Mở đường cho công chứng điện tử

(KTSG) - Công chứng điện tử có thể là một giải pháp để giúp hoạt động công chứng thoát khỏi “vùng trũng” của chuyển đổi số. Việc sửa đổi Luật Công chứng được xem là một cơ hội để đặt nền móng và mở đường cho việc triển khai hoạt động này trong tương lai.

• Văn phòng Công chứng châu Á và CMC TS hợp tác chuyển đổi số
• Ra mắt CCOL - nền tảng trực tuyến kết nối dịch vụ công chứng

Công chứng điện tử - xu thế chuyển dịch tất yếu

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cung cấp dịch vụ cho người dùng là một xu thế không thể đảo ngược, dù đó là dịch vụ công hay tư. Hoạt động công chứng cũng không thể nằm ngoài xu thế này, đặc biệt là trong bối cảnh các giao dịch dân sự được thực hiện dưới phương thức điện tử đang ngày càng phổ biến và chiếm ưu thế.

Theo đó, công chứng điện tử đã xuất hiện và đã được triển khai tại nhiều quốc gia, điển hình là Mỹ và Pháp. Công chứng điện tử thực chất là hoạt động của công chứng viên được thực hiện thông qua môi trường điện tử. Văn bản, hồ sơ giấy sẽ được thay thế và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Người yêu cầu công chứng và công chứng viên đều sử dụng công cụ số như chữ ký điện tử, con dấu số. Kể cả việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng cũng được thực hiện từ xa thông qua e-mail, tin nhắn, trang web hoặc các phần mềm chuyên dụng.

Công chứng điện tử có thể được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau. Ở cấp độ cơ bản, việc tiếp xúc trực tiếp giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng vẫn là yêu cầu bắt buộc. Một số quốc gia phát triển như Mỹ và Pháp đã cho phép triển khai hoạt động này ở cấp độ cao hơn, đó là công chứng trực tuyến từ xa. Theo đó, hoạt động công chứng có thể được tiến hành hoàn toàn trên môi trường điện tử và trực tuyến dưới sự hỗ trợ của các loại công nghệ giúp công chứng viên có thể xác thực và tiếp xúc từ xa đối với người yêu cầu công chứng mà không phải tiếp xúc trực tiếp.

Lợi ích và sự cần thiết

Công chứng điện tử có thể mang đến nhiều lợi ích và có thể điểm qua một số lợi ích rất rõ ràng như sau:

Thứ nhất, công chứng điện tử sẽ giúp các bên tránh được các lỗi sai sót trong quá trình thực hiện công chứng nhờ vào hệ thống cảnh báo từ các giải pháp công nghệ. Trong khi đó, với thực tiễn hoạt động công chứng truyền thống, các văn bản công chứng thường bị các lỗi sai về đánh máy (ví dụ như sai thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng hoặc sai về giá cả mua bán,...) hoặc thiếu sót chữ ký của các bên trong văn bản công chứng (bao gồm công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng,...). Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng.

Trong khi chờ đợi các điều kiện hình thành đầy đủ, cần tiến hành xây dựng một không gian pháp lý thử nghiệm để triển khai hoạt động công chứng điện tử, áp dụng với một số loại dịch vụ công chứng đơn giản và giới hạn trong phạm vi của một vài thành phố lớn.

Thứ hai, công chứng điện tử ở cấp độ trực tuyến từ xa sẽ giúp hoạt động công chứng được thực hiện một cách linh hoạt, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý và có thể triển khai trong những tình trạng khẩn cấp.

Điển hình như trong bối cảnh đại dịch Covid-19, hoạt động công chứng tại một số tỉnh, thành ở nước ta dường như phải “đóng băng” vì lệnh giãn cách xã hội và phong tỏa. Trong khi đó, tại Mỹ và Pháp, hoạt động công chứng trực tuyến vẫn được duy trì và thực hiện bình thường để đảm bảo nhu cầu giao dịch của người dân.

Thứ ba, công chứng điện tử có thể giúp các bên liên quan cắt giảm được phần lớn chi phí in ấn, giấy tờ, tài liệu cũng như các kho lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo phương thức truyền thống. Đồng thời, với công chứng điện tử cấp độ trực tuyến từ xa, còn giúp giảm thiểu chi phí di chuyển của người yêu cầu công chứng. Bên cạnh đó, sự phát triển của công chứng điện tử sẽ giúp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ, gia tăng tính cạnh tranh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Qua đó, các giao dịch dân sự sẽ được thực hiện nhanh chóng, an toàn hơn và vô hình trung sẽ góp phần phát triển kinh tế.

