Sử dụng nguồn lực ngoài doanh nghiệp

Sử dụng nguồn lực ngoài doanh nghiệp

Việc sử dụng nguồn lực thuê bên ngoài có thể giúp doanh nghiệp hạ thấp chi phí đồng thời cải tiến chất lượng

(TBKTSG) – Việc sử dụng một số nguồn lực thuê bên ngoài (dịch vụ quản lý hệ thống lương, quản lý nhân viên, cho thuê và quản lý nhân sự…) có thể giúp doanh nghiệp hạ thấp chi phí, cải tiến chất lượng sản phẩm và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

Lợi ích thiết thực

Bà Nguyễn Thị Trường Sơn, Giám đốc dịch vụ nhân sự Trung tâm Tư vấn nguồn nhân lực Tân Đức, cho biết nhiều nhà đầu tư nước ngoài, trong thời gian xin cấp giấy phép vào kinh doanh tại Việt Nam, đã tìm đến dịch vụ cho thuê và quản lý nhân sự của Tân Đức.

Theo bà Sơn, họ cần có ngay nguồn lực để hoạt động vì không muốn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Bên cạnh đó, cũng có nhiều nhà đầu tư khác chọn dịch vụ này như một giải pháp thiết thực về chi phí kinh doanh và quản lý lao động. “Họ sẽ không phải tốn chi phí làm giấy phép kinh doanh, thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, quản lý nhân sự… trước khi xác định chắc chắn việc đầu tư vào Việt Nam”, bà Sơn nói.

Lâu nay, các tập đoàn lớn ở Việt Nam vẫn sử dụng dịch vụ thuê nhân sự bên ngoài khi muốn có ngay nguồn lực chuyên môn cao về thiết kế sản phẩm, khảo sát thị trường, công nghệ thông tin… Các nhà thầu dự án cũng sử dụng dịch vụ này để tiết kiệm chi phí cho nguồn lao động tạm thời. Các vị trí tiếp tân, thư ký hành chính, nhân viên văn phòng ở một số công ty sản xuất lớn cũng thường được thuê bên ngoài.

Nhìn chung, doanh nghiệp đi thuê nhân sự bên ngoài thường nhằm đáp ứng một trong hai yêu cầu: cần nguồn lực chuyên môn cao không có sẵn tại doanh nghiệp; hoặc muốn tìm nhân sự bên ngoài thực hiện các công việc đơn giản, để tập trung nguồn lực doanh nghiệp vào chiến lược kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ…

Ông Nguyễn Huy Hoàng, Giám đốc Công ty TNHH Nhôm Phi Mã, cho biết trước đây phòng hành chính-nhân sự của công ty đã phải mất nhiều thời gian vào việc chăm lo phúc lợi, lương thưởng, bảo hiểm, đồng thời phải giải quyết những mâu thuẫn nội bộ, trường hợp thôi việc hoặc tranh chấp trong lao động từ hàng ngàn công nhân ở đây. Việc này khiến ông không thể tập trung tốt vào việc kinh doanh, vì thường xuyên phải đau đầu với các vấn đề liên quan đến quản lý con người.

“Nhân viên hành chính của công ty thường thiếu chuyên nghiệp trong các kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và thương lượng, nắm vững các quy định về luật lao động… Vì thế, từ hơn năm nay, chúng tôi quyết định sử dụng dịch vụ quản lý hệ thống lương từ bên ngoài. Thay vì mất trọn tháng để giải quyết hàng núi công việc liên quan đến quyền lợi người lao động, phòng hành chính-nhân sự giờ chỉ cần… một ngày để kiểm tra các báo cáo lương do đối tác cung cấp dịch vụ chuyển sang. Họ được giải phóng gần như hoàn toàn gánh nặng về quản lý nhân sự”, ông Hoàng nói.

