng hỗ trợ tâm lý, và cung cấp cả dịch vụ tư vấn với bác sĩ qua điện thoại.
Về đối ngoại, nhiều doanh nghiệp xem khủng hoảng là thời điểm để tăng cường, mở rộng hoặc giới thiệu các chương trình trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Những hành động này rất có giá trị. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng những gì doanh nghiệp làm cho khách hàng cũng là điều mà doanh nghiệp đã thực hiện cho nhân viên của mình.
Người đứng đầu doanh nghiệp nên cho phép tập thể cùng tham gia phát triển Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh (BCP) và điều chỉnh trong quá trình triển khai – Trong vài tuần qua, nhiều doanh nghiệp đã điều chỉnh Kế hoạch BCP, đảm bảo các phòng ban làm việc một cách nhất quán. Theo ông Kronick, các kế hoạch BCP hiệu quả đều xác định một người lãnh đạo, giúp điều phối phản ứng từ nhân viên và cho phép các ban nhân sự, truyền thông, tiếp thị, tài chính, pháp lý và công nghệ cùng tham gia vào việc đưa ra quyết định.
Tất nhiên, truyền thông tới khách hàng cũng rất quan trọng. Công nghệ được các doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp với nhân viên trong thời kỳ khủng hoảng cũng nên được sử dụng để giao tiếp với khách hàng. Cho dù đó là sắp xếp các buổi gặp mặt trực tuyến hoặc giải quyết các mối quan tâm của khách hàng từ xa đều cần áp dụng công nghệ phù hợp. Trong thời kỳ khủng hoảng, luôn hiện diện bên cạnh khách hàng là rất quan trọng.
Đó là cơ hội để cho khách hàng thấy rằng doanh nghiệp thực sự quan tâm và đang sát cánh cùng với họ. Doanh nghiệp không chỉ hành động một mình, chỉ quan tâm đến lợi nhuận trong khi khách hàng đang lo lắng về sự an toàn của chính bản thân họ và thế giới.
Trong thời kỳ khủng hoảng do dịch bệnh, việc truyền đạt thông tin một cách liên tục và có trách nhiệm đến đầy đủ các bên liên quan sẽ giúp xây dựng được niềm tin. Các doanh nghiệp cần theo sát tất cả động thái khi truyền thông trong giai đoạn khủng hoảng, đảm bảo các thông tin đưa đến các bên lên quan đều hữu ích và cập nhật nhất. Cần thiết lập một kênh truyền thông gián tiếp và đều đặn để chủ động giải đáp các thắc mắc nếu có.
 |
| Tìm cách thích ứng với những khó khăn trong thời kỳ khủng hoảng do dịch bệnh cũng giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Ảnh minh họa: TTXVN |
Những khó khăn, ảnh hưởng nặng nề mà dịch bệnh gây ra cho doanh nghiệp là điều không mong muốn. Nhưng đây là thời điểm tốt để cho mọi người biết doanh nghiệp của bạn coi trọng những điều gì. Những giá trị nào làm nên doanh nghiệp của bạn? Và nếu những giá trị đó không nổi bật lên tại thời điểm này, chúng có thực sự phản ánh cách doanh nghiệp vận hành và mục đích tồn tại của nó không?
Thời kỳ khủng hoảng có thể đem đến cơ hội để các doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình. Ông Scott Kronick lấy ví dụ các doanh nghiệp như Intel, NBA, Shiseido và Carlyle đã đẩy mạnh hỗ trợ tài chính với các gói tài trợ y tế và các kế hoạch hỗ trợ khác trong thời kỳ khủng hoảng.
Theo vị chuyên gia về truyền thông này, hoạt động truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng là một quá trình không ngừng thay đổi. Và bước cuối cùng chính là đánh giá những gì doanh nghiệp của bạn đã thực hiện thông qua các cuộc khảo sát, phản hồi, mức độ tương tác và nhận xét thực tế từ các đối tác quan trọng. Hãy luôn tự đặt câu hỏi này cho mình: “Liệu những gì bạn làm đã giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp trong mắt các khách hàng và đối tác chưa?”
Và cuối cùng, theo TS. Burkhard Schrage, hãy đảm bảo doanh nghiệp rút được bài học cho chính mình sau giai đoạn này, để từ đó có cách lên kế hoạch để ứng phó tốt hơn cho lần sau, và xác định được đâu là những rủi ro lớn nhất ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
