Hiểu rõ mình mới thành công
 |
| Trước khi chọn giải pháp, doanh nghiệp và nhà tư vấn phải cùng nhau đưa ra viết một chiến lược ngắn hạn. Ảnh: Lê Toàn. |
(TBVTSG) – Một doanh nghiệp tìm đến VinaConsulting nhờ tư vấn chọn giải pháp phần mềm. Người đại diện doanh nghiệp cho biết muốn mua giải pháp ERP và băn khoăn liệu doanh nghiệp của ông nên chọn phần mềm nào trong số các phần mềm như Oracle, SAP, Microsoft…?
Tuy nhiên, trong quá trình trao đổi, người đại diện này tỏ ra lúng túng, không đưa ra được lý do cụ thể để triển khai ERP. Nhà tư vấn của VinaConsulting cuối cùng đã phát hiện ra rằng, doanh nghiệp này muốn làm ERP vì “công ty hàng xóm” đã làm, vì nghe nói rằng làm ERP sẽ tăng khả năng cạnh tranh…
Chuyện muốn làm ERP chỉ vì nghe nói ERP giúp tăng sức cạnh tranh, vì “công ty hàng xóm” đã làm là tình huống rất phổ biến mà VinaConsulting cũng như nhiều công ty tư vấn khác thường gặp.
Theo kinh nghiệm của ông Quang Nguyễn – sáng lập viên công ty tư vấn VinaConsulting – mục đích cuối cùng của một giải pháp CNTT tối ưu cho doanh nghiệp là giải quyết nhu cầu quản lý và vận hành của chính doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, con đường đi đến thành công lại không dễ vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Trong đó, thách thức đối với tất cả các doanh nghiệp là làm sao doanh nghiệp cân đối được chiến lược CNTT trong chiến lược kinh doanh tổng thể. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần xác định rõ những nét đặc thù của mình về cơ sở hạ tầng, quy trình, con người…
Hiểu rõ chính mình
Nhà tư vấn chỉ có thể gợi ý một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp khi hiểu rõ về doanh nghiệp đó. Nhưng trên thực tế, việc hiểu rõ doanh nghiệp cần tư vấn không dễ dàng vì những trở ngại sau đây : Người đại diện doanh nghiệp cần tư vấn không trình bãy rõ ràng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được.
Bên cạnh đó, chiến lược phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam thường không được xây dựng rõ ràng, chặt chẽ và cách điều hành doanh nghiệp thiếu tính xuyên suốt. Những điểm này có thể dẫn đến tình huống nhà tư vấn không thể hiểu cặn kẽ nhu cầu khách hàng nên đã vô tình cung cấp nhiều thông tin không đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể chọn sai giải pháp.
Thông thường, khi muốn tìm một giải pháp CNTT, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những trăn trở có thật trong công việc kinh doanh. Trước khi chọn giải pháp, doanh nghiệp và nhà tư vấn phải ngồi lại với nhau viết một chiến lược ngắn hạn, không nên đặt ra chiến lược dài hạn ở đây vì chiến lược có thể luôn thay đổi.
Chiến lược CNTT được xây dựng trên cơ sở chiến lược ngắn hạn của doanh nghiệp nhưng bảo đảm độ uyển chuyển để phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Theo ông Quang Nguyễn, nếu chiến lược CNTT không nằm trong chiến lược kinh doanh tổng thể thì chi tiêu cho CNTT nhiều nhưng hiệu quả vẫn thấp.
Một quy trình cổ điển để làm chiến lược là phải đưa ra các phương pháp khác nhau trong mục tiêu hướng đến tương lai, triển khai kế hoạch, theo dõi và học hỏi kinh nghiệm. Khung chung ở đó chính là tầm nhìn và chiến lược của lãnh đạo cần thiết trong 5 – 7 năm hoặc đến 15 năm sau. Trong đó có cả việc định nghĩa về vai trò trách nhiệm của từng bộ phận doanh nghiệp để giúp định hướng cho mọi người trong công ty có thể làm được.
Theo ông Quang Nguyễn, thực tế thường gặp trong tư vấn của ông là doanh nghiệp Việt Nam thường triển khai chiến lược nhưng không đưa ra thước đo thành công của chiến lược đó. Ví dụ, đường đi từ TP.HCM đến Pleiku dài bao nhiêu km, tốn bao nhiêu thời gian, cần bao nhiêu nhiên liệu, phải chạy với tốc độ bao nhiêu để đến đích đúng giờ đã định, liệu có những thay đổi và chướng ngại gì trong hành trình đó…
Tương tự, trong chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp phải xác định mình đang ở đâu, vị trí của mình trong thị trường như thế nào, muốn đi về đâu, khi đạt tới điểm đích, bước phát triển kế tiếp của doanh nghiệp là gì… Ví dụ: Doanh thu hiện tại của doanh nghiệp là 5 triệu đô-la. Khi con số này đạt đến ngưỡng 50 triệu đô-la, doanh nghiệp buộc sẽ phát triển đại lý, tái cấu trúc công ty, đội ngũ nhân lực. Và muốn đạt mục tiêu doanh thu như nói trên, doanh nghiệp phải thực hiện những bước nào, khung thời gian, tài chính… ra sao.
