Quản trị nhân sự bằng phần mềm

Quản trị nhân sự bằng phần mềm

Vân Oanh

Ảnh chụp tại công ty cổ phần Misa, đơn vị vừa cung cấp giải pháp vừa triển khai ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự. Ảnh: Xuân Hòa.

(TBVTSG) – Quản lý tốt nguồn nhân lực là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững.

Trong các doanh nghiệp sớm sử dụng giải pháp phần mềm quản trị nhân sự, VNG (trước đây là VinaGame) đã triển khai từ năm 2009, khi đó với khoảng 1.000 nhân viên. VNG triển khai các phân hệ cơ bản nhất cho việc quản lý nhân sự như tuyển dụng, thông tin nhân sự, chấm công, tính lương, bảo hiểm. Đến nay, phần mềm và tất cả các ứng dụng đều hoạt động ổn định.

Bà Lê Thị Ngọc Diệp, Phó tổng giám đốc nguồn nhân lực của VNG, cho biết công ty sử dụng giải pháp quản trị nhân sự iHRP do FPT cung cấp. Tuy nhiên, để quản lý các hoạt động nhân sự tổng thể, bao quát, VNG đã phát triển thêm các ứng dụng như đánh giá hiệu quả công việc, trang web khai thác thông tin… nhằm hướng đến việc làm chủ công nghệ và tự phát triển các ứng dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Nhiều doanh nghiệp ứng dụng

Hiểu được hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự nên Vinamilk, Unilever… cũng đã triển khai ứng dụng giải pháp phần mềm này từ rất sớm.

Năm 2005, Unilever Vietnam đã trang bị một phần mềm của nước ngoài. Song do thấy giải pháp khó sử dụng nên đã chuyển sang dùng giải pháp HiStaff của Công ty cổ phần tư vấn quản trị doanh nghiệp Tinh Vân (Tinhvan Consulting).

Là một công ty thuộc tập đoàn đa quốc gia, Unilever Vietnam có lượng nhân sự khá lớn và luôn đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu, chặt chẽ về mặt thời gian. Do đó, công ty này đưa ra yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhân sự là hỗ trợ phân tích công việc cho các vị trí trong công ty để phân công đúng người, đúng việc. Bên cạnh đó, phần mềm vừa bảo đảm cho công tác lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được chính xác và khách quan, lại vừa quản lý tổng quan và chi tiết tất cả những thông tin nhân sự liên quan và cần thiết. Unilever Vietnam đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý việc chấm công, quản lý lương và quản trị hệ thống. Theo đánh giá của cán bộ phòng nhân sự, trong quá trình sử dụng, phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu và hoạt động ổn định.

Tập đoàn Phú Thái cũng là một trong những đơn vị hiện đang ứng dụng giải pháp phần mềm này. Phú Thái là tập đoàn đa ngành nghề, phủ rộng trên cả nước với hơn mười đơn vị thành viên rải ở các tỉnh thành, hàng chục chi nhánh với đủ các loại hình lao động đa dạng (khoán, công nhật…). Hiện tại, phần mềm quản trị nhân sự đang được sử dụng tại tất cả các đơn vị trong tập đoàn này với các nghiệp vụ được áp dụng gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chấm công, bảo hiểm, tiền lương… Đến thời điểm này, phần mềm chạy ổn định, đáp ứng được việc quản lý hơn 2.000 nhân viên của hơn 20 đơn vị trực thuộc. Phần mềm đã tin học hóa được hầu hết các công việc thủ công trước đây, giúp cho công việc có hiệu quả hơn. Một đại diện công ty này cho biết, hiệu quả lớn nhất của giải pháp quản lý nhân sự không phải ở chỗ tiết kiệm được chi phí mà ở chỗ doanh nghiệp có thể tìm được ngay thông tin về bất kỳ nhân viên nào khi cần.

