Xử lý cổ tức thế nào nếu không liên lạc được với cổ đông?

(KTSG) - Trong một dịp trao đổi chuyên môn gần đây liên quan đến khía cạnh Luật Doanh nghiệp và thuế, chúng tôi nhận được câu hỏi khá thú vị: “Khi công ty (cổ phần) quyết định chia cổ tức là tiền nhưng không liên lạc được với cổ đông và cũng không có thông tin tài khoản của cổ đông, thì phần cổ tức mà cổ đông ấy được hưởng sẽ được xử lý như thế nào?”.

Đáng chú ý là tình trạng này không phải là hãn hữu mà rất phổ biến, đặc biệt là trong các công ty cổ phần được hình thành từ quá trình cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước.

• Dòng tiền ‘gia nhiệt’, chứng khoán có động lực chiếm mốc 1.500 điểm
• Thị trường chứng khoán cần thêm nhiều cổ đông chủ động

Do gặp khó khăn trong việc theo dõi khoản này trong nhiều năm, nên nhiều công ty đã tìm cách để “xử lý” tài khoản này để sổ sách kế toán được “gọn” hơn. Theo đó, đã có một số ý tưởng đề cập hạch toán vào thu nhập khác. Từ đó, các doanh nghiệp đang triển khai theo hai cách như sau:

(i) Trình Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thông qua việc ghi nhận khoản tiền này vào “thu nhập khác” sau một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 3 năm, 5 năm) nếu cổ đông không đến nhận.

(ii) Vận dụng cơ chế xử lý tài sản vô chủ (điều 228 Bộ luật Dân sự 2015). Theo ý tưởng này, sau khi doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo công khai, nếu cổ đông vẫn không đến nhận cổ tức trong một thời gian dài (ví dụ 3 năm, 5 năm), thì có thể coi khoản cổ tức này là tài sản vô chủ và xử lý theo điều 228 Bộ luật Dân sự 2015 - tức là doanh nghiệp có quyền xác lập quyền sở hữu đối với tài sản vô chủ sau khi đã thực hiện các thủ tục cần thiết.

Giá trị pháp lý của các lựa chọn

Chúng tôi cho rằng cả hai hướng xử lý này đều thiếu cơ sở pháp lý cần thiết. Cụ thể:

Theo điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ không có thẩm quyền tước bỏ quyền hưởng cổ tức của cổ đông. Quyền này là quyền tài sản hợp pháp, được pháp luật bảo vệ tại điều 32 Hiến pháp 2013 và điều 163 Bộ luật Dân sự 2015 - theo đó, chỉ có luật mới được phép hạn chế quyền sở hữu. Do vậy, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khoản cổ tức chưa trả vào “thu nhập khác” khi có căn cứ chắc chắn rằng nghĩa vụ trả cổ tức đã chấm dứt (ví dụ: theo bản án, quyết định có hiệu lực của cơ quan có thẩm quyền xác định cổ đông không còn quyền nhận). Trong khi đó, quyền nhận cổ tức là quyền hợp pháp, không mất đi theo thời gian, trừ khi có quy định khác của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Việc tự ý kết chuyển khoản cổ tức của cổ đông mất liên lạc vào thu nhập khác tiềm ẩn rủi ro pháp lý đáng kể, đặc biệt khi bị kiểm toán, thanh tra thuế hoặc cổ đông khiếu nại, vì hành vi này có thể bị xem là xâm phạm quyền tài sản của cổ đông.

Việc cổ đông mất liên lạc không đồng nghĩa với việc họ từ bỏ quyền sở hữu hoặc quyền hưởng cổ tức. Do vậy, kể cả khi doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các biện pháp thông báo, việc coi cổ tức chưa nhận là tài sản vô chủ vẫn không có cơ sở pháp lý.

