Thời của những cuộc họp “xanh”

Thời của những cuộc họp “xanh”

Thu Hiền

Một cuộc hội nghị truyền hình được tổ chức theo công nghệ của Cisco. Ảnh: Tư liệu.

(TBVTSG) – Đã đến thời của những cuộc họp xanh nhằm tiết kiệm năng lượng, thời gian, công sức đi lại mà vẫn đạt hiệu quả cao, là các ưu điểm mà giải pháp hội nghị truyền hình có thể đem lại.

Hội nghị truyền hình là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực, cho phép mọi người ở những nơi khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu… qua mạng Internet. Bằng cách hợp nhất mạng điện thoại, máy tính và mạng dữ liệu, các thành viên của nhóm có thể dễ dàng trao đổi thông tin, thảo luận và nhìn thấy nhau, dù họ đang ở bất kỳ nơi nào.

Trong xu hướng của những cuộc họp xanh, nhiều doanh nghiệp đã triển khai ứng dụng giải pháp này trong hoạt động của mình. Và ngay cả những doanh nghiệp chuyên cung ứng dịch vụ vận tải hàng không như Vietnam Airlines (VNA) cũng đang ra sức cắt giảm chi tiêu cho những cuộc họp bằng cách tiết kiệm chi phí đi lại, dù họ là doanh nghiệp vận tải.

Ông Uông Minh Nam, Phó tổng giám đốc Công ty TNHH Niềm Tin (NTC), đơn vị đang cung cấp thiết bị, triển khai lắp đặt, đào tạo về hệ thống hội nghị truyền hình, cho rằng hội nghị truyền hình là giải pháp tối ưu một khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí đi lại, tiết kiệm năng lượng và điều này có ưu điểm lớn nhất là hỗ trợ các vị lãnh đạo đưa ra quyết định một cách kịp thời và chính xác.

NTC đã triển khai dịch vụ hội nghị truyền hình cho Vietnam Airlines kể từ tháng Sáu vừa qua với tổng giá trị 513.000 đô-la Mỹ. Giải pháp này đã kết nối bảy điểm truyền hình hội nghị trên toàn quốc để nhân viên của Vietnam Airlines có thể tham gia mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, nó cho phép lưu và phát lại các cuộc họp khi có yêu cầu.Nhiều chuyên gia công nghệ thông tin, viễn thông đánh giá rằng dịch vụ này sẽ có cơ hội phát triển nhanh trong vài năm tới. Và trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lớn cũng đã bắt đầu kinh doanh dịch vụ này như Viettel Technologies, Tập đoàn công nghệ CMC, FPT, Công ty Viễn thông liên tỉnh VTN, Saigon Postel, VDC, Cisco, Siemens…

Thị trường tiềm năng

Ông Phan Thanh Sơn, Giám đốc kỹ thuật Cisco Systems Vietnam, cho biết theo một số bản phân tích thị trường gần đây nhất thì mức chi tiêu của Việt Nam cho giải pháp hội nghị từ xa và cộng tác bao gồm cả có hình và không có hình (chỉ thoại) chỉ bằng khoảng 40% của Malaysia, 45% của Thái Lan và 25% của Singapore. Con số đó cho thấy dịch vụ hội họp từ xa bao gồm dịch vụ hội nghị truyền hình tại Việt Nam chưa ở mức phổ biến nhưng hứa hẹn khả năng phát triển trong tương lai.

Kể từ năm 2006 đến nay, Chính phủ đã có chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng hội nghị truyền hình trong công tác điều hành đã tạo ra một làn sóng ứng dụng hội nghị truyền hình từ trung ương đến địa phương trong các cuộc họp giao ban, hội nghị chuyên đề, các phiên họp khẩn cấp và giao lưu trực tuyến. “Chính phủ đã đi tiên phong và sự chỉ đạo này đóng một vai trò quan trọng trong việc khuyến khích ứng dụng hội nghị truyền hình rộng rãi trong khối doanh nghiệp và cả cá nhân, từ đó tạo sự sẵn sàng và hình thành tiền đề cho các giao dịch hội nghị truyền hình chéo giữa ba khu vực chính phủ, doanh nghiệp và cá nhân trong tương lai”, ông Sơn nói.