Hoàng loạt tổ chức và doanh nghiệp như Sacombank, Prudential, Manulife, Sony, BAT, Pepsi, Masan, Đạm Phú Mỹ, RMIT, PV Gas, KPMG, SeaBank, Gtel Mobile, Spindex Vietnam, Theodore Alexander Vietnam, Công ty Chứng khoán Sài Gòn – Hà Nội… cũng đang ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự một cách có hiệu quả. Không chỉ các doanh nghiệp, một số đơn vị sự nghiệp cũng ứng dụng giải pháp phần mềm này như Cục Tần số vô tuyến điện, Tổng cục xây dựng lực lượng Công an Nhân dân, Viện Dầu khí…

Nhiều giải pháp được cung cấp

Hiện thị trường phần mềm quản trị nhân sự đang sôi động với nhiều nhà cung cấp giải pháp khác nhau, trong đó giải pháp FPT.iHRP và HiStaff là hai giải pháp thu hút nhiều doanh nghiệp sử dụng.

FPT tham gia vào thị trường phần mềm quản trị nhân sự từ năm 2002, đến nay đã triển khai giải pháp cho gần 100 doanh nghiệp (đa số là các tập đoàn lớn trong nước và đa quốc gia) ở mọi quy mô (có khách hàng có quy mô lớn gần 10.000 nhân viên như Sacombank). Sản phẩm FPT.iHRP phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ 80 nhân viên trở lên.

Năm 2006, Tinhvan Consulting tham gia thị trường với giải pháp HiStaff. Ông Nguyễn Huy Cương, Tổng giám đốc Tinhvan Consulting, cho biết đến nay, doanh số của HiStaff luôn tăng trưởng 100% mỗi năm, hiện chiếm 60% trong cơ cấu doanh thu của Tinhvan Consulting. Ông cho biết thêm HiStaff luôn cập nhật những điểm thay đổi về Luật Lao động hay các quy định khác, cũng như có thể đáp ứng linh hoạt những yêu cầu đặc thù như quản lý lao động nước ngoài, quản lý lao động là thành viên thuộc các tổ chức, đoàn thể.
Ông Lê Nguyên Diệm, Phó tổng giám đốc Công ty phát triển phần mềm FPT, cho rằng ứng dụng chương trình quản lý nhân sự giờ đây được coi là “điều kiện cần” của tất cả các doanh nghiệp để có thể quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Do đó, đây là thị trường có tiềm năng. Thế nhưng, nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp ngày càng cao, họ đòi hỏi tính quản trị nguồn nhân lực chứ không đơn thuần là quản lý nhân sự hay tính lương đơn giản như trước nên các giải pháp phải có tính tổng thể và nhiều tiện ích để hỗ trợ.

Bên cạnh đó, môi trường nhân sự của Việt Nam lại có nhiều điểm đặc thù, đòi hỏi các chương trình quản lý phải “am hiểu” thì mới có thể đáp ứng được các nhu cầu. Do đó, ông Diệm cho biết, có rất nhiều phần mềm nhân sự nổi tiếng trên thế giới về tính tổng thể, hiện đại nhưng khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam thì chỉ có thể sử dụng được các tính năng đơn giản như số hóa dữ liệu để quản lý trên máy tính, tính lương bằng phần mềm; hệ thống báo cáo hiện đại nhưng lại không cập nhật các chính sách nhân sự Việt Nam và không thỏa mãn được các yêu cầu đặc thù của người sử dụng Việt Nam.

Nhận thấy trong tương lai các doanh nghiệp sẽ tin học hóa toàn bộ các nghiệp vụ quản trị nhân sự và nhu cầu trang bị phần mềm sẽ tăng lên nên có nhiều doanh nghiệp bắt đầu tham gia thị trường.

