Kỹ sư chất lượng: Những khó khăn thường gặp (*)
Ngô Văn Toàn (Công ty Global CyberSoft Việt Nam)
 |
| Các nữ kỹ sư chất lượng đang làm việc tại Công ty Global CyberSoft Vietnam. |
(TBVTSG) - Trong thực tế, không có giới hạn về những kiến thức và kỹ năng mà một kỹ sư chất lượng cần phải có. Kiến thức và kinh nghiệm thực tế về quản trị dự án và phát triển phần mềm càng nhiều càng giúp ích cho công việc của kỹ sư chất lượng.
Khung kiến thức và kỹ năng cần có
Một trong những khung kiến thức nổi tiếng nhất là CSQA do tổ chức QAI Ấn Độ [*] phát triển và hỗ trợ. Theo khung kiến thức này, chuyên gia chất lượng cần được trang bị hoặc phải có kiến thức trong 10 nhóm sau:
- Các khái niệm và nguyên tắc cơ bản về chất lượng (Quality Principles and Concepts): bao gồm các kiến thức cơ bản nhất được sử dụng phổ biến ở các hệ thống quản lý chất lượng phần mềm và các tổ chức khác nhau. Kỹ sư chất lượng phải hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản để có thể sử dụng chúng đúng đắn.
- Lãnh đạo chất lượng (Quality Leadership): yếu tố quan trọng bậc nhất để triển khai và áp dụng thành công các hệ thống quản lý chất lượng. Cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất, nhằm tạo ra môi trường hỗ trợ việc thực thi các quy trình quản lý và kiểm soát chất lượng.
- Chuẩn chất lượng (Quality Baselines): bao gồm các tiêu chuẩn về chất lượng; tính hiệu quả, năng suất và sự hài lòng của khách hàng; các phương pháp sử dụng để thiết lập các chuẩn chất lượng; các mô hình chất lượng chuẩn như ISO, CMM/CMMi.
- Bảo đảm chất lượng (Quality Assurance): quy trình sản xuất phần mềm và dịch vụ; cải tiến quy trình để đạt được các mục tiêu của tổ chức; các chức năng kiểm soát chất lượng; kế hoạch bảo đảm chất lượng cho dự án; các công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng; sự khác biệt giữa kiểm soát nội bộ và bảo đảm chất lượng.
- Lập kế hoạch chất lượng (Quality Planning): quy trình hiện thực hóa nhằm đạt các mục tiêu về chất lượng của tổ chức và dự án; chu trình quản lý và lập kế hoạch; tích hợp kế hoạch quản lý chất lượng vào các kế hoạch dự án và kế hoạch kinh doanh.
- Định nghĩa, phát triển, thực thi và cải tiến quy trình làm việc (Define, Build, Implement, and Improve Work Process): các thành phần của một quy trình, làm thế nào để định nghĩa một quy trình làm việc, làm thế nào để cải tiến hiệu quả và năng lực của quy trình.
- Các thông lệ kiểm soát chất lượng (Quality Control Practices): bao gồm các thông lệ sử dụng để kiểm soát chất lượng xuyên suốt quá trình phát triển phần mềm. Các thông lệ này liên quan đến hai quy trình quan trọng là kiểm định (verification) và thẩm định (validation).
- Đo lường chất lượng (Metrics and Measurement): các khái niệm về đo lường và cách sử dụng chúng trong môi trường phát triển phần mềm; các số đo về chất lượng phần mềm; làm thế nào để thiết lập một chương trình đo lường phần mềm có hiệu quả.
- Kiểm soát và bảo mật nội bộ (Internal Control and Security): khái niệm về kiểm soát và bảo mật nội bộ; phòng ngừa, phát hiện và sửa lỗi; các mô hình kiểm soát nội bộ, các thông lệ được sử dụng để xây dựng hệ thống bảo mật nội bộ.
- Gia công, phần mềm mua ngoài và chất lượng gia công (Outsourcing, COST and Contracting Quality): thuê ngoài, hoặc mua phần mềm đã được phát triển để hỗ trợ cho dự án phát triển phần mềm; vấn đề kiểm soát chất lượng phần mềm khi thuê ngoài.