Những điều cần lưu ý

Để sử dụng hiệu quả các nguồn lực thuê bên ngoài, nhiều chuyên gia về nhân sự cho rằng doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ như giấy phép kinh doanh, cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp, tình trạng tài chính, uy tín trong ngành… Trên thực tế, đã có một số dịch vụ giới thiệu việc làm [chỉ có chức năng môi giới lao động, không được ký hợp đồng với người lao động] kiêm luôn chức năng cho thuê và quản lý nhân sự dẫn đến chuyện vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho doanh nghiệp về uy tín, thương hiệu, rò rỉ thông tin mật…

Nếu sử dụng dịch vụ cho thuê và quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần trao đổi cụ thể các thỏa thuận về quản lý nhân viên với nhà cung cấp dịch vụ. Giám đốc một công ty cho thuê nhân sự cho biết, việc thỏa thuận này có khi là quy định cụ thể cho nhân viên về địa chỉ phản hồi khi có yêu sách hoặc khiếu nại. Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm nhận vai trò giải quyết các thắc mắc cho nhân viên. Nhưng người lao động tại các doanh nghiệp vẫn cho rằng nếu đề đạt trực tiếp lên cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được giải quyết khiếu nại nhanh hơn là thông qua nhà quản lý lao động, tức bên cung ứng dịch vụ. Vì thế doanh nghiệp đi thuê dịch vụ bên ngoài cần nghĩ đến các tình huống như thế để đạt được những thỏa thuận tốt nhất.

Một điều cần lưu ý nữa là, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung ứng trong quá trình sử dụng dịch vụ, để thường xuyên phản hồi và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên thuê ngoài hay dịch vụ cho từng công việc. Tiêu chí đánh giá phải dựa trên năng suất của từng vị trí công việc.

Để nhận biết một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, bà Sơn cho rằng doanh nghiệp nên dựa vào thông tin tham khảo từ khách hàng đã mua hoặc đang sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó. “Nếu doanh nghiệp chưa có nguồn tham khảo thì có thể căn cứ trên đánh giá về cách làm việc chuyên nghiệp, đúng thời hạn cam kết (như đảm bảo trả lời thư cho khách hàng trong vòng 24 tiếng). Bên cạnh đó, qua các buổi tiếp xúc với nhà cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể nhận biết chất lượng dịch vụ họ cung cấp thông qua sự hiểu biết của đội ngũ chuyên viên tại đây về kinh nghiệm quản lý lao động quốc tế và trong nước, kiến thức về luật lao động…”, bà Sơn giải thích.

Ở góc độ người sử dụng dịch vụ, ông Lê Chương Vũ, giám đốc một công ty gia công phần mềm, nêu kinh nghiệm nhận biết một dịch vụ cho thuê và quản lý nhân sự đáng tin cậy. Theo ông, trước hết họ (nhà cung ứng dịch vụ) phải biết đặt ra chiến lược phát triển cho những nhân viên có thành tích xuất sắc đang được cung cấp cho khách hàng. Và quan trọng hơn, các nhân viên đó phải được giáo dục về lòng trung thành với doanh nghiệp họ đang cộng tác. Kế đến, một dịch vụ tốt sẽ không thể thiếu nguồn nhân sự dự phòng, để có thể cung cấp dịch vụ thường xuyên cho khách hàng. “Chẳng hạn, khi nhân viên được cung ứng qua dịch vụ nghỉ phép hay nghỉ việc tại doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự dự phòng này sẽ ngay lập tức thế chỗ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn”, ông Vũ chia sẻ.

Lẽ dĩ nhiên, dù doanh nghiệp và nhà cung ứng dịch vụ đã “thăm dò” nhau rất kỹ nhưng vẫn có những tình huống diễn ra ngoài ý muốn. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chưa có được những phương án hữu hiệu để giữ người lao động của họ tại doanh nghiệp khách hàng; hoặc không muốn cung cấp dịch vụ lâu dài khi nhận thấy thị trường biến động. Ở một số doanh nghiệp gặp trường hợp nguồn nhân viên thuê bên ngoài chưa nhận thức đúng đắn về phạm vi công việc, dẫn đến mức độ trung thành, thái độ tiếp thu học hỏi trong công việc chưa cao. Vì thế, doanh nghiệp rất khó khăn khi huấn luyện và đào tạo công việc cho các nhân viên này.

VĂN HÓA