(KTSG) - Doanh nghiệp nên làm gì để có thể bảo hộ tốt hơn cho các ý tưởng, bí mật kinh doanh, hay thông tin giá trị trong quá trình kinh doanh của mình? Bài viết này đề cập đến không chỉ cách thức bảo hộ mà còn gợi mở cho các chủ doanh nghiệp những đối tượng sở hữu trí tuệ (bí mật kinh doanh, sáng chế, quyền tác giả…) có thể cân nhắc áp dụng và lựa chọn cho phù hợp.
Làm sao để bảo vệ các ý tưởng, thông tin giá trị của doanh nghiệp là câu hỏi thường được khách hàng doanh nghiệp đặt ra trong các cuộc tư vấn về quản trị các tài sản trí tuệ trong doanh nghiệp. Thực tế là các ý tưởng kinh doanh không được bảo hộ bởi luật quyền tác giả, do đó các doanh nghiệp thường bảo hộ các ý tưởng hay thông tin tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bằng hình thức bí mật kinh doanh.
Các điều kiện bảo hộ
Về bí mật kinh doanh, có ba yếu tố doanh nghiệp cần nắm về điều kiện bảo hộ(1): Thứ nhất, không phải là hiểu biết thông thường và không dễ dàng có được. Những quy trình, sơ đồ, ý tưởng chỉ cần suy luận đơn giản mà ai cũng biết thì không được xem là bí mật kinh doanh. Thứ hai, khi được sử dụng trong kinh doanh sẽ tạo cho người nắm giữ bí mật kinh doanh lợi thế so với người không nắm giữ hoặc không sử dụng bí mật kinh doanh đó. Thứ ba, được chủ sở hữu bảo mật bằng các biện pháp cần thiết để bí mật kinh doanh không được bộc lộ và không dễ dàng tiếp cận được - nghĩa là cần có các quy trình kiểm soát và kiểm tra.
Ví dụ: ai tiếp xúc với bí mật kinh doanh cần ký vào giấy xác nhận ngày, giờ tiếp xúc. Các văn bản được để trong tập hồ sơ được phân loại và đánh dấu bảo mật tương ứng các mức bảo mật nội bộ doanh nghiệp đã thống nhất. Hay quy định về chức vụ, phòng ban của người được tiếp xúc với thông tin có giá trị/bí mật kinh doanh.
Lưu ý là vẫn có những thông tin bí mật không được bảo hộ dưới danh nghĩa bí mật kinh doanh(2), như bí mật về nhân thân; bí mật về quản lý nhà nước; bí mật về quốc phòng, an minh; những thông tin bí mật khác không liên quan đến kinh doanh.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn sáng chế là đối tượng bảo hộ nếu có một giải pháp kỹ thuật dưới dạng sản phẩm hoặc quy trình đáp ứng được ba yếu tố cơ bản là có tính mới, có trình độ sáng tạo, và có khả năng áp dụng công nghiệp(3). Tuy nhiên, đối với sáng chế, doanh nghiệp nên liên hệ và chi trả một khoản phí cho các công ty tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ một cách hiệu quả nhất về chiến lược đăng ký cũng như khai thác.
Giải pháp nào để bảo hộ cho ý tưởng kinh doanh hay những thông tin có giá trị?
Thực tế, trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp có nhiều thông tin giá trị tạo nên lợi thế của doanh nghiệp. Ví dụ: tập thông tin khách hàng cho một dòng sản phẩm trên thị trường sau nhiều năm thu thập, công thức thuốc mới được phát hiện, kế hoạch kinh doanh hay quản lý đã thực thi và xác nhận là có hiệu quả…
Rõ ràng những thông tin như nói trên tạo nên lợi thế cho doanh nghiệp, tuy nhiên đôi lúc cần phải trao đổi nó với những đối tác bên ngoài thì những ý tưởng/thông tin đó mới thực sự phát huy hiệu quả. Hai lý do phổ biến cho việc tiết lộ/trao đổi này là (1) bản thân doanh nghiệp chưa đủ “sức” về tài chính hay kỹ thuật để có thể tự mình thực hiện, hay (2) cần một công nghệ đặc biệt hay một mảng khác mà bản thân doanh nghiệp không chuyên ví dụ như truyền thông, bán hàng… mà chỉ có đối tác có thể hỗ trợ cũng là một lý do thường thấy.
Thỏa thuận bảo mật
Lúc này, chủ sở hữu bí mật kinh doanh/ý tưởng cần có những văn bản thể hiện sự tồn tại của mối quan hệ hợp đồng, một văn bản hay được sử dụng được gọi là Thỏa thuận bảo mật (nondisclosure letter).
Bên cạnh những điều khoản cơ bản trong các Thỏa thuận bảo mật, như Cam kết bảo mật thông tin đối với bên nhận thông tin cũng như bên tiết lộ; thời hạn Thỏa thuận bảo mật thông tin có hiệu lực; điều kiện về chấm dứt Thỏa thuận; phạt vi phạm hợp đồng và bồi thường thiệt hại; cũng như các điều khoản về giải quyết tranh chấp.