Các kỹ sư chất lượng có thể dựa vào khung kiến thức trên đây để có kế hoạch tự học, hoặc tham gia các khóa huấn luyện.
Các khó khăn mà kỹ sư chất lượng thường gặp phải
Trong thực tế, để làm tốt công việc, tương tự với các vị trí công việc khác, các kỹ sư chất lượng thường đối mặt với nhiều thách thức. Những thách thức này đôi lúc liên quan đến cả hệ thống, chứ không đơn giản liên quan đến nỗ lực hoặc năng lực cá nhân. Người kỹ sư chất lượng nhiều kinh nghiệm phải hiểu rõ các thách thức này để có thể có những hành động phù hợp.
Một số thách thức thường gặp nhất bao gồm:
• Trách nhiệm và chức năng không rõ ràng. Trong thực tế, chức năng và quyền hạn của kỹ sư chất lượng là một vấn đề gây nhiều bàn cãi và có sự khác nhau giữa các công ty. Trong khi chức năng của kỹ sư kiểm định là tương đối rõ ràng, thì khá nhiều người vẫn còn lấn cấn và không hiểu rõ hết chức năng của kỹ sư chất lượng, ngay cả các trưởng dự án.
Trong nhiều tình huống, có sự nhầm lẫn giữa chức năng giám sát việc tuân thủ quy trình của kỹ sư chất lượng, với chức năng giám sát tiến độ và toàn diện các vấn đề xảy ra trong dự án, kể cả chất lượng sản phẩm của trưởng dự án. Về nguyên tắc, trưởng dự án là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động xảy ra trong dự án và là người chịu trách nhiệm sau cùng về chất lượng của sản phẩm, do đó, đôi khi vai trò liên quan đến chất lượng của kỹ sư chất lượng là không rõ ràng và bị méo mó.
Do “lấn cấn” về việc hiểu đúng trách nhiệm và công việc của kỹ sư chất lượng, có hai kiểu suy nghĩ không đúng, và cả hai đều ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc của kỹ sư chất lượng:
- Xem kỹ sư chất lượng là người “giúp” trưởng dự án chăm lo mảng quy trình, phát triển và giám sát quy trình, đôi lúc giúp theo dõi tiến độ dự án, giám sát tiến độ sửa lỗi, hoặc phụ giúp đánh giá xem các tài liệu dự án có được làm đúng hay không. Từ suy nghĩ này, hoạt động của kỹ sư chất lượng mất dần tính độc lập, và gần như trở thành một “thành viên” dự án dưới sự quản lý của trưởng dự án.
- Xem kỹ sư chất lượng là một lực lượng chuyên “theo dõi” để tìm kiếm những sai sót xảy ra trong dự án, nhằm báo cáo cấp trên. Quan điểm này đặt kỹ sư chất lượng vào tình thế “đối lập” với dự án, từ đó xuất hiện tâm lý đối phó hoặc cao hơn là bất hợp tác giữa các thành viên của dự án với các hoạt động của kỹ sư chất lượng.
• Thiếu năng lực và thiếu tự tin. Trở thành một kỹ sư chất lượng giỏi trong thực tế hoàn toàn không dễ dàng. Một số kinh nghiệm cho thấy một kỹ sư chất lượng giỏi nhất thiết phải kinh qua và có kinh nghiệm nhất định về các hoạt động trong dự án, từ kỹ thuật phát triển phần mềm, các công cụ hỗ trợ lập trình đến kiến thức quản trị dự án, thậm chí các kỹ năng mềm.
Làm sao một kỹ sư chất lượng có thể đánh giá một quy trình kỹ thuật hay quản lý, hoặc một tài liệu kỹ thuật nào đó có tuân thủ các tiêu chuẩn và đạt các yêu cầu chất lượng đề ra hay không, nếu anh ta không có hiểu biết nhất định về các lĩnh vực này? Ngược lại, sự đánh giá của anh ta sẽ chỉ là hời hợt, không bao giờ đạt tới độ sâu cần thiết.
