(KTSG) - Vụ việc 524 doanh nghiệp bị nêu tên tại Công văn 1798/TCT-TTKT ngày 16-5-2023 của Tổng cục Thuế cho thấy vấn đề tuân thủ về thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và hóa đơn đang ngày càng được chú trọng. Bài viết này không bàn về tính hợp lý, hợp pháp của công văn nói trên, mà bàn về khía cạnh thực thi nó - đặc biệt là trách nhiệm cá nhân trong doanh nghiệp “mua bán hóa đơn” và giải pháp để tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân trong doanh nghiệp phụ trách công việc có liên quan đến hóa đơn.
- Để ngăn chặn mua bán hóa đơn bất hợp pháp
- Bộ Công an cảnh báo về hoạt động mua bán - sở hữu kỳ nghỉ du lịch
Trong Công văn 1798, Tổng cục Thuế đã yêu cầu các cục thuế tập trung rà soát các hóa đơn xuất bán ra của 524 doanh nghiệp nêu tại Phụ lục số 1 (gọi chung là “524 doanh nghiệp”): “Trường hợp phát hiện doanh nghiệp thuộc cơ quan thuế quản lý đã sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong số 524 doanh nghiệp thì yêu cầu doanh nghiệp giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT/hoàn thuế GTGT, tính vào chi phí tính thuế TNDN, hợp thức hàng hóa mua trôi nổi, buôn lậu...”.
Theo Công văn 1798, bên mua hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm liên quan đến việc sử dụng hóa đơn do 524 doanh nghiệp nói trên phát hành. Trách nhiệm của bên mua là phải “giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn...”. Nếu kết quả giải trình cho thấy “tồn tại hành vi sai phạm về sử dụng hóa đơn”, thì rủi ro pháp lý mà bên mua có thể gánh chịu bao gồm:
1. Bị loại trừ hóa đơn khỏi danh sách hóa đơn đầu vào. Khi đó, khoản thuế GTGT (tương ứng với số tiền thuế GTGT ghi nhận trong hóa đơn sai phạm) sẽ bị loại trừ. Hậu quả tương ứng là doanh nghiệp buộc phải nộp bổ sung số thuế GTGT đã khấu trừ sai.
2. Bị loại trừ khoản thanh toán theo hóa đơn sai phạm. Khi đó, khoản thanh toán này không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Hậu quả tương ứng là doanh nghiệp buộc phải nộp bổ sung số thuế TNDN còn thiếu (do chi phí giảm).
3. Nộp lãi suất chậm nộp tính trên số tiền thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp bổ sung tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ nộp thuế theo luật định (quí/tháng kê khai, phát sinh thuế) cho đến ngày nộp đủ.
4. Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế cho hành vi chậm nộp, kê khai sai.
5. Bị xử lý hình sự về tội mua bán trái phép hóa đơn được quy định tại điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 (nếu thỏa mãn đủ các yếu tố cấu thành tội phạm).
Đôi khi doanh nghiệp “bị” mua hóa đơn mà lại không hề hay biết, do việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ và nhận hóa đơn, chứng từ được thực hiện bởi những cá nhân làm việc. Không ít quan điểm bình luận xung quanh vụ việc cho rằng cần quy trách nhiệm trực tiếp và cuối cùng cho những cá nhân phụ trách công việc có liên quan đến hóa đơn sai phạm.
Cá nhân và tình huống nào dẫn đến sai phạm của doanh nghiệp?
Người phụ trách công việc có liên quan đến hóa đơn có thể bao gồm người lao động, cộng tác viên, cá nhân hành nghề độc lập và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp theo các hợp đồng dịch vụ... Trong đó, đối tượng phổ biến hơn cả là đội ngũ người lao động, ký kết hợp đồng lao động với công ty, giữ các chức danh công việc như nhân viên/trưởng phòng thu mua, kế toán, hay giám đốc tài chính (là những cá nhân và bộ phận liên quan trực tiếp đến quá trình mua sắm).
Người thực hành có lỗi vô ý do chủ quan hoặc lỗi cố tình không thực hiện/thực hiện sai quy trình để “được việc” của chính họ, ví dụ như nhằm hợp thức hóa hành vi mua sắm không đúng các quy định nội bộ hoặc vì mục đích vụ lợi cá nhân. Đây là tình huống mà trách nhiệm cá nhân của người thực hành nên được xem xét.