Ngoài yếu tố nêu trên thì sự hợp lý hóa giá băng thông kết nối và sự sẵn sàng của dịch vụ băng thông rộng đã thúc đẩy doanh nghiệp lớn và vừa bắt đầu triển khai hội nghị truyền hình nhằm tăng khả năng hợp tác, tăng năng suất lao động và giảm chi phí di chuyển.

Còn đối với người sử dụng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng các dịch vụ video chat, video telephony trên các nền tảng IM hay Internet Phone đã trở nên phổ biến hơn, giúp tăng khả năng liên lạc với chi phí thấp và chất lượng chấp nhận được.

Theo phân tích của ông Sơn thì Việt Nam là thị trường rất tiềm năng đối với dịch vụ hội nghị truyền hình do những yếu tố sau: mức phổ biến còn thấp so với khu vực, điều đó có nghĩa là cơ hội ứng dụng còn rất nhiều; cơ sở hạ tầng truyền thông cho băng thông rộng đã phát triển cao trong những năm qua tạo khả năng cho việc sử dụng và triển khai dịch vụ; giá thành băng thông liên tục giảm giúp cho nhiều doanh nghiệp có khả năng triển khai dịch vụ này hơn.

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông sau khi đầu tư xây dựng mạng thế hệ mới trên nền IP 1.0 (IP NGN 1.0) đang tìm kiếm mô hình triển khai IP NGN 2.0 để thu lại vốn đầu tư cũng như duy trì lợi nhuận, trong đó có việc triển khai dịch vụ hội nghị truyền hình.

Một trong những yếu tố quan trọng khác là giá dịch vụ vận chuyển không ngừng tăng do sức ép từ giá nhiên liệu và khủng hoảng kinh tế nói chung cũng như thực tế về sự lãng phí thời gian cho vận chuyển thông thường khiến cho dịch vụ hội nghị truyền hình trở thành một phương án thay thế cho các cuộc họp tại một vị trí thông thường.Thêm vào đó, do đặc điểm hành chính của Việt Nam, các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ có bộ máy phân tán trên nhiều tỉnh thành và giao tiếp với các đối tác/khách hàng trên nhiều tỉnh thành nên nhu cầu triển khai và sử dụng dịch vụ hội nghị truyền hình là rất cao.

Không đắt đỏ với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Liệu dịch vụ truyền hình có phải là một giải pháp đắt đỏ và chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn và vừa? Ông Sơn cho rằng quan niệm này đã lỗi thời bởi chi phí cho dịch vụ này ngày càng hợp lý hơn và phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp nhỏ. “Dịch vụ này sẽ có giá hợp lý bởi giá thành thiết bị hội nghị truyền hình ngày càng giảm, công nghệ càng đa dạng cho các sự chọn lựa khác nhau về cả thiết bị đầu cuối (từ các trạm đắt tiền đến các phần mềm trên máy tính cá nhân kết hợp web cam) và hình thức kết nối (kênh thuê riêng, ISDN, Internet, Mobile Internet) và cuối cùng là sự phong phú trong hình thức đầu tư gồm: tự đầu tư và theo nhu cầu (on-demand)”, ông Sơn nói.

Đa dạng hóa dịch vụ cho mọi đối tượng khách hàng là điều mà các công ty cung cấp dịch vụ giải pháp truyền hình hướng tới. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công ty chuyên cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình với rất nhiều hình thức khác nhau, từ cho thuê “văn phòng ảo” cho đến bán trọn gói. Và điểm đặc biệt là giá dịch vụ tương đối phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

Cho ra mắt dịch vụ truyền hình có độ phân giải cao X-Conference vào đầu năm, đến nay Viettel Technologies công bố họ đã xây dựng khoảng 800 điểm họp truyền hình trong và ngoài nước để thực hiện cuộc họp cho các tổ chức và doanh nghiệp tại 100 quốc gia trên thế giới. Hạ tầng mạng hiện tại của Viettel Technologies có khả năng đáp ứng trên 160 điểm đầu cuối truyền hình hội nghị với tốc độ 4Mb/giây.

