(KTSG) – Trong bài viết này tôi muốn chia sẻ vài điều tôi đã học được từ nhiều tổ chức trên thế giới trong chính thời gian tôi làm việc tại nhà vì đại dịch Covid-19, chứ bình thường tôi có rất ít thời gian để “lang thang” học hỏi trên mạng.
Tổ chức Hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực của Anh (CIPD) đã phát triển những bài học để giúp các công ty và nhân viên thích ứng nhanh với đại dịch. Tôi muốn chia sẻ những lời khuyên làm việc hiệu quả mà vẫn bảo vệ được sức khỏe nếu bạn là nhân viên đang phải làm việc từ xa.
Còn nếu bạn là quản lý, thì tôi hy vọng bạn rút được vài điều bổ ích để hỗ trợ nhân viên và chính công ty an toàn mà vẫn hiệu quả trong đại dịch thông qua các mẹo làm việc nhóm và về hợp đồng, luật lao động. Nhiều trong số này tôi nghĩ sẽ vẫn còn hữu hiệu cả khi đại dịch qua đi.
10 lời khuyên làm việc từ xa hiệu quả
1. Cố gắng tạo một không gian làm việc riêng. Chỉ một góc nhà thôi cũng được, nhưng bạn cần những thứ tối thiểu cho một ngày làm việc bình thường, ít nhất là chiếc máy tính, quyển sổ và cây bút nếu bạn không muốn dùng điện thoại để thay thế.
2. Việc kết nối Internet cần đáng tin cậy và an toàn, đối với mọi file tài liệu cần thiết, phần cứng và phần mềm, quyền truy cập từ xa vào mạng công ty của bạn.
3. Nhiều lời khuyên là thay trang phục đi làm sẽ giúp tinh thần bạn chuyển sang chế độ làm việc hiệu quả. Nó cũng sẽ giúp bạn phân biệt giữa “làm việc tại nhà” và “cuộc sống tại gia”. Hãy làm thế nếu bạn thấy nó có ích (còn tôi thì thấy đại dịch đã làm sụp đổ các ranh giới. Tôi thích mặc quần áo thể thao ở nhà cho có cảm giác thoải mái trong khi làm việc. Khi nhấc bàn lên để đứng làm việc thì tôi cũng có thể vận động nhẹ nhàng để giãn các cơ trên người).
4. Viết danh sách các việc cần làm hàng ngày. Bạn biết đấy, cứ lang thang trên mạng xã hội hay báo điện tử một lúc cũng mất nửa ngày. Một danh sách như vậy giúp tôi tập trung vào các việc đó nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.
5. Biết khi nào nên rời khỏi bàn làm việc. Nhiều chuyên gia khuyên khi công việc kết thúc, hãy nhớ tắt máy để tránh kiệt sức. Còn tôi thì hơi khác. Khi đã làm việc gì thì tôi học cách của các nhà tâm lý học rằng phải nghĩ trong đầu là: mình sẽ yêu thích nó. Và khi đã yêu thích rồi thì tôi thấy nhiều hứng khởi để bắt đầu một ngày làm việc.
Bạn nên rời bàn làm việc khi cần chơi với con hay cần giúp chồng/vợ làm việc nhà. Có thể chồng/vợ và con cái cùng học và làm việc tại gia hết, nên bạn cần có các cuộc trao đổi trong gia đình để thống nhất giờ làm việc/học tập và giờ dành cho gia đình.
6. Tiếp tục trò chuyện. Thường xuyên đóng góp vào các cuộc trò chuyện nhóm/e-mail nhóm để bạn không bị loại khỏi radar. Trò chuyện cũng là liệu pháp giảm căng thẳng, ức chế, lo âu – nguyên nhân chính dẫn tới trầm cảm.
7. Nuôi dưỡng các mối quan hệ. Dành thời gian cho các cuộc trò chuyện ngoài công việc như bạn vẫn làm ở nơi làm việc và sử dụng tính năng gọi điện video để duy trì liên lạc trực tiếp.
8.Giao tiếp rõ ràng và có trọng tâm. Trò chuyện từ xa loại bỏ rất nhiều thông tin bổ sung như cử chỉ, khuôn mặt, ánh mắt, do đó, thông điệp chúng ta gửi đi trong công việc nên rõ ràng và ngắn gọn hơn.
