Rắc rối chuyện hóa đơn
Minh Tâm
 |
| Giao diện phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010. |
(TBVTSG) – Để có thể sử dụng các hình thức hóa đơn (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử), doanh nghiệp phải có những cơ sở, nền tảng công nghệ thông tin nhất định. Và, với nhiều doanh nghiệp, điều này không đơn giản…
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là một trong ba hình thức hóa đơn mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Khác với hai loại còn lại là hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử được quản lý bởi một quy định khác, đó là Luật Giao dịch điện tử và một số văn bản hướng dẫn thi hành trong từng trường hợp cụ thể.
Chưa thể áp dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về giao dịch điện tử, về hệ thống máy tính. Cụ thể, phải có hệ thống máy tính nhằm khởi tạo, lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn; phải có chữ ký điện tử (chữ ký số) để ký xác nhận giao dịch điện tử.
Điều nhiều doanh nghiệp hiện nay đang vướng, chính là chữ ký số. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp chưa hiểu chữ ký số là gì, trong khi các ứng dụng hỗ trợ của chữ ký số lại đang rất hạn chế, ở thời điểm hiện tại mới chỉ có thể áp dụng vào một số lĩnh vực như khai thuế do cơ sở hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ.
Ông Ngô Tuấn Anh, Giám đốc BKAV Telecom, cho rằng đây là hai lý do chính giải thích cho việc chưa có nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số. “Theo tôi, vấn đề là doanh nghiệp chưa hiểu và cũng chưa thấy được các ứng dụng mà chữ ký số có thể thực hiện. Điều này cần một quá trình với sự phối hợp giữa nhiều thành phần có liên quan, từ công ty cung cấp dịch vụ đến cơ quan quản lý”, ông Anh nói.
| Rất nhiều doanh nghiệp chưa hiểu chữ ký số là gì, trong khi các ứng dụng hỗ trợ của chữ ký số lại đang rất hạn chế, ở thời điểm hiện tại mới chỉ có thể áp dụng vào một số lĩnh vực như khai thuế. |
Hiện nay, trên thị trường có năm nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cung ứng dịch vụ cho khoảng 8.000-9.000 doanh nghiệp trên cả nước. Mục tiêu là trong năm 2011 sẽ có khoảng 30.000 doanh nghiệp đăng ký chữ ký số và tăng lên 300.000 vào năm 2015.
Theo nhiều doanh nghiệp, họ chưa đầu tư cho chữ ký số vào thời điểm này là do chưa ứng dụng được nhiều khi việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các ngành, lĩnh vực còn triển khai thiếu đồng bộ.
Chữ ký số có thể ứng dụng trong các giao dịch điện tử như khai thuế, khai hải quan qua Internet; tuy nhiên, cho đến thời điểm này, mới chỉ có ngành thuế triển khai hoàn chỉnh. Ngành hải quan áp dụng thủ tục hải quan điện tử nhưng chỉ mới dừng ở mức gửi dữ liệu qua mạng rồi in tờ khai, đóng dấu và đến cảng lấy hàng.
Không dễ với hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in
Theo quy định của Nghị định 51 và Thông tư 153, hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Do đó, một trong những điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn là có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) bảo đảm cho việc in và lập hóa đơn; có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Bên cạnh đó, tổ chức được tự in hóa đơn phải bảo đảm các nguyên tắc như việc đánh số thứ tự trên hóa đơn phải được thực hiện tự động, mỗi liên chỉ được in ra một lần; phần mềm ứng dụng in hóa đơn phải bảo đảm yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Ông Lê Xuân Dương, Phó cục trưởng Cục Thuế TP.HCM, trong một buổi đối thoại giữa ngành thuế với doanh nghiệp tổ chức cách đây chưa lâu nói rằng, hiện cũng còn khá nhiều doanh nghiệp chưa có phần mềm kế toán, nhất là các doanh nghiệp nhỏ.
Theo vị đại diện Công ty Xuất nhập khẩu Ngũ cốc (Grainco), doanh nghiệp rất ngại lựa chọn hình thức hóa đơn tự in bởi tốn kém hơn hóa đơn đặt in. Cụ thể, phải trang bị hoặc nâng cấp thêm chương trình phần mềm tự in hóa đơn, phải đầu tư thiết bị in, giấy in. “Nếu hạch toán, hóa đơn tự in sẽ mắc hơn hóa đơn đặt in và cũng khá phức tạp trong khâu quản lý”, vị đại diện này nói.
Đối với hình thức hóa đơn đặt in, doanh nghiệp có thể nhập thông tin hóa đơn bán hàng vào phần mềm để in tờ hóa đơn, thay vì viết tay vào các mục. Tuy nhiên, theo nhiều doanh nghiệp, điều này không thật khả thi và cần thiết khi việc viết tay không tốn quá nhiều thời gian và tránh được các trường hợp như máy in kẹt giấy, trục trặc…
