(KTSG) – Vừa qua, Chính phủ đã trình Quốc hội Báo cáo thẩm tra về dự án Luật Công chứng sửa đổi, trong đó có thêm quy định mới về công chứng điện tử. Hình thức công chứng này hứa hẹn sẽ đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội cũng như giải quyết những khó khăn của phương thức công chứng truyền thống.
Hình thức “chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” đã được quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (có hiệu lực từ ngày 22-5-2020). Theo đó, bản sao điện tử được công chứng viên, cơ quan có thẩm quyền chứng thực từ bản chính là dạng văn bản giấy. Bản sao điện tử có giá trị sử dụng thay cho bản chính và được dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch. Tiếp nối hình thức trên, dự thảo Luật Công chứng sửa đổi (Dự thảo) gần đây đã bổ sung khái niệm về “công chứng điện tử”.
Công chứng điện tử
Tương tự khái niệm “công chứng” theo Luật Công chứng 2014, “công chứng điện tử” vẫn mang bản chất là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Tuy nhiên, điểm khác biệt của “công chứng điện tử” là nó thay thế phương thức truyền thống bằng phương tiện điện tử.
Cụ thể, công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số để chứng nhận hợp đồng, giao dịch và tạo ra văn bản công chứng điện tử thay vì chứng nhận bằng con dấu mộc, chữ ký tay của mình trên văn bản giấy cần công chứng. Quy trình công chứng điện tử bao gồm việc số hóa hợp đồng thành dạng điện tử và công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số của mình để chứng nhận. Chữ ký số này không chỉ xác nhận tính chính xác của tài liệu mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật.
Mặc dù được tạo ra trong môi trường điện tử nhưng văn bản công chứng điện tử vẫn được xem là có giá trị như một bản công chứng truyền thống. Cụ thể, theo Dự thảo, văn bản công chứng điện tử: (i) có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng; và (ii) có giá trị như chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố là vô hiệu(1).
Phương thức thực hiện công chứng điện tử
Mặc dù hình thức “công chứng điện tử” chỉ đang ở bước đề xuất đưa vào Luật Công chứng (sửa đổi) tại Việt Nam, nhưng đây là hình thức đã được áp dụng phổ biến từ lâu tại các quốc gia phát triển như Anh, Mỹ. Chẳng hạn, nhiều bang ở Mỹ cho phép công chứng trực tuyến từ xa (RON – Remote Online Notarisation). Hình thức này được thực hiện thông qua nền tảng như DocuSign, cho phép ký và công chứng tài liệu trực tuyến. Quy trình này bao gồm việc tải tài liệu lên, xác minh danh tính của người ký thông qua các công nghệ nhận diện và bằng chứng cá nhân, và ký kết tài liệu trong một phiên trực tuyến có giám sát. Hoặc tại Anh, các văn phòng công chứng có thể sử dụng hình thức công chứng điện tử bằng việc xác minh tài liệu hoặc chữ ký thông qua cuộc gọi video và phát hành chứng chỉ công chứng điện tử đã được ký bằng chữ ký số.
Tại Việt Nam, công chứng điện tử được đưa vào Dự thảo với phương thức là trực tiếp và trực tuyến(2) như sau: 1. Công chứng điện tử trực tiếp: người yêu cầu công chứng ký hợp đồng, giao dịch bằng chữ ký số hoặc ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch nếu không sử dụng chữ ký số, trước sự chứng kiến của công chứng viên. Sau đó, công chứng viên sẽ số hóa văn bản, ghi lời chứng và ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó bằng chữ ký số. 2. Công chứng điện tử trực tuyến: người yêu cầu công chứng ký hợp đồng, giao dịch bằng chữ ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên thông qua phương tiện truyền hình trực tuyến (chẳng hạn như thông qua cuộc gọi video). Sau đó, tương tự phương thức trực tiếp, công chứng viên sẽ ghi lời chứng và ký chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó bằng chữ ký số.
Giúp ích cho doanh nghiệp
Việc sử dụng công chứng điện tử có thể giúp ích nhiều cho doanh nghiệp. Ví dụ, trong bối cảnh chuyển đổi số, việc áp dụng công chứng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, cho phép các bên có thể thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch từ bất kỳ nơi nào mà không cần phải ký văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên như hình thức công chứng truyền thống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có khối lượng hợp đồng, giao dịch đáng kể hoặc cần thực hiện các giao dịch khẩn cấp.