9. Yêu cầu hỗ trợ khi cần thiết. Bạn, đồng nghiệp và sếp của bạn là một phần của nhóm và phải hỗ trợ lẫn nhau, đặc biệt là từ xa để làm việc hiệu quả hơn. Khi bạn còn có công việc và một nhóm để làm cùng nhau, hãy làm như thể bạn đang làm cho mình, vì công ty phá sản đồng nghĩa bạn sẽ mất việc.
10. Làm cho công việc từ xa nhiều hứng khởi hơn bằng cách thay đổi. Có thể là nơi bạn ngồi, loại nhạc bạn hay nghe, hay bất cứ điều gì giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn.
10 lời khuyên làm việc từ xa lành mạnh
1. An toàn là bạn. Cần kiểm tra các thiết bị điện tử đảm bảo an toàn trước khi làm việc. Tôi mua thêm cái màn hình lớn để cắm vào máy tính xách tay của mình để không phải căng mắt đọc màn hình nhỏ xíu.
2. Biết khi nào nên rời khỏi bàn làm việc. Hãy đặt chuông để giải lao nếu bạn là người quá hăng say công việc. Tôi có một miếng thảm nhỏ trong phòng làm vệc. Khi họp tôi thường vừa đeo tai nghe vừa chân trần vận động nhẹ nhàng các cơ cổ, vai, đùi và bụng. Hay năm phút hít thở sâu thôi cũng rất tốt.
Từ tháng 3-2020 tôi đã làm việc tại nhà (làm việc từ xa). Tôi đã làm được biết bao nhiêu việc, cả việc của cơ quan, cả việc cho cộng đồng, và còn tranh thủ học thêm nhiều kiến thức mới bỗng nhiên được cung cấp miễn phí vì đại dịch trong 18 tháng vừa rồi.
3. Luôn nhớ uống đủ nước. Vì không vận động nhiều nên tôi cũng chỉ ưu tiên nước lọc cho quả thận bớt việc và cốc chanh mật ong ấm vào buổi sớm.
4. Giảm thiểu căng thẳng. Năm 2020 là một năm kinh khủng với nước Anh. Người chết lên tới cả ngàn/ngày. Người Anh có câu: Keep calm and carry on. Cứ bình tĩnh và tiếp tục sống. Tôi áp dụng đúng câu đó. Còn người là còn cuộc sống.
5. Thiết lập cuộc trò chuyện trực tuyến hàng ngày. Tôi thấy các cuộc trò chuyện trực tuyến không hề ảo, mà thật sự để chúng tôi bàn thảo được nhiều điều có ý nghĩa. Nhiều khi vài phút hỏi thăm người phương xa lâu không liên lạc cũng có ý nghĩa với tôi. Đấy là cách nuôi dưỡng các mối quan hệ.
6. Cần có một mục tiêu tổng thể trong công việc nhưng cũng luôn linh hoạt để thích ứng những thay đổi bất thường. Ví dụ, chúng tôi đã có lịch lên lớp. Rồi đại dịch ập tới, mỗi người tự tìm cho mình cách giảng dạy trực tuyến thích hợp nhất, và linh hoạt nhất. Học viên thấy thầy cô cố gắng thích ứng, họ cũng nhận thấy mình phải cố gắng theo. Tôi chẳng có thời gian để phàn nàn, học viên của tôi cũng không phàn nàn gì nhiều, có chăng là chia sẻ cùng nhau những khó khăn và nỗi đau vì đại dịch.
7. Trân trọng cơ hội làm việc từ xa. Ai cũng có thể mắc Covid-19 vào bất cứ lúc nào, nên được làm việc tại nhà sẽ có ít nguy cơ lây nhiễm hơn. Chúng ta nên trân trọng điều đó. Đại dịch cho chúng ta thấy cuộc sống vô thường. Người đồng nghiệp tốt bụng của tôi ra đi ngay trong làn sóng Covid đầu tiên khi hầu hết người Anh khi đó còn coi Covid là một loại cảm cúm thông thường.
8. Tử tế. Các cuộc trò chuyện từ xa có thể dễ dàng bị hiểu sai vì khó đọc ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và các tín hiệu âm thanh và hình ảnh khác. Hãy lưu ý đến điều này khi gửi những tin nhắn hoặc phản hồi khó. Khoảng cách và trực tuyến đòi hỏi sự nhạy cảm và lòng tốt nhiều hơn.
