(KTSG Online) - Việc Bộ Nội vụ trình Chính phủ dự thảo Nghị định về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực lao động. Nhưng để tận dụng lợi ích, cần nhìn thẳng những vấn đề thể chế, hạ tầng và năng lực vận hành, chứ không chỉ đầu tư một nền tảng công nghệ.
- Hợp đồng lao động điện tử – lợi ích lớn, thách thức không nhỏ
- Để hợp đồng lao động điện tử thành một quy định ‘sống’
- Bao giờ dùng chữ ký số trong hợp đồng lao động?
- Dự thảo Nghị định quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Thể chế phải đi trước công nghệ
Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) đã được ghi nhận trong Bộ luật Lao động năm 2019 và ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính linh hoạt. Tuy nhiên, công nhận pháp lý mới chỉ là bước khởi đầu. Dự thảo Nghị định của Bộ Nội vụ nhằm lấp các khoảng trống còn lại, quy định rõ quy trình, điều kiện, hiệu lực, lưu trữ và kết nối dữ liệu để tạo nền tảng pháp lý thống nhất cho loại hình hợp đồng mới này.
Cốt lõi của chuyển đổi không nằm ở phần mềm mà ở hành lang pháp lý đủ chặt chẽ để bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy xuất dữ liệu khi có tranh chấp. Những vấn đề tưởng chừng kỹ thuật – như thời điểm hợp đồng có hiệu lực, chuẩn chữ ký số, hay quy trình chuyển đổi hợp đồng giấy sang dữ liệu điện tử – thực chất là các quy định pháp lý cần được thiết kế cẩn trọng. Nếu thiếu cơ chế giám sát độc lập, việc “điện tử hóa” dễ trở thành phiên bản số của sự bất cân xứng thông tin, trong đó người lao động vẫn ở thế yếu.
Dự thảo Nghị định hướng tới xây dựng Nền tảng HĐLĐĐT quốc gia, kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư, bảo hiểm xã hội và thuế. Về lý thuyết, đây là hướng đi đúng để hình thành hạ tầng quản lý lao động hiện đại. Nhưng thực tế lại đặt ra những thách thức lớn hơn về năng lực hạ tầng và con người.
Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp nhỏ và vừa; nhiều doanh nghiệp chưa có chữ ký số, tài khoản định danh điện tử, thậm chí vẫn lưu hồ sơ bằng giấy. Với họ, chuyển sang hợp đồng điện tử không chỉ là thay đổi quy trình mà là gánh nặng chi phí và nhân lực. Trong khi đó, cơ quan quản lý nhà nước cũng cần nâng cấp năng lực quản trị dữ liệu, nếu không dữ liệu sẽ bị phân mảnh, trùng lặp hoặc lệch chuẩn, khiến hệ thống tốn kém mà kém hiệu quả.
Một nền tảng dữ liệu quốc gia quy mô lớn cũng đòi hỏi cơ chế bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư nghiêm ngặt. Nếu chỉ xây dựng một “kho hồ sơ điện tử” mà không có chính sách quản trị và quy trình vận hành rõ ràng, hệ thống sẽ nhanh chóng trở nên cồng kềnh, tốn kém nhưng không tạo ra giá trị.
Rủi ro của một hệ sinh thái số hóa toàn phần
Số hóa hợp đồng lao động mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm rủi ro. Khi toàn bộ dữ liệu – từ hợp đồng, tiền lương đến lịch sử việc làm – được tập trung trên nền tảng điện tử, câu hỏi không chỉ là bảo mật kỹ thuật, mà là ai chịu trách nhiệm khi thông tin bị lộ hoặc sử dụng sai mục đích.
Dự thảo quy định Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản, song phần vận hành có thể được thuê ngoài cho doanh nghiệp công nghệ. Mô hình này linh hoạt nhưng dễ phát sinh xung đột lợi ích nếu đơn vị vận hành vừa nắm giữ vừa khai thác dữ liệu. Ở nhiều quốc gia, cơ quan nhà nước chỉ đóng vai trò xác thực và lưu trữ tối thiểu, còn quyền quản lý dữ liệu được phân quyền cho các bên liên quan theo nguyên tắc minh bạch và chịu trách nhiệm giải trình.