Vì công chứng điện tử sử dụng các biện pháp bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực danh tính và chữ ký số nên bảo đảm được tính chính xác và bảo mật của các tài liệu công chứng. Điều này giảm thiểu rủi ro bị giả mạo và gian lận, đồng thời nâng cao độ tin cậy của các giao dịch kinh doanh. Doanh nghiệp có thể yên tâm rằng các tài liệu và thông tin của mình được bảo vệ một cách an toàn và toàn vẹn.
Áp dụng công chứng điện tử cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên quan đến việc in ấn, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng tra cứu, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có khối lượng tài liệu lớn và cần quản lý một cách khoa học.
Một số rủi ro nhất định
Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích thực tế như trên, công chứng điện tử cũng mang đến một số rủi ro nhất định cho doanh nghiệp như sau:
Một là, việc áp dụng công chứng điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải có hạ tầng công nghệ thông tin mạnh và ổn định. Tuy nhiên, các sự cố kỹ thuật như lỗi phần mềm, mất kết nối Internet hoặc sự cố máy chủ có thể làm gián đoạn quá trình công chứng điện tử. Đặc biệt ở các khu vực có kết nối Internet kém hoặc hạ tầng công nghệ thông tin chưa phát triển, rủi ro này càng trở nên nghiêm trọng.
Hai là, trong trường hợp doanh nghiệp không thường xuyên áp dụng và nâng cao các biện pháp bảo mật dữ liệu khi thực hiện và lưu trữ tài liệu công chứng điện tử, doanh nghiệp có thể gặp nguy cơ bị tấn công mạng hoặc rò rỉ thông tin. Các hacker có thể khai thác lỗ hổng bảo mật để xâm nhập vào hệ thống, đánh cắp hoặc làm hỏng các tài liệu quan trọng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính bảo mật của tài liệu mà còn có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.
Ba là, các tài liệu công chứng điện tử chưa được công nhận rộng rãi trên toàn thế giới nên vẫn có rủi ro bị các cơ quan, tổ chức tại các quốc gia khác không chấp nhận các tài liệu được công chứng điện tử. Việc này có thể gây khó khăn trong quá trình tiến hành các thủ tục pháp lý, tố tụng hay các giao dịch có yếu tố nước ngoài.
Để bắt kịp xu hướng công chứng mới
Khi khung pháp lý của hoạt động công chứng điện tử sắp chính thức có hiệu lực, doanh nghiệp rất cần chuẩn bị sẵn sàng để bắt kịp với những thay đổi, và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Trước hết, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin liên quan đến sửa đổi, bổ sung của những quy định này để kịp thời nắm bắt những thay đổi trong định hướng của Nhà nước về công chứng điện tử. Trong nội bộ, doanh nghiệp cần phổ biến thông tin và tập huấn cho nhân viên, đặc biệt là những người trực tiếp tham gia, phụ trách, hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình công chứng. Điều này giúp họ nắm vững các kỹ năng cần thiết và hiểu rõ về quy trình công chứng điện tử.
Kế tới, doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm các thiết bị phần cứng, phần mềm chuyên dụng và xây dựng các kế hoạch dự phòng cho các trường hợp có sự cố xảy ra, như tắc nghẽn đường truyền, trục trặc kỹ thuật. Đồng thời thiết lập các biện pháp bảo mật dữ liệu để ngăn chặn tấn công mạng và hệ thống sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn cho các tài liệu công chứng điện tử.
Kết luận
Công chứng điện tử là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ ngày càng đi sâu vào việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Mặc dù được cho là sẽ gặp nhiều thách thức và bất cập khi áp dụng, nhưng đây là phương án giúp tối ưu hóa thời gian, chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội. Cùng với những quy định mới về công chứng điện tử trong Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã được trình Quốc hội cho ý kiến lần đầu tại Kỳ họp thứ 7 (tháng 5-2024) theo Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2024, công chứng điện tử hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực và trở thành một phần quan trọng trong hệ thống công chứng tại Việt Nam.
(*) Công ty Luật TNHH Phước và các cộng sự
(1) Điều 5 và điều 61 của Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi)
(2) Điều 62 của Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi)