9. Nếu bạn không khỏe, hãy nghỉ phép và cố gắng hết sức để cập nhật hoặc bàn giao công việc khẩn cấp. Với tư cách là người quản lý hoặc trưởng nhóm, hãy khuyến khích mọi người dành thời gian nghỉ ngơi nếu không khỏe và tự làm gương cho hành vi đó.
10. Các tổ chức, công ty nên nhắc nhở nhân viên về các lợi ích sức khỏe và hạnh phúc hiện có của họ (chẳng hạn như các chương trình hỗ trợ nhân viên hoặc sức khỏe nghề nghiệp) và cách tiếp cận chúng khi làm việc từ xa.
10 lời khuyên quản lý nhóm từ xa hiệu quả
1. Đồng ý cách làm việc. Đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ về cách mọi người làm việc cùng nhau từ xa, cách cập nhật thông tin cho nhau và tần suất ra sao.
2. Hiểu bức tranh công việc tổng thể nhưng linh hoạt thích ứng với thay đổi xảy ra với nhóm. Xem xét các mục tiêu ngắn hạn thường xuyên và điều chỉnh khi cần thiết. Nếu một số thành viên không thể thực hiện tất cả công việc thông thường của họ, hãy xem xét các kỹ năng khác mà họ có thể làm để đạt được các mục tiêu của nhóm.
3. Đặt kỳ vọng và tin tưởng vào nhóm của bạn. Hãy rõ ràng về những kỳ vọng chung và tin tưởng nhóm của bạn sẽ tiếp tục mà không cần quản lý vi mô. Tập trung vào kết quả hơn là hoạt động.
4. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có sự hỗ trợ và thiết bị mà họ cần. Điều này bao gồm bất kỳ huấn luyện nào mà họ có thể cần để sử dụng các hệ thống trực tuyến hoặc làm việc từ xa.
5. Tổ chức trao đổi trực tuyến thường xuyên. Điều này là cần thiết để giữ kết nối như một nhóm, để kiểm tra tình trạng của nhau và giữ cho quy trình làm việc đi đúng hướng. Nó không cần dài, nhưng sự đều đặn là chìa khóa.
6. Giữ nhịp điệu của các cuộc họp một đối một và nhóm thường xuyên. Điều này duy trì cảm giác về cấu trúc và tính liên tục cho tất cả.
7. Chia sẻ thông tin và khuyến khích nhóm của bạn làm điều tương tự. Khi không có các cuộc gặp mặt trò chuyện, cơ hội để thu thập thông tin trong quá trình chuyển qua sẽ bị hạn chế hơn. Chia sẻ thông tin cập nhật hoặc kiến thức thích hợp từ các cuộc họp và dự án khác và mời nhóm của bạn làm điều tương tự.
8. Điều chỉnh phản hồi và thông tin liên lạc của bạn. Mọi người có thể nhạy cảm hơn nếu họ cảm thấy bị cô lập hoặc lo lắng, vì vậy hãy tính đến điều này khi nói chuyện hoặc viết. Liên lạc thường xuyên, không chỉ khi mọi việc diễn ra không như ý muốn.
9. Lắng nghe kỹ và đọc kỹ giữa các dòng chữ. Tập trung vào những gì chưa được nói và đặt câu hỏi để làm rõ cách diễn giải của bạn.
10. Giúp thúc đẩy các mối quan hệ và hạnh phúc. Dành thời gian cho các cuộc trò chuyện xã hội. Liên tục động viên nhau. Điều này làm tăng mối quan hệ và giảm cảm giác bị cô lập.
10 lời khuyên về hợp đồng và pháp lý khi làm việc từ xa
1. Xem lại chính sách làm việc từ xa của công ty bạn. Đảm bảo nó đề cập đến việc nhân viên sẽ được giám sát như thế nào, tổ chức và các nhà quản lý trực tuyến sẽ giao tiếp với họ như thế nào, hiệu suất và đầu ra sẽ được theo dõi, đánh giá như thế nào. Làm việc từ xa có thể được xác nhận bằng mẫu đơn đồng ý, thỏa thuận chi tiết về việc làm tại nhà hoặc bằng cách sửa đổi trong hợp đồng lao động của nhân viên.
