(KTSG Online) – Quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng tiềm tàng nhiều rủi ro pháp lý và có thể khiến chủ doanh nghiệp phải trả giá bằng một phán quyết bất lợi khi xảy ra tranh chấp. Để các hợp đồng, thỏa thuận thương mại duy trì được sự ổn định và đảm bảo lợi ích pháp lý, các chủ doanh nghiệp cần cẩn trọng, chuẩn bị chu đáo và tính toán trước những rủi ro có thể xảy ra.
Nhìn nhận đúng năng lực thực hiện hợp đồng của đối tác
Thông thường trong giao dịch, các bên có thể vì tin tưởng nhau nên dẫn đến sơ suất trong việc kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng. Vì vậy, điều kiện về năng lực chủ thể để giao dịch phát sinh hiệu lực theo quy định của Điều 117 Bộ Luật Dân sự 2015 là vấn đề pháp lý đầu tiên doanh chủ cần phải lưu ý trong quá trình xác lập giao dịch.
Để đảm bảo chủ thể xác lập giao dịch đủ năng lực ký kết hợp đồng, chủ doanh nghiệp cần phải kiểm tra, rà soát các tài liệu như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động, văn bản uỷ quyền… Đặc biệt, ở những doanh nghiệp có hệ sinh thái đa dạng, tập hợp nhiều công ty hoặc có nhiều người đại diện theo pháp luật thì vấn đề thẩm quyền giao kết hợp đồng cần phải càng cẩn trọng.
Ngoài ra, đối với những hợp đồng có giá trị lớn, chủ doanh nghiệp có thể cần phải kiểm tra sơ bộ về những tranh chấp trước đó của đối tác. Đây là yếu tố quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần làm để kiểm tra năng lực, khả năng thanh toán, khả năng tài chính của khách hàng nhằm đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ tại hợp đồng nhằm có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình giao kết.
Đồng thời, qua thông tin về vốn điều lệ của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực của đối tác. Trong thực tiễn, đã có không ít trường hợp doanh nghiệp ký kết, thực hiện hợp đồng có giá trị lớn với doanh nghiệp có vốn điều lệ nhỏ hơn nhiều so với giá trị hợp đồng dẫn đến hệ quả bất lợi trong quá trình thu hồi công nợ sau này.
Cẩn trọng với “bẫy” nghĩa vụ thanh toán
Trong thực tiễn của quá trình thực hiện hợp đồng, việc đề nghị thanh toán, đệ trình hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ, đối chiếu hồ sơ thanh toán của các bên có thể chưa trùng khớp với nội dung, quy trình theo thoả thuận tại hợp đồng. Thông thường, bộ phận kế toán công nợ không có chuyên môn về pháp lý nên có thể cách đọc, hiểu hợp đồng sẽ chưa được chuẩn chỉnh. Bộ phận pháp chế thường chỉ chịu trách nhiệm rà soát, soạn thảo hợp đồng trong giai đoạn ban đầu.
Tuy vậy, giai đoạn liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng thường ít khi có sự tham gia của pháp chế, trừ khi có sự cố pháp lý phát sinh. Trong khi đó, giai đoạn này là giai đoạn thường phải phát hành các thông báo, công văn… nhưng không phải lúc nào cũng có sự rà soát, tư vấn bộ phận pháp lý trong mỗi văn bản được phát hành.
Trong khi đó, để lưu vết lại những chứng cứ có lợi, có khả năng cần phải sử dụng cho quá trình giải quyết tranh chấp sau này thì những email trao đổi tương tác qua lại, mỗi ngôn từ, căn cứ pháp lý, căn cứ điều khoản tại hợp đồng phải được sử dụng chính xác. Đây là những sơ sở để củng cố lập luận, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp sau này.
Trong thực tiễn, có những trường hợp doanh nghiệp ó đủ điều kiện để đơn phương chấm dứt việc thực hiện hợp đồng, không bị ràng buộc thời hạn báo trước nhưng lại vận dụng sai căn cứ trên văn bản. Đó cũng là một rủi ro cần lưu ý.
