(KTSG) - Nghị quyết 66.7/2025 của Chính phủ về cắt giảm thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, với trọng tâm bỏ yêu cầu nộp bản giấy đối với một số thành phần hồ sơ thuộc gần 800 thủ tục từ năm 2026, không chỉ là biện pháp giảm tải hồ sơ. Sâu hơn, đây là một bước chuyển trong tư duy quản trị: từ cách xác thực dựa trên vật chứng sang mô hình dựa trên dữ liệu.
- Quản trị dữ liệu xuyên biên giới: Việt Nam nên chọn hướng đi nào?
- Xóa dữ liệu sau nghỉ việc – cú hích thay đổi văn hóa quản trị nhân sự
Suốt nhiều thập niên, bản giấy mặc nhiên được coi là nơi “neo giữ niềm tin” trong giao dịch hành chính. Tư duy cũ mặc định rằng cầm trên tay một văn bản vật lý - bản gốc hay bản sao y - là cách kiểm chứng an toàn nhất. Nhưng với động thái cắt giảm mạnh mẽ lần này, một nguyên tắc mới đang hình thành: giá trị pháp lý sẽ nằm ở thông tin được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu quốc gia, chứ không còn lệ thuộc vào tờ giấy. Khi không còn yêu cầu người dân nộp lại những gì hệ thống đã có, khâu xác thực cũng thay đổi: từ thẩm định thụ động trên hồ sơ giấy sang chủ động truy xuất dữ liệu gốc trên hệ thống.
Bước chuyển này trước hết hứa hẹn tạo ra hiệu quả kinh tế rõ rệt. Nó xóa bỏ hàng loạt khâu thủ công tốn kém: từ in ấn, sao y, chứng thực đến các chi phí đi lại và lưu trữ mà mô hình cũ kéo theo. Tác động sẽ thấy rõ nhất ở những thủ tục có tần suất giao dịch lớn như cư trú, hộ tịch hay đăng ký xe. Thay vì phải xin giấy xác nhận hoặc sao y giấy tờ, người dân chỉ cần cung cấp mã định danh để cơ quan chức năng tra cứu trực tiếp trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Những rủi ro lỡ cơ hội vì phải chờ bản sao có dấu đỏ hay tìm bản gốc thất lạc cũng theo đó mà giảm đi.
Ở góc độ quản trị, xác thực bằng dữ liệu giúp tháo gỡ tình trạng “cát cứ thông tin” kéo dài nhiều năm. Trước đây, mỗi con dấu gần như là một “ốc đảo” quyền lực, khiến thông tin bị chia cắt và việc kiểm tra chéo đòi hỏi nhiều quy trình thủ công. Ví dụ dễ thấy là xác nhận tình trạng hôn nhân: khi dữ liệu hộ tịch chưa liên thông, cán bộ tại TPHCM gần như không thể biết một công dân có hộ khẩu ở Hà Nội đã kết hôn hay chưa, trừ khi người đó mang tờ giấy xác nhận từ Hà Nội vào. Chính sự chia cắt này khiến người dân trở thành “người đưa thư” giữa các cơ quan nhà nước. Ngược lại, khi dữ liệu dùng chung, các hệ thống buộc phải “nói chuyện” với nhau, qua đó giảm chi phí trung gian và hạn chế gian lận hồ sơ - những hành vi có thể qua mặt mắt thường nhưng khó lọt qua một hệ thống liên thông được giám sát đa chiều.
Xa hơn, chuyển đổi này còn đánh thức một nguồn tài nguyên đang “ngủ yên”: hàng triệu hồ sơ giấy sau khi giải quyết thường trở thành “dữ liệu tĩnh”, nằm thụ động trong kho lưu trữ, tốn chi phí bảo quản và ít được tái khai thác. Khi được số hóa, thông tin trở thành “dữ liệu sống” - nguyên liệu quan trọng cho phân tích xu hướng, dự báo nhu cầu và xây dựng chính sách dựa trên dữ liệu thực chứng. Từ chỗ chỉ là vật chứng lưu chiểu, dữ liệu trở thành động lực cho phát triển.
Tuy nhiên, từ chính sách đến thực tiễn vẫn là một khoảng cách cần được nhìn nhận tỉnh táo. Gần 800 thủ tục được giảm giấy tờ mới chỉ là một phần nhỏ trong hệ thống hành chính rộng lớn, nơi hàng ngàn quy trình khác chưa thể chuyển đổi ngay do rào cản kỹ thuật và yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu. Bên cạnh đó, thách thức lớn khác nằm ở cơ chế: nguy cơ “lệch pha” giữa khâu thực thi và khâu hậu kiểm. Nếu đầu vào cho phép bỏ giấy nhưng việc xem xét trách nhiệm vẫn dựa trên “giấy trắng mực đen”, người thực thi dễ rơi vào thế lưỡng nan: muốn cải cách nhưng e ngại rủi ro pháp lý.
Để tháo nút thắt này, bỏ giấy ở khâu thủ tục phải đi cùng việc đồng bộ hóa chuẩn mực chứng cứ ở khâu hậu kiểm. Chỉ khi nhật ký hệ thống (system log) được công nhận có giá trị chứng cứ tương đương hồ sơ giấy, tâm lý “thủ giấy cho chắc” mới được gỡ bỏ. Khi đó, cả cấp phê duyệt lẫn cơ quan hậu kiểm có thể căn cứ vào trạng thái xác thực của hệ thống thay vì yêu cầu bản in kiểm chứng. Nhờ vậy, người thực thi không phải thực hiện những thao tác “số hóa ngược” như in kết quả tra cứu để kẹp vào hồ sơ, và quan trọng hơn, không còn lý do để yêu cầu người dân nộp thêm bản giấy không chính thức.
Khi các “chốt chặn” về kỹ thuật, cơ chế và tâm lý này chưa được khai thông đồng loạt, người dân và doanh nghiệp sẽ phải thích ứng với trạng thái “lưỡng tính”: nơi có dữ liệu thì dùng dữ liệu, nơi hệ thống chưa phủ tới thì vẫn phải dùng giấy. Nhưng vượt lên những bất tiện đó, quyết định giảm bớt gánh nặng bản giấy của Nghị quyết 66.7 là cú hích cần thiết để phá vỡ quán tính quản trị cũ. Đây là bước đi tất yếu để loại bỏ sự rườm rà, giải phóng nguồn lực xã hội cho phát triển.