Hoạt động mua sắm ở doanh nghiệp thường tuân theo một số quy định nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Tùy vào cách thức quản lý và quản trị của mỗi doanh nghiệp, các nội dung liên quan đến thực hiện mua sắm (chẳng hạn, khi nào phải mua sắm, điều kiện, các bước thực hiện, thanh toán và hóa đơn, hành động và ứng xử của người trực tiếp thực hiện công việc mua sắm...) có thể tồn tại đồng thời trong nhiều chính sách, quy định nội bộ.
Trong đó, phổ biến có thể kể đến là quy chế tài chính và chi tiêu nội bộ, quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ, quy trình về thanh toán, quy định các quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, nội quy lao động... (gọi chung là “các quy định nội bộ”). Các quy định nội bộ kể trên thường được thiết kế nhằm quy định trách nhiệm của nhiều đối tượng như người lao động, người làm việc theo bất kể loại hợp đồng, các nhà thầu phụ là cá nhân, kể cả thực tập sinh, người học nghề, tập nghề, học việc... (gọi chung là “người thực hành”).
Xuất phát từ các quy định nội bộ về mua sắm nên có thể làm phát sinh ba tình huống sau đây:
Tình huống 1: Người thực hành ngay tình, làm đúng các quy định nội bộ và không thể biết doanh nghiệp là bên bán/bên cung cấp dịch vụ vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn. Khi tình huống này xảy ra, dường như các quy định nội bộ chưa đủ chặt chẽ, có lỗ hổng khiến người thực hành, mặc dù đã làm đúng quy trình, nhưng vẫn không phát hiện rủi ro. Giải pháp cho tình huống 1 là doanh nghiệp cần phải rà soát để chỉnh sửa, cải tiến các quy định nội bộ.
Tình huống 2: “Sếp chỉ mặt” buộc người thực hành cấp dưới phải giao dịch với bên bán/bên cung cấp dịch vụ được chỉ định theo sự thu xếp “giấu tay”. Vì là nhân viên cấp dưới và chịu lệ thuộc, nên hầu hết mọi trường hợp, người thực hành đều phải làm theo “mệnh lệnh”. Nếu chẳng may xảy ra sai phạm, không hiếm trường hợp người thực hành bị “vạ” khi sếp đổ hết trách nhiệm lên đầu nhân viên.
Khi tình huống này xảy ra, người thực hành cần lưu ý ghi nhận và lưu trữ toàn bộ “mệnh lệnh” giao việc của sếp, cũng như bằng chứng thể hiện mình đã cố gắng nhưng không thể tuân thủ các quy định nội bộ để tự bảo vệ chính mình, giảm trừ hoặc chuyển trách nhiệm sang người giao việc.
Tình huống 3: Người thực hành có lỗi vô ý do chủ quan hoặc lỗi cố tình không thực hiện/thực hiện sai quy trình để “được việc” của chính họ, ví dụ như nhằm hợp thức hóa hành vi mua sắm không đúng các quy định nội bộ hoặc vì mục đích vụ lợi cá nhân. Đây là tình huống mà trách nhiệm cá nhân của người thực hành nên được xem xét.
Có quy kết trách nhiệm cá nhân được không?
Ở tình huống 1, theo người viết, sẽ khó có cơ sở thuyết phục để buộc trách nhiệm của người thực hành.
Ở tình huống 2, tùy thuộc vào sự chứng minh của người thực hành về tính chất “bị ép buộc” và cách phản ứng của người thực hành khi được giao việc không đúng (nghe theo/phản đối/nêu vấn đề nhờ cấp trên cao hơn hỗ trợ...) để xem xét trách nhiệm một phần hoặc toàn bộ của người thực hành, hoặc miễn trừ trách nhiệm.
Đối với tình huống 3, trách nhiệm cá nhân của người lao động là khá rõ ràng và nên được xem xét, căn cứ vào hợp đồng lao động (hoặc các thỏa thuận như thỏa thuận học nghề, thỏa thuận thử việc...) được giao kết giữa doanh nghiệp và người thực hành theo vị trí công việc, các quy định nội bộ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý người lao động và Bộ luật Lao động 2019.
