(KTSG) – Trong hai năm đại dịch Covid-19 diễn ra, chúng ta đã chứng kiến tốc độ phát triển nhanh chóng của trào lưu biến mọi thứ thành kỹ thuật số, từ việc họp hành trong công việc và kinh doanh cho đến những hoạt động bình thường nhất trong cuộc sống hàng ngày. Dù muốn dù không, con người đã ngày càng lệ thuộc nhiều hơn vào công nghệ với các quy trình diễn ra trên điện thoại và máy tính và điều này tác động đến một hành vi văn hóa đã tồn tại hàng thế kỷ nay là trao đổi danh thiếp.
Một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng mà tôi học được khi mới bắt đầu cuộc sống nghề nghiệp cách đây ba mươi hai năm là cách thức trao và nhận danh thiếp. Khi trao, bạn phải trịnh trọng cầm danh thiếp bằng cả hai tay đưa cho người đối diện với mặt chữ thuận để người này xem. Khi nhận cũng phải bằng hai tay, rồi sau đó bạn nên nhìn vào tấm danh thiếp một lúc trước khi cẩn thận cất vào trong ví, túi áo, sổ tay, bàn họp hay bàn làm việc.
Với khách nước ngoài có tên lạ, bạn nên hỏi xem đâu là tên và xin phép họ đọc lên để nghe cách phát âm. Với tên trên danh thiếp quá dài, bạn có thể hỏi họ muốn gọi tên mình như thế nào. Trao và nhận danh thiếp là cách hữu hiệu để khởi đầu câu chuyện với một người chưa quen biết và có lẽ nhờ đó mà tôi đã vượt qua những rào cản tâm lý ban đầu trong giao tiếp khi mới chân ướt chân ráo sang Singapore lập nghiệp vào năm 1997.
Xu hướng giao tiếp qua danh thiếp kỹ thuật số
Nhưng giờ đây với xu hướng số hóa ngày càng tăng, nhất là trong bối cảnh Covid-19 con người hạn chế gặp gỡ trực tiếp, những kỹ năng nói trên có thể không còn mấy ai quan tâm bởi tấm danh thiếp truyền thống có nguy cơ trở thành dĩ vãng. Tại Singapore, hồi tháng Ba năm ngoái, ngân hàng OCBC đã triển khai danh thiếp kỹ thuật số (digital name card) – gọi ngắn gọn là “danh thiếp số” – cho nhân viên. Thông qua nhật báo The Straits Times, OCBC cho biết ngân hàng đã tiết kiệm được chi phí in danh thiếp hàng năm khoảng 100.000 đô la Singapore.
Theo bà Koh Ching Ching, Trưởng bộ phận thương hiệu và truyền thông của OCBC, ngân hàng này đã đầu tư vào công nghệ để triển khai một loạt các giải pháp kỹ thuật số không chỉ cho khách hàng mà còn cho cả nhân viên. Bà nói: “Dù tiết kiệm chi phí là đáng kể, nhưng OCBC hướng đến trọng tâm lớn hơn là thúc đẩy hành vi thân thiện với môi trường không chỉ trong nội bộ nhân viên ngân hàng mà còn cả cộng đồng lớn hơn”.
Thật vậy, sáng kiến nói trên là một phần của chương trình phát triển bền vững của OCBC sẽ cho phép nhân viên của ngân hàng trên 15 thị trường – trong đó có Singapore, Malaysia và Hồng Kông chia sẻ danh thiếp số qua điện thoại di động. Điều này được thực hiện bằng cách quét mã QR sau khi nhân viên khởi chạy chức năng chia sẻ danh thiếp số trên ứng dụng di động nhân sự của ngân hàng. Điện thoại của người nhận cũng phải quét mã QR. Sau đó, tên, chức danh và chi tiết liên hệ của nhân viên ngân hàng sẽ được tự động thêm vào để trở thành địa chỉ liên hệ trên điện thoại của người nhận.
Bà Koh cho biết OCBC đặt mục tiêu loại bỏ danh thiếp giấy in truyền thống và chuyển sang danh thiếp số hoàn toàn ở Singapore vào cuối năm nay và trên tất cả các thị trường khác vào năm 2023. Mục tiêu này cũng phù hợp với xu hướng số hóa trong khu vực công tại Singapore theo đó bốn mươi hai cơ quan chính phủ đã triển khai việc sử dụng danh thiếp số dưới ứng dụng Workpal cho phép công chức và viên chức truy cập vào các dịch vụ liên quan đến nhân viên và nơi làm việc của họ.
Thế mạnh của danh thiếp số
Khác với khái niệm danh thiếp điện tử trước đây, danh thiếp số không chỉ đơn thuần dựa trên văn bản chứa thông tin cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp, mà còn có tính tương tác cao. Ngoài các thông tin thường thấy trên danh thiếp in truyền thống, danh thiếp số còn có hình ảnh hoặc được nhúng video (embedded), địa chỉ liên hệ trên mạng xã hội, các liên kết theo dõi và mã trực quan, chẳng hạn như mã QR liên kết đến thông tin khác. Danh thiếp số cao cấp hơn còn có thêm hình ảnh, biểu tượng của chủ danh thiếp, thậm chí những thứ như các bài đăng trên mạng xã hội gần đây, liên kết blog, video về demo sản phẩm và hồ sơ LinkedIn.
