Được mùa hội thảo qua video
H. Minh
 |
| Ông Justin Forer trò chuyện với đồng nghiệp ở bang Pennsylvania ngay tại nhà mình ở bang Miami (Mỹ). |
(TBVTSG) – Một thời gian dài bị cho là công cụ dành cho các công ty giàu có vì chi phí sử dụng cao, hội thảo qua video (video conferencing) gần đây đã được nhiều công ty chú ý. Tuy vẫn là một dịch vụ có chi phí cao nhưng trên thực tế nó đã giúp các công ty đạt được sự tăng trưởng đáng kể từ thời điểm suy thoái đến phục hồi kinh tế.
Tác động của sự suy thoái kinh tế và cuộc khủng hoảng giao thông hàng không do tro bụi núi lửa gây ra ở châu Âu vào tháng Tư vừa qua khiến ngày càng có nhiều công ty thử nghiệm xu hướng hội thảo qua video.
Theo công ty nghiên cứu Gartner, doanh thu của lĩnh vực hội thảo qua video tăng trưởng trong thời kỳ suy thoái kinh tế và sự tăng trưởng này dự kiến sẽ tiếp diễn khi nền kinh tế phục hồi.
Gartner dự báo doanh thu của lĩnh vực này sẽ tăng lên 8,6 tỷ đô-la Mỹ vào năm 2013, so với chưa đến 4,3 tỷ đô-la trong năm 2009. Vấn đề đặt ra là liệu các cuộc họp ảo có thay thế được những chuyến công tác hay không?
Nhiều lợi ích
Là nhà tư vấn công nghệ của công ty IBB Consulting Group, ông Justin Forer, sống tại bang Miami (Mỹ) đáp khoảng 100 đến 150 chuyến bay đi công tác mỗi năm. Đồng thời ông cũng tham gia từ một đến bốn cuộc hội thảo qua video mỗi ngày.
Câu trả lời của ông là: “Tôi thật sự tin rằng hội thảo từ xa có thể giúp ích, nhất là đối với việc cập nhật và làm rõ thông tin về dự án. Dù vậy, đối với những công việc như thiết lập chiến lược, tìm kiếm đối tác kinh doanh mới thì một chuyến công tác vẫn tỏ ra hiệu quả hơn”.
Giáo sư Patricia L. Mokhtarian, chủ nhiệm chương trình chính sách và công nghệ giao thông vận tải tại Đại học California ở thành phố Davis (Mỹ), cho rằng hội thảo qua video phù hợp với những hoạt động trao đổi thông tin diễn ra thường xuyên, như các cuộc họp thường kỳ của một nhóm quản lý.
Còn theo Laura Neumann, nhà nghiên cứu cấp cao của Microsoft, công nghệ này cho phép tiến hành các hoạt động trong một tiến trình công việc thường lệ bất chấp người tham gia không ở cùng một chỗ.
Ngoài ra, hội thảo qua video có thể được dùng trong trường hợp khẩn cấp, như những gì đã xảy ra trong cuộc khủng hoảng hàng không ở châu Âu. Khi đó, các công ty cung cấp dịch vụ này bị quá tải bởi cuộc gọi của những người không thể đến các cuộc hẹn.
Trong số này có ông Stephen Prentice, một nhà phân tích của công ty Gartner. Ông bị mắc kẹt ở London (Anh) khi đang trên đường đến thành phố San Diego (Mỹ) dự một hội thảo và phát biểu ở đó. Để đối phó với sự cố bất ngờ này, ông Prentice cùng với các chuyên gia kỹ thuật ở San Diego và London đã mất ba ngày mới tìm ra cách giúp ông đọc bài phát biểu từ xa.
Vẫn cần những chuyến công tác
Cho dù là giải pháp chính hay tạm thời, thì hội thảo qua video vẫn còn những vấn đề về kỹ thuật, như chất lượng âm thanh và hình ảnh của các cuộc đàm thoại. Charles Stucki, người phụ trách bộ phận TelePresence của Cisco, nhận định: “Các trục trặc kỹ thuật, nếu xảy ra, sẽ thật sự làm gián đoạn diễn biến tự nhiên của cuộc đối thoại”. Ông cho biết mục tiêu của dịch vụ hội thảo từ xa TelePresence – với chất lượng âm thanh, hình ảnh cao, bàn họp và màn hình lớn – là mang lại cảm giác rằng những người tham gia hội thảo đang có mặt ở cùng phòng họp.
Chi phí cho một dịch vụ chất lượng cao như thế không hề thấp chút nào. Một dịch vụ TelePresence của Cisco với ba màn hình có tổng chi phí từ 10.000 đô-la đến 20.000 đô-la/tháng. Tuy nhiên, theo ông Stucki, những dịch vụ chất lượng cao như thế có thể giúp nhiều công ty tiết kiệm đáng kể về mặt tiền bạc và thời gian dành cho những chuyến đi công tác.
Dù vậy, ông Stucki cho rằng việc ứng dụng công nghệ hội thảo qua video không có nghĩa là “bạn sẽ không bao giờ đi công tác nữa”. Chẳng hạn như bản thân ông Stucki thích có mặt Na Uy vào tháng Tư vừa qua để ăn mừng thương vụ mua lại công ty hội nghị qua video Tandberg của Cisco. Nhưng tro bụi núi lửa khiến ông bị mắc kẹt ở London (Anh) và buộc phải ăn mừng cùng với hàng trăm nhân viên ở chín thành phố khác trên thế giới thông qua video. Theo ông Stucki, một chuyến đi sẽ giúp ích hơn nhiều đối với những hoạt động như ăn mừng một thương vụ thành công, dùng bữa với khách hàng hoặc trò chuyện riêng tư với đồng nghiệp.
Ngoài ra, theo giáo sư Mokhtarian, các chuyến công tác còn vượt trội loại hình hội thảo trên trong những công việc như tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới, bắt đầu một dự án, giải quyết tranh cãi hoặc cung cấp thông tin xấu. Bà nói: “Đôi lúc nội dung cuộc gặp không quan trọng bằng bản chất việc bỏ ra thời gian đến dự cuộc gặp. Bên cạnh đó, một số chuyến công tác có thể mang lại niềm vui và chứng tỏ vị thế của người đảm nhận”.
(The New York Times)
