Liệu cơm gắp mắm
(TBVTSG) - Việc ứng dụng, xây dựng hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) nên thực hiện như thế nào để giúp quản lý doanh nghiệp có hiệu quả ? Trên thực tế, việc đầu tư cho CNTT luôn là bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, ở các khoản như chi phí bản quyền phần mềm, hệ thống, con người…
Những mối băn khoăn này đã được chia sẻ tại buổi hội thảo “Làm thế nào để ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp với chi phí thấp nhất?”, do Câu lạc bộ Doanh nhân 2030 (trực thuộc Saigon Times Club) phối hợp với Công ty BOM Education và Trung tâm Công nghệ phần mềm SSP tổ chức.
Đầu tư hệ thống CNTT trong doanh nghiệp
Ông Mai Hạo Nhiên, Tổng giám đốc Trung tâm NTIS, Giám đốc OSENCO và Chủ tịch Netmark Việt Nam, đã khái quát nhu cầu thiết yếu về CNTT tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Theo ông, tùy vào cấu trúc và quy mô của doanh nghiệp, CNTT có thể được ứng dụng cho những công việc từ đơn giản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, trao đổi, cộng tác...) đến phức tạp (quảng bá, tiếp thị, sản xuất, cung ứng, tích lũy kinh nghiệm…). Theo đó, doanh nghiệp có thể đầu tư vào CNTT theo vòng khép kín gồm bốn giai đoạn như sau:
- Xây dựng cơ sở hạ tầng. Giai đoạn này doanh nghiệp đầu tư mua máy tính, thiết lập mạng nội bộ, kết nối Internet và viễn thông, xây dựng hệ thống lưu trữ và trao đổi dữ liệu, hệ thống an ninh cơ bản…
- Nâng cao khả năng cộng tác. Doanh nghiệp bắt đầu thiết lập trang web, e-mail, lịch công tác, hội thoại, diễn đàn, e-learning, soạn thảo trực tuyến…
- Tự động hóa quy trình kinh doanh. Lúc này, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…
- Ứng dụng toàn diện. Đây là giai đoạn phát triển CNTT cấp cao với việc hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quy trình kinh doanh…
Ông Nhiên cho biết, sau khi đã thiết lập hoàn chỉnh hệ thống CNTT nội bộ vừa kể, doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc kết nối quy trình kinh doanh của mình với bên ngoài. “Các công nghệ thích hợp cho quá trình này có thể là cổng giao dịch doanh nghiệp, hệ thống trao đổi dữ liệu cho thương mại điện tử, mạng diện rộng… Tiếp theo đó, do CNTT thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp cần nghĩ đến những công nghệ có thể ứng dụng trong tương lai, chẳng hạn web 2.0 được triển khai từ năm 2006 thay cho web 1.0 có trước đó 10 năm,” ông Nhiên nói.
Làm sao ít tốn kém nhất?
Ông Nhiên nêu một số giải pháp cơ bản cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi muốn đầu tư vào hệ thống CNTT với chi phí thấp nhất. Theo đó, trước hết doanh nghiệp cần “nghĩ lớn” (nghĩ về ứng dụng của hệ thống CNTT trong tương lai tại doanh nghiệp mình) nhưng lại “bắt đầu nhỏ” (công nghệ, thiết bị chỉ nên vừa tầm phát triển hiện nay của doanh nghiệp); đưa vào “sử dụng ngay” hệ thống được triển khai và “tăng dần đều đặn” mức đầu tư nâng cấp hệ thống.
Cụ thể hóa các giải pháp này, ông Nhiên cho biết trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ thực trạng hoạt động của doanh nghiệp và nhu cầu về CNTT để đầu tư đúng mức. Theo đó, doanh nghiệp phải có tổ chức tốt về cơ cấu, các quy trình cần được chuẩn hóa trước khi nghĩ đến chuyện đầu tư hệ thống CNTT. Kế đến, cần xây dựng thiết kế tổng thể và lộ trình thực hiện việc đầu tư vào CNTT. Việc này, theo ông Nhiên, nhằm tránh việc đầu tư manh mún hoặc quá sức so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Sau khi đã hoàn thành hai bước nói trên, doanh nghiệp nên triển khai việc đầu tư từng bước ; đầu tư đến đâu cần sử dụng ngay công nghệ/thiết bị để còn kịp chỉnh sửa. Để giảm chi phí đến mức thấp nhất, ông Nhiên gợi ý doanh nghiệp có thể tận dụng các thành phần rẻ tiền cho việc lắp đặt toàn bộ hệ thống, hoặc tìm kiếm các phương thức có hiệu quả như sử dụng phần mềm mã nguồn mở với các thành phần được lắp ghép. Theo đó, tùy vào mức độ riêng biệt của phần mềm mã nguồn mở được ứng dụng trong doanh nghiệp, chi phí sở hữu phần mềm này thấp hay cao mà doanh nghiệp có thể sử dụng cách thức lắp ghép phần mềm mã nguồn mở như sau:
- Tự làm phần mềm riêng. Cách này tạo tính khác biệt sản phẩm cao, có độ phù hợp cao khi áp dụng cho doanh nghiệp nhưng chi phí phải bỏ ra cũng cao.
- Mua phần mềm làm sẵn. Cách này có chi phí cao nhưng mức độ khác biệt sản phẩm thấp, khó ứng dụng vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
- Thuê phần mềm từ dịch vụ bên ngoài. Chi phí bỏ ra thấp nhưng mức độ khác biệt sản phẩm cũng thấp, vì thế cũng khó ứng dụng trong doanh nghiệp.
- Lắp ghép các thành phần của phần mềm. Cách này không tốn nhiều về chi phí, đồng thời doanh nghiệp có được sản phẩm phù hợp với hệ thống của mình. Tất nhiên, việc này lại đòi hỏi trình độ nhất định về CNTT tại doanh nghiệp.
Theo ông Nhiên, việc sử dụng phần mềm mã nguồn mở ngoài việc tiết giảm chi phí đến mức thấp nhất, còn có lợi ở chỗ doanh nghiệp có vô số khả năng lựa chọn với hơn 150.000 phần mềm và dự án có mã nguồn mở.
Nhìn chung, việc xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp bằng CNTT không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc các giải pháp và chi phí, theo ông Nhiên, quan trọng là doanh nghiệp phải có định hướng chiến lược, tức cần phải xác định mình sẽ đi đâu, muốn có những công cụ gì và cần phải làm gì để sở hữu những công cụ/công nghệ ấy. Bên cạnh đó, việc thực hiện quản lý bằng CNTT thường xảy ra cùng một lúc với tái cấu trúc công ty nên rất cần có sự đồng thuận, thống nhất nhận thức trong nội bộ doanh nghiệp để cùng cam kết thực hiện.
Doanh nghiệp cũng cần chọn đúng người để thực hiện quy trình đầu tư hệ thống quản lý bằng CNTT. Cụ thể, nên thành lập một bộ phận chuyên trách việc này, trong đó nên có các thành phần thuộc bộ phận kinh doanh, tài chính, nhân sự chứ không chỉ là các nhân viên phòng ban CNTT.
“Tốt nhất, việc này nên có sự chỉ đạo từ ban giám đốc, để mọi người có thể biết công việc của nhau và cùng phối hợp thực hiện có hiệu quả. Sau cùng, việc đầu tư một hệ thống quản lý bằng CNTT cũng giống như ta đang khám phá một thế giới khác. Cần có sự trải nghiệm, học hỏi, tái thiết kế và thậm chí… trả giá để có thành công,” ông Nhiên kết luận.
PHÚC HỒNG TRẦN
