Những kỹ năng cơ bản cho “tân binh”
 |
| Minh họa: Khều |
(TBVTSG) - Có thể khởi đầu bạn là một nhân viên bình thường, nhưng không ai có thể ngăn bạn ước mơ vươn đến vị trí trưởng nhóm hay cao hơn nữa. Con đường này, với nhiều người, có khi chẳng đạt đến đích như mong muốn, nhưng những kỹ năng họ có được là vô giá.
Theo tạp chí CIO, có 30 kỹ năng cơ bản để một nhân viên cần trang bị và sử dụng nhuần nhuyễn trước khi có thể làm sếp. Còn MSN.com cho rằng bí kíp này có đến 75 kỹ năng. Ngoài những kỹ năng về CNTT, những “tân binh” cũng được khuyên nên chủ động tham gia vào những công việc chung, học cách làm việc theo nhóm và trên hết vẫn là tận dụng thế mạnh của CNTT vào công việc của mình.
Kỹ năng cơ bản trong văn phòng
Máy tính bị lỗi Windows, Microsoft Office hay các chương trình ứng dụng báo lỗi. Hoặc máy tính không in được, không nhận diện được chương trình driver khi có thiết bị gắn vào cổng USB, đụng driver làm cho máy bị reset, card mạng không nhận diện được hay lỏng cable, không vào được Internet. Không chép được file cũng như không gõ được tiếng Việt. Máy tính bị nhiễm virus. Máy in và photocopy hết giấy...
Ở một doanh nghiệp, những điều này được cho là “chuyện nhỏ” nên thường được giao phó cho một bạn nam nhanh nhạy trong phòng, hoặc do nhân viên kỹ thuật phụ trách mạng nội bộ đảm nhận. Điều này không còn đúng khi môi trường làm việc ngày càng đòi hỏi bạn những kỹ năng làm việc độc lập, không có người trợ giúp.
Trong điều kiện kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp buộc phải sa thải nhân viên để làm tinh gọn bộ máy, những người giỏi kỹ năng xử lý máy móc thiết bị có nhiều cơ hội được trọng dụng hơn so với những người thiếu hoặc yếu kém. Vậy bạn sẽ trui rèn kỹ năng này ra sao ?
Một trong những điều bạn cần làm mỗi ngày hoặc dùng công cụ có sẵn để làm là sao lưu dữ liệu (back up). Thông thường, việc sao lưu dữ liệu không bao giờ thừa và nên thực hiện định kỳ. Nên dành ổ cứng riêng cho việc sao lưu dữ liệu. Ngoài dữ liệu được cập nhật, bạn nên sao lưu cả những dữ liệu khác như e-mail, Favorites… Đôi khi bạn nhớ là đã lưu một file nào đó trên máy tính của mình trong thư mục nào đó, nhưng khi tìm lại thì chẳng thấy đâu. Do vậy, sau khi sao lưu, nên hệ thống hóa các thư mục lưu dữ liệu để thuận lợi khi tìm lại.
Nếu bạn là người mới vào làm việc, cần lưu ý loại máy lạnh đang dùng trong phòng, remote thường đặt ở đâu và làm quen với cách điều chỉnh. Trong phòng bạn, các cầu dao điện đặt ở đâu và cầu dao nào sẽ ngắt điện ở vị trí nào. Sếp sẽ đánh giá cao nếu bạn thuộc lòng các loại thiết bị hao điện nhất và biết cách tiết kiệm điện như thế nào cũng như biết bình chữa cháy đặt ở đâu.
Dù các kỹ năng về mạng (networking) khó hơn một chút, nhưng những kiến thức cơ bản cũng không quá phức tạp. Khi nơi bạn đang làm việc sử dụng một máy in dùng chung qua mạng nội bộ, bạn cần phải biết máy in đang gắn vào máy tính nào và IP của máy đó để bạn có thể tự xử lý việc in qua mạng nội bộ. Các lệnh cơ bản như Ping, Trace và các thông số như IP, Default Gateway, DNS Server bạn cũng nên nắm để tự thiết lập cấu hình (setup) và xử lý lỗi về mạng cho máy tính của mình. Bạn biết cài modem ADSL ? Quá tốt. Lúc này bạn có thể xử lý các lỗi của modem (reset và cài lại) hay hệ thống switch dễ dàng.
Công ty bạn đang sử dụng chương trình quản lý theo cách mỗi người có một account riêng, bạn cũng nên biết quyền của account mình là gì, truy xuất được vào tài nguyên hay dữ liệu nào để tránh những thắc mắc không cần thiết khi không vào được vì đôi khi bạn cứ nghĩ không vào được là do mạng bị lỗi hay chương trình bị lỗ i chứ không phải account bạn không được phép vào.
Không phải ai cũng để ý đến việc ở nơi đang làm việc sử dụng gói ADSL dung lượng bao nhiêu, tốc độ upload và download như thế nào. Vào giờ đông người hay ít người dùng, tốc độ download cao nhất đạt được là bao nhiêu. Bạn đang dùng ADSL của nhà cung cấp dịch vụ nào và nó có ổn định hay không. Hiểu được những thông số và thông tin này, bạn sẽ xử lý được các lỗi về donwload chậm do hệ thống mạng hay máy tính của bạn.