Doanh nghiệp cũng nên biết, hiểu và sử dụng các tác nghiệp thể hiện với đối tác, người sẽ tiếp cận những thông tin đó, để tuyên bố rằng mình chính là chủ sở hữu những thông tin sắp được tiết lộ, và điều này ngầm thể hiện doanh nghiệp mong đợi đối tác ghi nhận bên tiết lộ thông tin chính là chủ sở hữu các thông tin đó.
Một số lời khuyên mà doanh nghiệp có thể sử dụng sau đây nhằm hạn chế đến mức thấp nhất việc bên tiếp cận thông tin sử dụng những thông tin được tiết lộ như sau(4) :
Thứ nhất, mọi trao đổi về ý tưởng nên là bằng văn bản. Không nên chia sẻ ý tưởng duy nhất bằng lời nói, nên ghi ra bằng văn bản toàn bộ, kết hợp với hình ảnh minh họa rõ ràng. Vì nếu chỉ nói, thì doanh nghiệp chẳng có gì trong tay để chứng minh ý tưởng hay thông tin đó được tạo ra bởi doanh nghiệp.
Thứ hai, đánh dấu hồ sơ sẽ chia sẻ bằng những con số và nếu được ghi tên của người sẽ đọc văn bản, để họ hiểu rằng, doanh nghiệp đang hoàn toàn kiểm soát và là chủ sở hữu những thông tin, ý tưởng đang được chia sẻ. Sau khi đối tác đã xem thông tin, nên yêu cầu họ trả lại hồ sơ, nhằm hạn chế tình trạng giữ cho riêng mình để nghiên cứu về sau.
Thứ ba, sử dụng thông báo ghi nhận quyền tác giả ©. Điều này tuy là không bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên làm để thể hiện sự ghi nhận chủ sở hữu của thông tin trên văn bản được tiết lộ. Lưu ý, pháp luật về quyền tác giả không bảo hộ đối với những ý tưởng đơn giản, mang tính chất cơ bản, điều mà ai cũng có thể suy luận, nhưng nó sẽ bảo hộ được sự thể hiện của việc sắp xếp của các ý tưởng (expression of the ideas).
Ví dụ làm rõ việc sử dụng thông báo ghi nhận quyền tác giả như sau: ghi Tên văn bản © Tên người tạo ra hay tên công ty (Tập danh sách khách hàng yêu thích dòng sản phẩm A ©Ngân Trần). Doanh nghiệp nên sử dụng thông báo ghi nhận quyền tác giả này ở tiêu đề của hồ sơ, từng trang có trong hồ sơ, cũng như mỗi yếu tố tạo nên văn bản như hình vẽ minh họa, hình ảnh, sơ đồ đính kèm…
Ngoài việc sử dụng thông báo ghi nhận quyền tác giả, doanh nghiệp có thể cân nhắc ngôn ngữ mang tính ghi nhận quyền tác giả rõ ràng hơn. Một ví dụ cho cách này là: All rights reserved (quyền tác giả được ghi nhận, thực tế mọi người hay sử dụng chữ bản quyền, tuy nhiên chữ này không tồn tại trong pháp luật về quyền tác giả tại Việt Nam).
Hoặc doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng ngôn ngữ chứa nội dung rằng: “Bất cứ sự tiết lộ hay sử dụng các thông tin hay một phần của thông tin đều là đối tượng của một hành vi vi phạm pháp luật. Để tránh chịu trách nhiệm cho những vi phạm này, gửi trả văn bản này ngay đến [Tên và địa chỉ của doanh nghiệp]”.
Việc sử dụng thêm thông báo này không mang ý nghĩa pháp lý, mà chủ yếu đánh vào yếu tố tâm lý của người nhận văn bản, để họ hiểu rằng, loại tài liệu mà họ cầm trên tay là thuộc về sở hữu của người khác. Qua đó, phần nào hạn chế động cơ vi phạm trong việc sử dụng thông tin được tiết lộ, hay tiết lộ thông tin với người khác mà chưa được phép.
Ngoài ra, người phụ trách việc tiết lộ thông tin nên thông báo với đối tác hay người sẽ tiếp cận thông tin rằng họ cần phải ký Thỏa thuận bảo mật trước khi doanh nghiệp tiết lộ ý tưởng hay bí mật kinh doanh. Có thể cân nhắc gửi trước Thỏa thuận bảo mật để họ đọc và ký trước, điều này giúp doanh nghiệp ở vị trí chủ động hơn trong việc biết rằng mình sẽ cần bộc lộ thông tin hay không. Vì nếu đối tác không chấp nhận thì tất nhiên cũng không có buổi họp nào diễn ra.
Lưu ý là những lời khuyên này phải luôn đi kèm với Thỏa thuận bảo mật như đã đề cập ở phía trên nhằm tuyên bố rõ những ai đã ký Thỏa thuận bảo mật phải chủ động kiểm soát hành vi để không vi phạm các điều khoản đã ký kết.
------------
(*) CEO, Maygust Trademark Attorneys, Canberra, Úc
(1) Điều 84 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung năm 2019.
(2) Điều 85 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung năm 2019.
(3) Điều 58 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung năm 2019.
(4) Sách The copyright guide, A friendly handbook to protecting and profiting from copyrights, third edition, của tác giả Lee Wilson từ trang 145 đến 148.