So với danh thiếp truyền thống, danh thiếp số giúp doanh nhân và nhà quản lý kết nối với nhiều khách hàng, đối tác và đồng nghiệp tiềm năng hơn. Theo các chuyên gia, với những ai sử dụng các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Twitter, Instagram… việc tự giới thiệu bản thân và chi tiết liên hệ bằng danh thiếp số sẽ rất tiện lợi và hiệu quả. Bằng cách đó, người nhận không có khó khăn gì khi theo dõi tài khoản của chủ sở hữu danh thiếp trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc liên hệ bằng cách sử dụng thông tin chi tiết.
Trong hai năm vừa qua, tôi đã bắt đầu thấy xuất hiện danh thiếp số trong chữ ký liên hệ của một số khách hàng và đối tác tiềm năng qua trao đổi e-mail. Theo cách hiểu của tôi, các chi tiết xã hội được gói gọn trong danh thiếp số nằm dưới chữ ký e-mail sẽ làm cho giao tiếp càng thuận lợi hơn. Việc theo dõi và chuyển đổi thông tin và dữ liệu đã được số hóa để hợp nhất với danh sách gửi thư rất cần thiết cho nhu cầu tiếp thị khi phát sinh. Ở dạng kỹ thuật số, các thông tin và dữ liệu liên quan đến đối tác và khách hàng hiện tại và tiềm năng có thể được mã hóa và bảo mật ngay lập tức.
Tạo lập và trao đổi danh thiếp số
Nhìn chung, nhiều phần mềm gửi e-mail cơ bản đã có một số dạng danh thiếp số nhưng nhiều chuyên gia cho rằng những thứ này không mang lại cho bạn lợi ích của công nghệ hiện đại. Về cơ bản, chúng chỉ là trao đổi thông tin cho nên bạn cần tìm đến các giải pháp mới có thể tận dụng tốt hơn nhiều công nghệ.
Có khá nhiều các ứng dụng danh thiếp số miễn phí thường có các tùy chọn và khả năng tương thích hạn chế. Nếu là người giỏi kỹ thuật và hiểu biết về công nghệ thông tin, bạn có thể tự tạo một danh thiếp số một cách dễ dàng. Tuy nhiên, những thứ miễn phí và tự làm thường có nhiều hạn chế nên tốt nhất là bạn nên có một giải pháp chuyên nghiệp.
Sau khi tạo lập xong, bạn có thể gửi danh thiếp số qua gặp gỡ trực tiếp hoặc trực tuyến, dùng ứng dụng, URL hoặc một số loại liên kết. Khi hai người đang sử dụng cùng một ứng dụng danh thiếp số thì việc trao đổi sẽ rất dễ dàng. Trong trường hợp một trong hai người không sử dụng cùng ứng dụng, người có ứng dụng sẽ chủ động gửi mã QR hoặc liên kết đến người chưa có. Điều này sẽ cho phép lưu dữ liệu liên hệ theo các cách khác nhau, chẳng hạn như vào danh bạ thiết bị hoặc vào một ứng dụng hoặc phần mềm khác.
Danh thiếp truyền thống chưa biến mất
Trong hai năm đại dịch Covid-19 diễn ra, chúng ta đã chứng kiến tốc độ phát triển nhanh chóng của trào lưu biến mọi thứ thành kỹ thuật số. Hành vi văn hóa đã tồn tại hàng thế kỷ nay như trao đổi danh thiếp cũng chịu sự tác động nhất định của trào lưu này.
Tuy nhiên, xu hướng làm việc kết hợp (hybrid) cả làm việc trực tuyến và gặp gỡ trực tiếp cho thấy danh thiếp in truyền thống vẫn chưa thể biến mất một sớm một chiều. Khi trao danh thiếp, khách hàng và đối tác của bạn không chỉ lấy thông tin liên lạc mà kèm theo đó là cái bắt tay, lời chào thân thiện và câu nói cảm ơn. Hơn nữa, việc trao đổi danh thiếp để chia sẻ thông tin liên lạc được tiến hành trong không khí trò chuyện vui vẻ thoải mái. Đối người làm kinh doanh, môi trường thân thiện ấm áp là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng và phát triển quan hệ với đối tác hay khách hàng.
Ở nhiều nước trên thế giới, trao đổi danh thiếp là một phần không thể thiếu của nghi lễ kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn kinh doanh ở Hồng Kông, bạn phải đưa danh thiếp của mình để đổi lại khi ai đó đưa danh thiếp cho bạn. Cũng như thế, ở Nhật Bản, khách hàng có thể xem chất lượng giấy danh thiếp của bạn để đánh giá mức độ hiệu quả của bạn trong việc điều hành doanh nghiệp và hành vi của bản thân.
Với nhiều doanh nhân và nhà quản lý, chất liệu giấy và chất lượng thiết kế của danh thiếp cũng là dấu hiệu khẳng định sự chuyên nghiệp. Beth Ramsay, một diễn giả và tác giả nổi tiếng về khởi nghiệp và phát triển kinh tế người Mỹ thậm chí còn khuyên nên sử dụng kim loại làm vật liệu để tạo ra danh thiếp. Ông cho rằng danh thiếp kim loại là một khoản đầu tư tốt và sẽ thu hút những ai cầm nó trên tay.
(*) Giám đốc Công ty Tư vấn Vietnam Global Network, Singapore