Tuy nhiên, trong thực tế, đặc biệt ở các công ty phần mềm Việt Nam, rất ít kỹ sư chất lượng có xuất thân hoặc kinh nghiệm thực thụ từ lĩnh vực kỹ thuật và quản trị dự án. Phần lớn trưởng thành qua quá trình tự đào tạo và rút tỉa kinh nghiệm từ những “va chạm” trong quá trình thực hiện công việc.
Và kết quả là sự thiếu kinh nghiệm dẫn đến sự thiếu tự tin của các kỹ sư chất lượng. Trong nhiều trường hợp, kỹ sư chất lượng dễ dàng đạt được sự “thỏa hiệp” với nhóm phát triển dự án, đặc biệt là trưởng dự án. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ các hoạt động và kết quả làm việc của kỹ sư chất lượng.
• Thiếu kỹ năng mềm. Kỹ năng mềm cần thiết cho mọi vị trí khác nhau trong các dự án, tuy nhiên chúng đặc biệt quan trọng đối với kỹ sư chất lượng. Trong thực tế, một lập trình viên giỏi, thiếu kỹ năng mềm, vẫn có thể làm việc tốt mặc dù có nhiều trở ngại để anh ta có thể làm việc tốt hơn. Tuy nhiên, kỹ sư chất lượng nếu thiếu kỹ năng mềm thì hầu như làm việc sẽ không hiệu quả.
Mặt khác, do nguyên tắc hoạt động độc lập, cái nhìn của kỹ sư chất lượng có thể không cùng một hướng với cái nhìn của những thành viên trong dự án. Do đặc thù này mà kỹ năng mềm – bao gồm kỹ năng về giao tiếp, trình bày vấn đề, kỹ năng lắng nghe – hết sức quan trọng đối với kỹ sư chất lượng. Kết quả công việc của các kỹ sư chất lượng, dù có cùng mức độ kinh nghiệm và kiến thức, có thể khác nhau rất nhiều nếu có sự chệnh lệch về các kỹ năng mềm.
• Các sai sót phổ biến của kỹ sư chất lượng. Sai sót xuất hiện trong mọi lĩnh vực, với kỹ sư chất lượng, do một số khó khăn liên quan đến đặc thù hoạt động của mình, họ thường gặp các sai sót sau :
Quá chú trọng vào việc chỉnh sửa và “o bế” tài liệu.
Sự yếu kém này thường có nguồn gốc từ việc hiểu sai, hoặc hạn chế về kiến thức và năng lực của kỹ sư chất lượng. Thay vì chú trọng các hoạt động thực tế xảy ra trong dự án, kỹ sư chất lượng đặt hết chú tâm vào kiểm soát tài liệu, xem chúng có được định dạng đúng không, có theo đúng biểu mẫu không. Trong thực tế điều này cũng cần thiết về mặt chất lượng, tuy nhiên nó chỉ là một phần, và nếu không hiểu rõ bản chất, hoạt động này sẽ chỉ mang tính hình thức và không thực sự giúp ích cho dự án
Một biến tướng khác của yếu kém này là việc chỉnh sửa tài liệu sau khi hành động đã xảy ra, về bản chất là một dạng “tân trang” tài liệu, do nó không mang ý nghĩa nhiều về mặt hành động, mặc dù nó vẫn cần thiết trên phương diện tài liệu hóa cho dự án.
Phát hiện nguy cơ quá muộn.
Bản chất của các hoạt động bảo đảm chất lượng là hướng đến các cảnh báo mang tính phòng ngừa, tức là kỹ sư chất lượng phải “thấy” trước những hiện tượng vi phạm quy trình hoặc tiêu chuẩn, trước mắt thường có thể chưa, nhưng sẽ gây ra khó khăn cho dự án. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, những phát hiện của kỹ sư chất lượng thực tế không còn ý nghĩa cảnh báo nữa, vì các khó khăn đã thực sự xảy ra.
