Vì sao nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại?

(KTSG) - Một trong những điểm tích cực của thị trường sau đại dịch Covid-19 đó là các doanh nghiệp đã có một quãng thời gian để nhìn lại mô hình kinh doanh của mình. Việc số hóa hệ thống đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp để giúp hệ thống vận hành hiệu quả hơn, qua đó góp phần gia tăng giá trị doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư. Tuy nhiên, để số hóa thành công thì doanh nghiệp cần tránh lập lại những sai lầm căn bản được đúc kết dưới đây.

Không phải quá trình số hóa nào cũng diễn ra thành công, mà kết quả có khi là ngược lại. Một tỷ lệ rất lớn các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình số hóa. Khi tiếp xúc với các doanh nghiệp trong quá trình tư vấn, người viết nhận thấy một xu hướng chung đó là trong các doanh nghiệp đã tiến hành chuyển đổi số phần lớn rơi vào tình trạng tiền mất tật mang vô ích, khi các hoạt động số hóa không thể góp phần giúp doanh nghiệp tốt hơn. Một tình huống khác tốt hơn đó là quá trình số hóa dù diễn ra, nhưng doanh nghiệp vẫn không thể ra được các quyết định dựa trên các con số.

Chuẩn hóa trước khi số hóa

Phần lớn doanh nghiệp hiện nay đang tham gia chạy đua đầu tư hệ thống số hóa, thậm chí có các doanh nghiệp đầu tư cả một đội ngũ IT rất hùng hậu để có thể tự “code” riêng cho các hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp lưu ý được tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hệ thống trước khi số hóa.

Chuẩn hóa hệ thống là một vấn đề của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với quy mô nhỏ thì người chủ doanh nghiệp sẽ có thể quán xuyến các khía cạnh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đặt bài toán nhân rộng mô hình, việc chuẩn hóa cần đi sâu trong từng khâu của quy trình kinh doanh, từ việc lập ngân sách và kiểm soát ngân sách cho đến việc kiểm soát tồn kho, công nợ và dòng tiền của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc đo lường và kiểm soát hiệu suất của nhân sự trong quá trình nhân rộng là đặc biệt quan trọng.

Thậm chí có các doanh nghiệp đầu tư cả một đội ngũ IT rất hùng hậu để có thể tự “code” riêng cho các hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp lưu ý được tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hệ thống trước khi số hóa.

Các thông tin, báo cáo quản lý hoạt động và quản lý hiệu suất đóng vai trò rất quan trọng để người quản lý có thể nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề trong từng khía cạnh kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy thử tưởng tượng một hệ thống quản trị nội bộ hiệu quả đã giúp những tập đoàn lớn như MWG có thể mở rộng quy mô hàng loạt nhanh như thế nào. Nhờ vào hệ thống quản trị nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp có thể liên tục đánh giá hiệu quả của các điểm mở mới để có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp. Các số liệu tài chính kế toán và số liệu theo dõi của các phòng ban sẽ cần phải được chuẩn hóa và quy ước nhằm mục tiêu giúp nhà quản trị có thể theo dõi được tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty một cách hiệu quả.

Thông thường các bộ phận của các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo dõi dữ liệu rất thiếu khoa học, từ đó khiến cho quá trình tổng hợp và phân tích dữ liệu gặp rất nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian. Việc hiểu rõ giá trị của việc chuẩn hóa các bước trong quy trình cũng như xây dựng hệ thống định mức sẽ có thể giúp chúng ta có thể so sánh, đánh giá và rút ra các thông tin quan trọng hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tầm quan trọng của Registra

Một lý do nữa, bên cạnh vấn đề chuẩn hóa, khiến phần lớn các doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại là do thiếu một “Registra”, hay trong ngôn ngữ bóng đá đó là một người điều bóng. Nhân sự này sẽ đóng vai trò cầu nối giữa ban quản trị, các phòng ban và đơn vị tư vấn bên ngoài. Sự thiếu vắng vai trò của một Regista sẽ khiến cho các bộ phận trên sẽ phải tương tác trực tiếp với nhau dựa trên việc xung đột về các lợi ích cơ bản. Về cơ bản thì nhân viên sẽ luôn ngại thay đổi với những cái mới, trong khi đó thì các đơn vị tư vấn, đặc biệt là các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý sẽ thường chú trọng vào các tính năng của phần mềm hơn là tính tương thích và phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Một lý do nữa, bên cạnh vấn đề chuẩn hóa, khiến phần lớn các doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại là do thiếu một “Registra”, hay trong ngôn ngữ bóng đá đó là một người điều bóng.

Trong khi đó, người quản lý doanh nghiệp sẽ luôn là người nhìn quá xa ở phía trước mà lại quên đi những thực trạng doanh nghiệp, từ đó bỏ lại một khoảng trống mênh mông cho hai chủ thể nói trên. Đến khi triển khai vào vận hành thì phần mềm sẽ không thể đáp ứng được tính hữu ích cần thiết. Do đó, việc các doanh nghiệp cần xác định và chuẩn bị cho nhân tố này đóng vai trò rất quan trọng cho quá trình số hóa của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần một người có thể hiểu được các thông điệp quản trị, tiêu thức cũng như các tiêu chí quản trị từ ban quản trị, bên cạnh đó là việc thấu hiểu văn hóa và cách làm việc của các bộ phận.

Cuối cùng, việc am hiểu năng lực của đơn vị tư vấn cũng như các xu hướng và chuẩn mực chuyển đổi số của ngành cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát huy tốt nhất những điểm mạnh của quá trình chuyển đổi số, đồng thời hạn chế những rủi ro.

Registra cũng sẽ là nhân sự có thể đẩy nhanh quá trình chuẩn hóa của doanh nghiệp. Quá trình chuẩn hóa bao gồm việc đo lường hiệu suất của các khía cạnh trong mô hình kinh doanh của công ty, sau đó xác định các tiêu chuẩn (best practice) mà công ty sẽ theo đuổi. Việc chuẩn hóa không những giúp kiểm soát được biên lợi nhuận của doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp hình thành công thức cho quá trình nhân rộng.

Đối với những công ty làm tốt công tác chuẩn hóa thì quá trình số hóa doanh nghiệp sẽ diễn ra rất dễ dàng. Công ty sau khi định các định mức và định biên cho từng công việc trong các mảng thì việc kiểm soát chi phí và hiệu suất sẽ diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều. Việc kiểm soát này đóng vai trò rất quan trọng đối với nhóm ngành bán lẻ với biên lợi nhuận mỏng. Sau khi đã có thể chuẩn hóa được mô hình thì việc nhân rộng mô hình cũng thuận lợi, giống như chúng ta đã thấy MWG lấn sân từ mảng điện thoại di động sang điện máy rồi bách hóa, và giờ đây dường như MWG đang cố mở tập sản phẩm của họ ra rộng nhất có thể.

Đang có những thuận lợi cho môi trường vĩ mô của các doanh nghiệp khởi nghiệp, tuy nhiên việc chuẩn hóa sẽ là một yếu tố bắt buộc và cũng sẽ trở thành một rủi ro lớn đối với các công ty chậm thay đổi trong xu thế đó. Và trước khi các công ty nghĩ đến việc số hóa thì cần phải dành thời gian đủ nhiều và đủ sâu để giải quyết vấn đề chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp trước.

(*) CFA
(**) Công ty Cao Hùng