Một rủi ro khác là bảo vệ người lao động. Hiện nhiều hợp đồng thử việc, hợp đồng ngắn hạn vẫn ký qua e-mail, không có bản gốc lưu trữ. Nếu các giao dịch này được chuyển sang nền tảng điện tử mà thiếu cơ chế xác thực và cập nhật, rủi ro sai lệch hoặc gian lận dữ liệu sẽ đổ lên vai người lao động – nhóm vốn yếu thế trong quan hệ lao động.
Chuyển đổi số phải vượt lên trên việc số hóa giấy tờ
Số hóa hợp đồng là bước đầu, còn chuyển đổi số thật sự phải là thay đổi cách quản trị và ra quyết định của Nhà nước, doanh nghiệp và người lao động. Giá trị của nền tảng HĐLĐĐT không nằm ở chức năng lưu trữ, mà ở khả năng phân tích và dự báo. Từ dữ liệu chuẩn và được cập nhật liên tục, cơ quan quản lý có thể nhận diện xu hướng việc làm, biến động tiền lương, nhu cầu kỹ năng, qua đó hoạch định chính sách lao động, đào tạo và an sinh xã hội hiệu quả hơn.
Kinh nghiệm của Singapore cho thấy, khi có khung pháp lý sớm, tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng và hệ sinh thái dịch vụ đáng tin cậy, HĐLĐĐT có thể vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. Việt Nam cần học hỏi kinh nghiệm đó, nhưng cũng phải điều chỉnh phù hợp điều kiện trong nước để không biến chuyển đổi số thành một quá trình hình thức, tốn kém nhưng kém hiệu quả.
Để làm được điều này, cần chuẩn hóa dữ liệu, thiết lập tiêu chuẩn kết nối, cơ chế cập nhật và xác thực định kỳ. Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tiếp cận công nghệ, đồng thời đào tạo, nâng cao nhận thức pháp lý và kỹ năng số cho người lao động.
Luật sư Nguyễn Hữu Phước (Công ty Luật TNHH Phuoc & Partners), trong bài viết "Hợp đồng lao động điện tử – lợi ích lớn, thách thức không nhỏ" đăng trên báo KTSG Online, cho rằng HĐLĐĐT là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, mở rộng cơ hội tuyển dụng và tăng tính minh bạch. Khi khung pháp lý, hạ tầng kỹ thuật và nhận thức của các bên được đồng bộ, HĐLĐĐT sẽ trở thành chuẩn mực mới của thị trường lao động, góp phần thúc đẩy mục tiêu chuyển đổi số quốc gia.
Hiện việc ký HĐLĐĐT qua chữ ký số đã được nhiều doanh nghiệp lớn, nhất là các tập đoàn công nghệ, tài chính, ngân hàng áp dụng. Họ đã tự động hóa toàn bộ quy trình từ tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo, ký điện tử đến lưu trữ. Ngược lại, ở khối doanh nghiệp nhỏ và vừa – chiếm hơn 97% tổng số doanh nghiệp – việc này vẫn ở mức “bán điện tử”, chủ yếu scan hợp đồng giấy hoặc gửi qua e-mail. Nguyên nhân đến từ chi phí đầu tư, tâm lý e ngại giá trị pháp lý và thiếu nhân lực có kỹ năng công nghệ.
Không thể phủ nhận lợi ích kinh tế - xã hội của HĐLĐĐT: tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ; rút ngắn thời gian tuyển dụng; tăng minh bạch quyền lợi người lao động; hỗ trợ làm việc từ xa và ký kết xuyên biên giới. Nhưng để HĐLĐĐT thực sự trở thành chuẩn mực, cần hơn cả công nghệ: đó là chính sách kiến tạo của Nhà nước, tiêu chuẩn kỹ thuật chung, cơ chế bảo vệ dữ liệu, nguồn lực hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và hệ thống giám sát độc lập.