2. Xác nhận quyền của nhân viên. Nhân viên làm việc tại nhà phải được đối xử như nhân viên văn phòng, được tiếp cận bình đẳng với các cơ hội phát triển và thăng tiến. Tham khảo ý kiến của tổ chức công đoàn liên quan, nếu có, để đảm bảo đối xử bình đẳng đối với những người lao động này. Trong bối cảnh hiện tại, có thể thận trọng tuyên bố rằng bất kỳ thay đổi nào chỉ là tạm thời và nhân viên, nếu có thể, sẽ trở lại làm việc tại văn phòng sau khi tình huống kết thúc.
3. Xác nhận phương thức liên hệ và tính thường xuyên. Tư vấn cho những người làm việc từ xa thiết lập thời gian và cách thức liên hệ với người quản lý của mình; việc báo cáo thường xuyên cũng có thể giúp chống lại sự cô lập và căng thẳng.
4. Cung cấp thiết bị. Người sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải cung cấp máy tính hoặc các thiết bị khác cần thiết để làm việc tại nhà, mặc dù theo lời khuyên mới nhất của Chính phủ Anh, người sử dụng lao động nên làm những gì có thể để cho phép làm việc tại nhà. Cần thận trọng liệt kê các thiết bị đã được cung cấp trong mẫu đơn đồng ý, thỏa thuận hoặc chính sách làm việc tại nhà.
5. Người sử dụng lao động nên xác nhận trong thỏa thuận hợp đồng lao động nếu người lao động dự kiến sẽ trang trải chi phí băng thông rộng (cộng với hệ thống sưởi và ánh sáng) hoặc liệu người sử dụng lao động sẽ đóng góp cho những chi phí này và nếu có, ở mức độ nào. Người sử dụng lao động cũng nên xác nhận bất kỳ sự hỗ trợ về công nghệ thông tin nào (có thể là từ xa vào thời điểm này) và trách nhiệm sửa chữa hoặc thay thế nếu thiết bị của nhân viên bị hỏng.
6. Quan tâm tới sức khỏe và an toàn của nhân viên làm việc từ xa. Người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của nhân viên, ngay cả khi làm việc tại nhà. Người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng những người làm việc từ xa có kiến thức và tuân thủ chính sách về sức khỏe và an toàn của tổ chức.
Người sử dụng lao động có thể nhắc nhở nhân viên rằng họ nên đảm bảo một môi trường phù hợp và an toàn để họ có thể tập trung vào công việc. Nhắc nhở nhân viên rằng họ cần tuân thủ chính sách nghỉ bệnh và báo cáo tình trạng bệnh của họ với người quản lý trực tiếp khi họ bị bệnh và không thể làm việc.
7. Thực hiện đánh giá rủi ro. Người sử dụng lao động nên tiến hành đánh giá rủi ro đối với tất cả các hoạt động công việc được thực hiện bởi những nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, tại thời điểm này, người sử dụng lao động có thể sử dụng các câu hỏi đánh giá rủi ro điện tử để thay thế.
Luật An toàn và Sức khỏe của Anh cũng đặt ra một số trách nhiệm cho người lao động tại nhà để đảm bảo rằng họ và các thành viên trong gia đình không bị nguy hiểm bởi các hoạt động làm việc được thực hiện tại nhà.
8. Xem xét thời gian làm việc và độ dài của khoảng thời gian. Liệu nhân viên có cần phải sẵn sàng làm việc trong giờ hành chính nghiêm ngặt hay làm việc trong một số giờ quy định nhất định mỗi ngày? Việc sắp xếp công việc tại nhà có thể linh hoạt hơn về thời gian làm việc, nhưng vẫn nên tuân thủ các quy định về thời gian làm việc, và thời gian nghỉ ngơi hàng ngày.
9. Làm rõ lương, phúc lợi, bảo hiểm, thuế. Thông thường, nhân viên có trách nhiệm kiểm tra xem có vấn đề gì phát sinh với nhà cung cấp dịch vụ thế chấp, chủ nhà, chính quyền địa phương, hoặc công ty bảo hiểm nhà của họ khi làm việc tại nhà.
10. Người sử dụng lao động cần đảm bảo các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu được truy cập, và tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu. Người sử dụng lao động nên nhắc nhở nhân viên về an ninh nội bộ, thông tin bí mật, mật khẩu…
————
(*) Trường Quản lý, Đại học Bath, Vương quốc Anh, Giám đốc mạng lưới giáo dục, AVSE Global.