Để có thể xử lý, ràng buộc trách nhiệm của người lao động, các điều kiện cơ bản nhất mà doanh nghiệp cần chứng minh gồm:
1. Doanh nghiệp đã ban hành, áp dụng các quy định nội bộ đủ rõ về việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ, cũng như hóa đơn và chứng từ.
2. Người lao động đã vi phạm một hoặc nhiều quy định nội bộ. Hành vi vi phạm, được hiểu theo nghĩa rộng, có thể bao gồm không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc không chính xác các quy định nội bộ. Đây là một thách thức khá lớn đối với một số doanh nghiệp thường áp dụng hình thức quản trị thuận tiện, không có hệ thống ghi nhận, lưu trữ và trích xuất dữ liệu, thông tin khi cần.
Trách nhiệm của người lao động có thể kể đến như:
1. Bị xử lý kỷ luật theo nội quy lao động.
2. Bồi thường thiệt hại vật chất xảy ra cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính vì sai phạm về kê khai, nộp thuế, nghĩa là doanh nghiệp đang gánh chịu tổn thất do hành vi sai phạm nên có cơ sở pháp lý để yêu cầu người lao động phải bồi hoàn tương ứng với tổn thất.
3. Chịu trách nhiệm hình sự về tội “mua bán trái phép hóa đơn” được quy định tại điều 203 Bộ luật Hình sự 2015. Chủ thể chịu trách nhiệm theo quy định gồm cả cá nhân và pháp nhân thương mại (khoản 1 điều 76 Bộ luật Hình sự 2015).
Bài học rút ra để tránh “họa” trong tương lai
Người thực hành và cả doanh nghiệp cũng đều có thể là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trong hoạt động “mua bán hóa đơn”, dù vô ý hay có chủ đích. Đây là rủi ro với mức độ cao và để tránh “họa” trong tương lai, một số bài học sau đây nên được lưu ý:
Về phía doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm người quản lý cần phải thiết lập, củng cố ý thức tuân thủ đầy đủ pháp luật về thuế và hóa đơn, tuyệt đối không thực hiện bất kỳ giao dịch có tính chất mua bán hóa đơn dưới bất kỳ hình thức hoặc mục đích nào. Tiếp đến, cần phổ biến và nâng cao ý thức cho toàn bộ người lao động, người làm việc trong doanh nghiệp về tính chất, hậu quả nghiêm trọng của hành vi sử dụng, mua bán hóa đơn trái pháp luật. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần củng cố lại các quy định nội bộ hướng đến việc điều chỉnh chi tiết hơn các sai phạm liên quan đến hóa đơn và chứng từ:
1. Bổ sung yêu cầu trong thực hành hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ là “đảm bảo bên bán/bên cung cấp dịch vụ không thuộc danh sách 524 doanh nghiệp sai phạm về hóa đơn chứng từ (kể cả các doanh nghiệp khác ngoài danh mục nhưng có rủi ro)”, và yêu cầu “kiểm tra tính tuân thủ, lịch sử về sử dụng hóa đơn, chứng từ của bên bán/bên cung cấp dịch vụ” vào các quy định nội bộ. Đồng thời, quy định hướng dẫn cụ thể hành động gì, trách nhiệm ra sao của người thực hành để đáp ứng yêu cầu trên.
2. Sửa đổi, cập nhật nội quy lao động, bổ sung nhóm hành vi vi phạm quy định liên quan đến hóa đơn và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với hành vi, hậu quả.
3. Cần giám sát việc thực hành các quy định nội bộ, chế độ báo cáo bằng văn bản lưu nên được ưu tiên áp dụng thay vì các tin nhắn, đoạn chat hay báo cáo tại cuộc họp, qua điện thoại. Củng cố hệ thống thông tin, lưu trữ nội bộ để đảm bảo truy xuất thông tin, tài liệu, chứng cứ khi cần.
Về phía người lao động, cần hiểu rõ những trách nhiệm cá nhân và hậu quả nghiêm trọng do hành vi thực hiện công việc vi phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Trường hợp chẳng may phát hiện giao dịch do mình phụ trách liên quan đến 524 doanh nghiệp thì cần bình tĩnh xem xét lại nội dung của giao dịch đã thực hiện, củng cố các chứng cứ và hợp tác với doanh nghiệp để giải trình theo yêu cầu.
(*) Công ty Luật TNHH MTV Lawlink Việt Nam