Ngoài e-mail, quá trình tương tác giữa các bên trong hợp đồng còn có thể thực hiện qua các ứng dụng mạng xã hội với dung lượng lưu trữ tin nhắn thấp và có thời hạn hoặc không lưu vết lại được. Tuy nhiên, những nội dung có thể là chứng cứ quan trọng sau này cho nên cần phải tính đến.
Tranh chấp phát sinh là điều hai bên không mong muốn khi không đạt được mục đích giao kết hợp đồng. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải luôn chuẩn bị sẵn sàng cho tất cả các tình huống tranh chấp có thể xảy đến.
Lưu ý về thời hiệu khởi kiện
Thời hiệu khởi kiện để yêu cầu toà án giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên cũng là vấn đề rất quan trọng cần lưu ý. Lý do, thời hiệu khởi kiện là thời hạn mà chủ thể được quyền khởi kiện để yêu cầu tòa án giải quyết vụ án dân sự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Nếu thời hạn đó kết thúc thì chủ thể mất quyền khởi kiện.
Theo Bộ Luật Dân sự 2015, các trường hợp bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện không quy định rõ với nghĩa vụ thanh toán nợ gốc và lãi chậm thanh toán. Tuy nhiên, trong thực tiễn xét xử, có quan điểm chỉ cho phép bắt đầu lại thời hiệu yêu cầu đối với khoản nợ gốc và không cho phép bắt đầu lại thời hiệu đối với yêu cầu về lãi chậm thanh toán. Ngoài ra, trong thực tiễn, toà án cũng có xu hướng phân tách các khoảng thời gian tính lãi và chấp nhận tính lãi đối với những đợt thanh toán còn trong thời hiệu yêu cầu.
Từ thực tiễn trên, vấn đề đặt ra là phải làm sao để doanh nghiệp ngăn chặn được rủi ro có thể không thu được khoản lãi chậm trả đã phát sinh nếu hết thời hiệu yêu cầu? Thực tế là trong quá trình thực hiện hợp đồng, không thể chỉ vì đối tác chậm thanh toán một vài lần mà chấm dứt ngay việc thực hiện hợp đồng đó trong khi các bên vẫn còn cần phải hợp tác để cùng phát triển.
5 điểm cần lưu ý khi giao kết hợp đồng thương mại
Để hạn chế được những rủi ro có thể vấp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng và để có sự chuẩn bị cần thiết cho những tình huống xấu nhất khi tranh chấp xảy ra, doanh chủ cần:
Thứ nhất, cân nhắc thoả thuận, điều khoản hợp đồng về việc đối chiếu công nợ mỗi đợt thanh toán đến hạn hoặc định kỳ để có con số tổng về gốc và lãi của từng đợt hoặc gộp nhiều đợt theo định kỳ đối với những hợp đồng nhiều đợt thanh toán. Khi đã là công nợ, một bên đã xác nhận nghĩa vụ đối với cả khoản tiền gốc và tiền lãi thì sẽ hạn chế được một phần rủi ro sau này về thời hiệu yêu cầu tính lãi.
Thứ hai, lưu ý về thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp, khởi kiện tranh chấp hợp đồng vẫn có ưu thế hơn khi được áp dụng những điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại thay vì tranh chấp đòi tài sản khi đã hết thời hiệu khởi kiện về hợp đồng.
Thứ ba, Tìm hiểu kỹ về những sự kiện có thể bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện như công văn, thông báo nhắc nợ và những chứng cứ về việc đối tác có văn bản xác nhận, thừa nhận nghĩa vụ hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ.
Thứ tư, chủ động nghiên cứu về cơ chế kiểm soát nội dung văn bản phát hành cho đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn các thông báo, công văn… Chủ doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình thống nhất trong quá trình ký kết, thực hiện hợp đồng, theo dõi những vấn đề về hợp đồng trong nội bộ liên quan đến bộ phận phụ trách, sự phối hợp giữa các bộ phận.
Thứ năm, thận trọng về vấn đề chấm dứt việc thực hiện hợp đồng, từ căn cứ chấm dứt, hình thức chấm dứt, thời hạn thông báo… để hạn chế những rủi ro phát sinh khi chấm dứt không có căn cứ và phải chịu những hệ quả pháp lý bất lợi theo quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận tại hợp đồng.
(*) Thạc sĩ luật học, Công ty Luật TNHH Pros Legal