Gói dịch vụ thuê bao X-Conference được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí trong thời kỳ khủng hoảng. Nếu sử dụng hết công suất của phòng họp, mức chi phí trọn gói của dịch vụ này cho 1 giờ/điểm cầu chỉ là 35.000 đồng.

Cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình trên mạng NGN từ năm 2005, Công ty Viễn thông liên tỉnh VTN cho biết đây là dịch vụ truyền dẫn tín hiệu hình ảnh và âm thanh giữa hai hoặc nhiều địa điểm khác nhau, hiện được cung cấp rộng rãi trên toàn quốc. Hệ thống truyền hình hội nghị NGN còn cung cấp nhiều tiện ích khác như kết nối với máy tính để trình chiếu văn bản, kết nối với hệ thống âm thanh ngoài, các thiết bị lưu trữ để lưu lại những phiên hội thảo quan trọng.

Để có thể sử dụng dịch vụ này, khách hàng cần có đường truyền số liệu MegaWan của VNPT và các thiết bị đầu cuối phục vụ cho hội nghị truyền hình (VCS), các thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) và màn hình LCD. Nếu khách hàng thuê theo phiên thì phí thuê điều khiển VCS là 400.000đồng/điểm/phiên, phí thuê MCU là 300.000đồng/phiên, phí thuê VCS chuẩn HD là 1.000.000đồng/bộ/phiên và phí thuê màn hình LCD bằng 0,8% nguyên giá thiết bị. Nếu khách hàng thuê theo tháng thì phí thuê là: VCS chuẩn HD: 7.000.000đồng/bộ/tháng; MCU 2.300.000 đồng/tháng; màn hình LCD bằng 4% nguyên giá thiết bị.

Cisco đang cung cấp dịch vụ truyền hình theo mô hình SaaS (Software As a Service) với các dịch vụ như: dịch vụ hợp tác hỗ trợ hội nghị truyền hình trên nền điện toán đám mây với thương hiệu Webex (www.webex.com) với các dịch vụ điển hình như Web conference, dịch vụ e-mail theo mô hình SaaS cho doanh nghiệp (Cisco Mail), dịch vụ IM và Presence với WebexConnect, dịch vụ ứng dụng văn phòng theo mô hình SaaS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với WebOffice.

Ngoài ra, Cisco còn cung cấp dịch vụ TelePresence cho cá nhân dựa trên nền điện toán đám mây và dịch vụ phòng họp TelePresence ảo liên quốc gia tại các phòng họp công cộng. Cả ba dịch vụ này đều có thể linh hoạt ứng dụng được cho nhiều mô hình doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ.

Ví dụ, dịch vụ Webex: 49 đô-la/tháng cho tài khoản có khả năng tạo cuộc họp (host account) Webex lên đến 25 người (không giới hạn số cuộc họp trong tháng, người dự không cần thiết phải có host account).

Dịch vụ Public TelePresence: phòng họp có các loại 2, 6 và 18 chỗ tại nhiều quốc gia khác nhau với giá thuê cho một giờ trung bình cho một chỗ (người dự họp) từ 50 đô-la đến 150 đô-la. Tính trung bình chi phí cho một cuộc họp cho 12 người qua phòng họp công cộng này chỉ tốn khoảng 998 đô-la Mỹ trong khi đó chi phí bay và các chi phí khác cho một chuyến công tác quốc tế một ngày cho mỗi người thường đến hàng nghìn đô-la.

Mới đây, Cisco đã mua lại tập đoàn Tandberg, công ty chuyên về giải pháp hội nghị truyền hình, nhằm đa dạng hóa các giải pháp và dịch vụ hội nghị truyền hình, giúp cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn khác nhau, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.