Dù đường xa nhưng cần phải bước

Mặc dù công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng kèm theo nhiều rủi ro, điển hình là những rủi ro liên quan đến công nghệ, tính chính xác và an toàn của dữ liệu, tội phạm mạng,... Do đó, để triển khai công chứng điện tử hiệu quả và an toàn, đòi hỏi một hệ sinh thái với nhiều thành tố, bao gồm: (i) hệ thống quy định pháp luật có liên quan về điều kiện, quy trình nghiệp vụ, công nghệ, tiêu chuẩn công chứng viên để triển khai công chứng điện tử, các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, chứng thư số, xác thực điện tử,...; (ii) cơ sở dữ liệu công chứng và tính kết nối với các cơ sở dữ liệu khác về dân cư, tài sản, đất đai, hộ tịch...; (iii) công nghệ số để triển khai dịch vụ và công nghệ bảo mật; (iv) nguồn nhân lực có năng lực sử dụng công nghệ số để thực hiện hoạt động công chứng.

Đối sánh những điều kiện nêu trên vào thực tiễn tại Việt Nam thì có thể thấy quãng đường tiến tới triển khai hoạt động công chứng điện tử sẽ là khá dài.

Xét về cơ sở pháp lý, Luật Công chứng hiện hành hoàn toàn không có không gian cho việc triển khai công chứng điện tử. Do đó, trong lần sửa đổi Luật Công chứng sắp tới, các quy định về công chứng điện tử cần được nghiên cứu xây dựng và bổ sung. Cùng với việc sửa đổi Luật Giao dịch điện tử, các quy định về chữ ký điện tử, con dấu số, dữ liệu điện tử, chứng thư số... đang được hoàn thiện có thể xem như một cơ hội tốt để xây dựng cơ sở pháp lý nền tảng, mở đường cho việc triển khai công chứng điện tử trong tương lai.

Xét về cơ sở dữ liệu, tính đến tháng 6-2021, cả nước có khoảng 50/63 địa phương hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về công chứng, chiếm tỷ lệ 79%. Tuy nhiên, các cơ sở dữ liệu này lại thiếu tính liên kết với nhau và chưa liên kết được với các dữ liệu của các ngành liên quan. Thực trạng này đã tạo nên những kẽ hở để các hành vi lừa đảo, giả mạo phát sinh.

Vì vậy, muốn tính đến việc triển khai công chứng điện tử thì điều kiện tiên quyết là phải xây dựng được một cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng có tính kết nối với các cơ sở dữ liệu khác như dân cư, đất đai, hộ tịch...

Xét về phần mềm công nghệ, từ tháng 5-2020, Bộ Tư pháp đã đưa vào vận hành phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng. Các văn phòng công chứng cũng đã và đang áp dụng một số phần mềm khá cơ bản phục vụ cho nghiệp vụ công chứng như phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm đang ở giai đoạn sơ khai, chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển và không đủ khả năng phòng, chống các hành vi lừa đảo tinh vi, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp.

Về nguồn nhân lực, tính đến năm 2022, cả nước có 2.782 công chứng viên (gồm 383 công chứng viên của phòng công chứng và 2.399 công chứng viên của văn phòng công chứng). Tuy nhiên, số lượng công chứng viên hiện tại đều được đào tạo theo nghiệp vụ công chứng truyền thống. Để triển khai công chứng điện tử, hoạt động đào tạo nguồn nhân lực cần có chiến lược và thực hiện ngay từ bây giờ.

Qua phân tích có thể thấy, chúng ta còn rất nhiều bước cần phải thực hiện mới có thể triển khai được công chứng điện tử như mô hình của nhiều nước. Người viết cho rằng đã đến lúc cần phải đưa hoạt động công chứng điện tử lên bàn nghị sự để xây dựng chiến lược triển khai hoạt động này trong tương lai. Trong khi chờ đợi các điều kiện hình thành đầy đủ, người viết cho rằng cần tiến hành xây dựng một không gian pháp lý thử nghiệm để triển khai hoạt động này, áp dụng với một số loại dịch vụ công chứng đơn giản và giới hạn trong phạm vi của một vài thành phố lớn.

(*) Trường Đại học Kinh tế- Luật, ĐHQG TPHCM