Không hiểu đặc điểm và hiện trạng của dự án.
Đây là sai sót thường gặp, đặc biệt với những kỹ sư chất lượng yếu kém về kinh nghiệm, hoặc cùng một lúc giám sát nhiều dự án, hoặc dự án có những đặc trưng về kỹ thuật hoặt quản lý quá phức tạp. Trong những trường hợp này, kỹ sư chất lượng không hiểu rõ đặc thù của dự án, do đó các quy trình đề xuất hoặc xem xét cũng không chính xác. Đến giai đoạn thực hiện, việc không hiểu hoặc hiểu sai thực trạng dự án sẽ làm xuất hiện những báo cáo xa rời thực tế hoặc chỉ tập trung vào những vấn đề không phản ánh đúng những tiêu điểm quan trọng về chất lượng.
Mặt khác, việc không hiểu thực trạng dự án dễ làm xuất hiện tình trạng bất hợp tác giữa kỹ sư chất lượng và các thành viên dự án, do không có được tiếng nói chung trong các vấn đề do kỹ sư chất lượng đề xuất và báo cáo.Đánh mất nguyên tắc hoạt động độc lập.
Độc lập là nguyên tắc cơ bản và xuyên suốt của kỹ sư chất lượng, mất vai trò này hiệu quả của kỹ sư chất lượng sẽ giảm đáng kể. Trong thực tế điều này không hiếm khi xảy ra. Trong hầu hết trường hợp, kỹ sư chất lượng bị ảnh hưởng bởi trưởng dự án, bị thuyết phục bởi trưởng dự án và do đó hoạt động mất dần tính độc lập. Lưu ý là nguyên tắc độc lập không đối lập hay mâu thuẫn với nguyên tắc làm việc phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau giữa kỹ sư chất lượng và các thành viên của dự án.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng vi phạm nguyên tắc độc lập, các nguyên nhân thông thường nhất bao gồm: cơ chế trách nhiệm và quyền hạn không rõ ràng, kỹ sư chất lượng yếu kém về năng lực, không hiểu các đặc thù về kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp kém, ngại va chạm, phối hợp kém, tình trạng bất hợp tác…
Một khi mất vai trò độc lập, cái nhìn độc lập cũng mất đi, các báo cáo của kỹ sư chất lượng sẽ chỉ phản ánh những suy nghĩ một chiều của dự án, tính cảnh báo phòng ngừa sẽ không còn nữa.
Kết luận
Để phát triển về chiều sâu và từng bước tiếp cận thị trường thế giới trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam không còn con đường nào khác là phải nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm thỏa mãn các mô hình và tiêu chuẩn quốc tế. Để làm được điều đó, cải tiến năng lực, quy trình sản xuất và quản lý là một trong những hoạt động mang tính nền tảng, trong đó không thể thiếu vai trò của kỹ sư chất lượng.
Mặc dù kỹ sư chất lượng có ý nghĩa quan trọng và không mới trong các mô hình phát triển phần mềm, nhưng vai trò của lực lượng này vẫn còn khá mới, chưa rõ hoặc chưa được quan tâm thích đáng tại một số công ty phần mềm ở Việt Nam. Việc hiểu đúng vai trò và lợi ích của lực lượng này sẽ giúp các công ty cân nhắc đầu tư thích đáng, hướng đến việc thiết lập các chính sách và quy trình hoạt động hợp lý, từng bước giúp công ty hoàn thiện và nâng cao năng lực của quy trình làm việc đồng thời độc lập giám sát việc thực thi quy trình trong các dự án, giúp việc quản trị dự án ngày càng hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn, đáp ứng các tiêu chuẩn và mô hình quốc tế.
_____________________________
Tài liệu tham khảo:
- Software Assurance Technology Center (SATC) http://satc.gsfc.nasa.gov
- CMMI® for Development, Version 1.2 , 2006
- ISO 9001:2000 Requirements
(*) Xem thêm TBVTSG, số 20-09, ra ngày 10-11-2009.