Bạn có sử dụng tổng đài nội bộ hay không, có bao nhiêu line vào từ mạng công cộng PSTN, có bao nhiêu line nội bộ, cách gọi ra như thế nào và gọi liên tỉnh có dùng code hay không, giờ nào mạng không bị nghẽn, lúc nào là cao điểm gọi để tiết kiệm và khi nào nên gọi VoIP (Voice Over IP). Tất cả, bạn đều phải nắm vững.
Khả năng làm việc theo nhóm
Nghe nhiều hơn nói. Nhưng nên nói kỹ khi hướng dẫn cho ai đó một điều gì. Đây cũng là cách tốt nhất để bạn ôn lại và nghiên cứu kỹ hơn những gì bạn đã biết. Bạn cũng không nên dùng những từ “đao to, búa lớn” khi tập huấn cho nhân viên hay trao đổi với đồng nghiệp của mình.
Tìm hiểu quy trình làm việc, quy trình kinh doanh và cùng nhau suy nghĩ làm thế nào để tăng hiệu quả của công việc chung. Hãy cùng đưa ra vài câu hỏi và cảm nhận những câu trả lời từ đồng nghiệp. Bạn đã về nhà, nhưng vẫn còn vương vấn những việc chưa xử lý được ở cơ quan và vẫn tiếp tục suy nghĩ về chúng. Đây là một dấu hiệu tốt vì công việc đã nhập tâm bạn rồi, bạn sẽ xử lý được thôi.
Sắp xếp công việc một cách khoa học
Có những việc bạn đã làm thành công tháng trước nhưng khi gặp lại lần nữa, bạn quên mất trước đó đã xử lý như thế nào. Vậy thì vui lòng ghi lại công việc gì, xử lý như thế nào, dùng những công cụ gì, kết quả ra sao… vào một file ghi chú nhỏ để không phải mất thời gian làm lại từ đầu. Hoặc khi có những ý tưởng chợt đến, nên ghi và hệ thống lại để sử dụng sau này.
Vào việc gì hãy suy nghĩ điều tổng quát trước, sau đó mới chia thành nhiều việc nhỏ. Nên có thời gian biểu cho từng công việc và theo dõi tiến độ thời gian cụ thể. Hãy tận dụng thế mạnh của CNTT vào việc làm của mình.
Diễn đạt ý tưởng, nhạy bén và quyết đoán
Có những ý tưởng mới là tốt, nhưng bạn cần phải chứng minh là chúng khả thi và thuyết phục được mọi người về tính hiệu quả. Để chứng minh, bạn cần gửi e-mail cho mọi người đọc trước để hiểu và khi diễn đạt cần phải rõ ràng, thuyết phục. Việc viết e-mail trình bày cũng là dịp để bạn cân nhắc sự diễn đạt ý tưởng sao cho phù hợp và thuyết phục. Điều này khó, nhưng ai cũng phải luyện tập thôi, từ việc nhỏ đến việc lớn.
Đừng ngại làm việc gì đó sai, hãy chuẩn bị thật kỹ, trao đổi với những người có kinh nghiệm và nếu sai nên dừng đúng lúc. Dù sao bạn cũng đã rút ra nhiều bài học, nếu không làm thì không suy nghĩ và cũng không rút ra được bài học gì.
Không thể nói là tốt khi giao việc cho nhân viên rồi đợi họ báo cáo những kết quả tốt đẹp. Bạn cần theo dõi sát sao công việc, tìm hiểu các giải pháp mới tốt hơn, hiểu được những điều mới phát sinh để có những ý kiến kịp thời, đây cũng là cách bạn làm quản lý nhưng sẽ không tụt hậu về kỹ thuật.
Cần hiểu về tính hiệu quả của dự án mình đang triển khai như chi phí hoạt động, chi phí đầu tư, lợi nhuận, khấu hao cũng như thời gian thu hồi vốn hay thời gian hoạt động của dự án. Khi hiểu được, bạn có thể chủ động cắt giảm những chi phí không cần thiết hoặc tăng chi đầu tư cho một nhánh nào đó, nói chung là bạn có thể làm cho dự án có hiệu quả hơn. Bạn cũng đừng quên cập nhật các thông tin của dự án cũng như các quan hệ cá nhân có được khi thực hiện dự án để thuận lợi hơn cho các dự án sau này.
Khi bạn làm quản lý
Hãy lắng nghe ý kiến của mọi người và đừng bao giờ nghĩ là mình thông minh nhất. Hãy luôn kích thích mọi người sáng tạo. Lần đầu tiên nhân viên bạn làm sai, không nên xem đó là lỗi lầm mà là bài học kinh nghiệm, thời gian sẽ giúp họ hoàn thiện và làm việc có hiệu quả hơn. Mỗi ngày là một cơ hội cho nhân viên để tìm hiểu cái gì mới mẻ, hãy tạo cơ hội cho họ.
Giao cho nhân viên nhiều việc hơn một chút so với khả năng của họ. Có thể mọi người nghĩ bạn vô lý và sẽ có ai đó than phiền. Nhưng điều này cũng dễ hiểu vì có những việc phải tạm dừng để đợi việc kia, trong khoảng thời gian trống đó không nên để nhân viên nói rằng: “Tôi hết việc, vì công việc hiện tại đang đợi phía đối tác trả lời trong 2-3 ngày nữa”.
MINH THẢO (CIO, MSN.com)