Đối với ý tưởng coi khoản cổ tức là tài sản vô chủ thì lại càng không đúng về bản chất pháp lý. Điều 228 Bộ luật Dân sự 2015 chỉ áp dụng cho tài sản không xác định được chủ sở hữu hoặc chủ sở hữu đã từ bỏ quyền sở hữu. Trong khi đó, cổ tức gắn liền với cổ phần của cổ đông, và chủ sở hữu của cổ phần được xác định rõ ràng trong sổ đăng ký cổ đông. Việc cổ đông mất liên lạc không đồng nghĩa với việc họ từ bỏ quyền sở hữu hoặc quyền hưởng cổ tức. Do vậy, kể cả khi doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các biện pháp thông báo, việc coi cổ tức chưa nhận là tài sản vô chủ vẫn không có cơ sở pháp lý. Khoản cổ tức này vẫn là tài sản thuộc quyền sở hữu của cổ đông, được Hiến pháp 2013 (điều 32) và Bộ luật Dân sự 2015 (điều 163) bảo vệ. Nếu doanh nghiệp tự ý ghi nhận vào thu nhập khác hoặc định đoạt, sẽ tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng, bao gồm khả năng bị yêu cầu hoàn trả hoặc bị xử lý vi phạm về quyền tài sản.

Như vậy, ngay cả sau khi đã thông báo hợp lệ, cổ tức của cổ đông mất liên lạc vẫn không thể coi là tài sản vô chủ. Hướng xử lý phù hợp hơn là doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận nghĩa vụ trả cổ tức trên sổ sách kế toán, đồng thời công khai danh sách và giá trị cổ tức chưa nhận, bảo lưu quyền cho cổ đông đến nhận bất cứ lúc nào theo quy định pháp luật.

Tóm lại, việc ghi nhận vào thu nhập khác khi chưa đủ điều kiện sẽ vi phạm nguyên tắc kế toán thận trọng, có thể bị yêu cầu điều chỉnh lại trong kiểm toán hoặc thanh tra tài chính.

Một vài gợi ý cách xử lý

Lợi nhuận chưa phân phối là một trong những cấu phần của vốn chủ sở hữu (Vốn chủ sở hữu bao gồm: (i) Vốn góp của chủ sở hữu; (ii) Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối; (iii) Các quỹ, vốn khác thuộc vốn chủ sở hữu). Nhìn từ khía cạnh kế toán, khi ĐHĐCĐ quyết định chia cổ tức bằng tiền, phần lợi nhuận chưa phân phối được chuyển thành nghĩa vụ phải trả cho cổ đông. Khoản này được ghi nhận vào sổ kế toán và chỉ được xóa khi công ty hoàn tất nghĩa vụ chi trả. Việc không liên lạc được với cổ đông không làm mất nghĩa vụ thanh toán của công ty, cũng không làm thay đổi bản chất pháp lý của khoản cổ tức - đây vẫn là quyền tài sản của cổ đông hợp pháp, chỉ chưa được thực hiện trên thực tế.

Nếu doanh nghiệp tự ý ghi nhận vào thu nhập khác hoặc định đoạt, sẽ tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng, bao gồm khả năng bị yêu cầu hoàn trả hoặc bị xử lý vi phạm về quyền tài sản.

Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải tiếp tục ghi nhận khoản phải trả trên tài khoản 338, đồng thời lập danh sách chi tiết các cổ đông chưa nhận cổ tức, lý do chưa chi trả và giá trị tương ứng. Đây là phương án thận trọng và đúng nguyên tắc kế toán, bảo đảm doanh nghiệp không vi phạm nghĩa vụ tài chính với cổ đông. Mặc dù nếu kéo dài qua nhiều năm, khoản mục này làm phình số dư phải trả và gây khó khăn trong công tác kiểm toán, báo cáo tài chính, nhưng với quy định của pháp luật doanh nghiệp, kế toán và thuế hiện nay, đó là giải pháp duy nhất mà không có lựa chọn khác.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tăng cường xác minh thông tin cổ đông hoặc người thừa kế, thông qua cơ quan lưu ký chứng khoán, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc thông báo công khai trên phương tiện truyền thông.

(*) Công ty Luật TNHH LSG
(**) Công ty Luật TNHH BTB