Đơn vị nổi tiếng với sản phẩm phần mềm diệt virus là Bkav đang phát triển phần mềm quản trị nhân sự để đáp ứng cho nhu cầu nội tại của mình cũng như hướng tới việc tham gia thị trường trong thời gian tới.
Công ty cổ phần Misa – nổi tiếng với phần mềm kế toán, cũng vừa “nhập cuộc” khoảng hai tháng nay. Ông Nguyễn Xuân Hoàng, Tổng giám đốc Công ty Misa, cho rằng không ít phần mềm hiện nay chỉ có thể quản lý việc tuyển dụng, hồ sơ, hợp đồng, chấm công, còn các công việc liên quan đến lương, thuế, bảo hiểm thì phải dùng một loại phần mềm riêng biệt. Misa đã gộp hết các phân hệ này vào giải pháp của mình là Misa HRM.NET 2012. Giải pháp này còn có tính năng cho phép gửi e-mail, tin nhắn, nhập dữ liệu hàng loạt cho ứng viên tuyển dụng…, đặc biệt giải pháp còn cho phép làm việc trực tuyến ở bất kỳ đâu.

Mặc dù mới ra mắt nhưng phần mềm quản trị nhân sự của Misa đã có hàng trăm khách hàng sử dụng nhờ tận dụng được hệ thống khách hàng đang sử dụng phần mềm kế toán của công ty.

Triển khai và lựa chọn sản phẩm nào?

VNG cho rằng việc tin học hóa cách thức quản lý luôn là bài toán quan trọng và cần thiết mà nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt về quản trị nhân sự. Do vậy, các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai phần mềm này nên tìm đến một giải pháp quản trị nguồn nhân lực phù hợp nhất cho mình nhằm tối ưu hóa công tác quản lý. Thông thường, các giải pháp ứng dụng trong nội bộ sẽ dễ dàng đáp ứng được nhu cầu tức thời của các doanh nghiệp trong việc quản lý. Còn những giải pháp cho nghiệp vụ bên ngoài sẽ bao quát tất cả các nghiệp vụ nhân sự. Việc triển khai cũng nên đi từ các phân hệ cơ bản nhất, cần thiết nhất trước khi triển khai các nhóm chức năng nâng cao và phải mất khoảng sáu tháng hoặc hơn để có thể biến ứng dụng mua sẵn trở thành công cụ phục vụ cho công việc.

Là đơn vị cung cấp giải pháp, FPT tư vấn cho các doanh nghiệp khi chọn sản phẩm cần đánh giá xem nó có đáp ứng được yêu cầu với các câu hỏi như: có đáp ứng được tính tổng thể, quy trình hoàn thiện, liên thông giữa tất cả các công đoạn của quản trị nhân sự? có đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp? có linh động với sự thay đổi chính sách của doanh nghiệp? tính linh hoạt khi sử dụng? có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc? có nhiều tiện ích trực tuyến, giúp hỗ trợ nghiệp vụ nhanh chóng, hữu hiệu hơn? khả năng đáp ứng các quy định, chính sách của Luật Lao động Việt Nam? có tích hợp được với các chương trình đang sử dụng như máy chấm công, quẹt thẻ?… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới những vấn đề như công nghệ phát triển phần mềm, tính mở của hệ thống, uy tín cũng như định hướng phát triển của sản phẩm và của nhà cung cấp dịch vụ; chạy trên nền web hay nền Windows, bởi chương trình chạy trên nền web sẽ dễ dàng cài đặt, ứng dụng, nâng cấp cũng như dễ dàng mở rộng số lượng người sử dụng mà không gây ảnh hưởng tới chương trình cũng như hệ thống quản lý; nếu chạy trên nền Windows phải cài trên từng máy, làm tốn thời gian và chi phí, gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, công ty con, đông nhân viên…

Cần cân nhắc kỹ giữa giải pháp “may đo” theo nhu cầu (tốn thời gian và tiền hơn) và giải pháp “đóng gói”. Giải pháp đóng gói thường có chương trình chuẩn, chạy ổn định, cài đặt nhanh, ứng dụng ngay, tiết kiệm thời gian, công sức khi triển khai, chỉ cần hiệu chỉnh lại để đáp ứng các yêu cầu riêng của doanh nghiệp.