Cũng liên quan đến việc xây dựng và triển khai chiến lược CNTT, các doanh nghiệp nên có những đánh giá về rủi ro để chuẩn bị ứng phó với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh cũng như công nghệ. Có nhiều vấn đề liên quan tới quy định pháp luật có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống phù hợp như các văn bản quy định về thuế, luật pháp… Rồi nhiều tác động khách quan khác cũng có có thể ảnh hưởng tới thời khóa biểu triển khai.
“Có nhiều cách để chọn giải pháp, nhưng tiêu chí chung nhất là chọn giải pháp nào để đủ uyển chuyển với môi trường kinh doanh và công nghệ của Việt Nam,” theo ông Quang Nguyễn.
Sự sẵn sàng của hệ thống
Theo ông Lion Sike, Giám đốc dịch vụ cơ sở hạ tầng VinaConsulting, lý do đầu tiên để doanh nghiệp phải triển khai hệ thống CNTT là áp lực trong kinh doanh. Môi trường kinh doanh phát triển và thay đổi nhanh chóng, buộc các nhà lãnh đạo phải phản ứng nhanh trong các điều kiện đó.
Bằng cách nào để nắm được thông tin nhanh chóng, làm sao tối ưu hóa lợi nhuận, làm sao liên kết được các nhà cung cấp, đối tác cũng như khách hàng của mình… Như vậy, hệ thống CNTT được chọn cũng phải cho doanh nghiệp sự uyển chuyển để phản ứng với những thay đổi của thị trường.
Hệ thống CNTT có những quy mô khác nhau. Nhưng một khi doanh nghiệp cần đến nó thì nó phải thật sự trở nên tốt hơn, hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong cạnh tranh. Trước khi triển khai, điều tiên quyết là doanh nghiệp cần phải nhận định rõ rằng hệ thống của mình có sẵn sàng thay đổi hay không, ngân sách có phân bổ đầy đủ hay không. Trong tình hình chiến lược về CNTT đã phát triển nhưng thông tin chưa đến được với mọi người thì làm thế nào đánh giá sự sẵn sàng trong việc tiếp nhận hệ thống mới.
“Một khi chiến lược CNTT được triển khai thì doanh nghiệp phải sẵn sàng từ con người đến quy trình và cơ sở hạ tầng. Nếu không chuẩn bị được đầy đủ sẽ kéo theo những rủi ro khó lường. Doanh nghiệp không nên tự đặt mình vào thảm họa”, Lion Sike khuyến cáo.
Đầu tư cho CNTT cũng đồng nghĩa với việc tái cấu trúc các quy trình nghiệp vụ và CNTT. Doanh nghiệp không nên xem đây là thử nghiệm đơn thuần về công nghệ mới. Vậy doanh nghiệp cần xác định mục đích của hệ thống, chi phí so với lợi ích mà nó đem lại. Để tránh những rủi ro, doanh nghiệp cần:
1. Lập kế hoạch đánh giá rủi ro trước hoặc ngay vào thời điểm triển khai, đánh giá phần mềm đầy đủ và xác định mức độ sẵn sàng.
2. Xác định hệ thống sẽ đầu tư, có sẵn sàng hay chưa để chuẩn bị quy trình.
3. Cung cấp phương tiện làm việc mới cho nhân viên và theo dõi những sự thay đổi của họ.
Quy trình là mấu chốt quan trọng để nhận biết hệ thống CNTT sẽ vận hành ra sao trong tương lai. Khi triển khai giải pháp, cần xác định tổ chức CNTT sẽ vận hành như thế nào thông qua quy trình để thiết kế hệ thống phù hợp. Chẳng hạn, đầu vào của một quy trình không đúng thì đầu ra sẽ sai. Ngoài việc tìm hiểu và phát triển giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các tiêu chí và thời gian thực hiện cụ thể để làm thước đo kiểm soát quá trình xây dựng giải pháp đi đúng hướng và tiết kiệm thời gian, tiền bạc.
Liên quan mật thiết đến quy trình là bộ phận nhân sự, những người vận hành kết quả, kinh nghiệm, kỹ năng về ứng dụng (chứ không đơn thuần là người am hiểu kỹ thuật.). Vậy bản thân người thực hiện triển khai có nhận được sự nhất trí và thông tin xuyên suốt về công ty mình hay không, có nhận được sự chấp nhận của tổ chức mình hay không… Nhân sự có đủ tầm để tiếp nhận dự án triển khai hay chưa.
Ứng dụng CNTT là để thực hiện được tầm nhìn và tạo dựng tương lai cho doanh nghiệp. Nhưng nếu hệ thống CNTT không phục vụ được người dùng cuối cũng bị xem là thất bại. Vì thế phải xây dựng các cam kết và duy trì sự thay đổi trong tổ chức, để làm sao hệ thống CNTT ứng dụng đơn giản và hiệu quả ở tất cả các cấp độ. “Các phòng ban nắm chắc rằng những yêu cầu cụ thể của giải pháp CNTT sẽ thỏa mãn mục đích dự án ở những góc độ nào, và người dùng cuối thụ hưởng được sự thay đổi của nó thì việc triển khai mới thành công,” ông Quang Nguyễn kết luận.
QUẾ SƠN
Ông Quang Nguyễn, Sáng lập viên VinaConsulting Doanh nghiệp phải luôn nhớ rằng, nhà tư vấn không lựa chọn ERP hộ cho mình, họ chỉ truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để gỡ rối, giúp đỡ hoặc khuyến cáo về những rủi ro cho doanh nghiệp khi cần thiết. Việc triển khai giải pháp thành công hay không tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, nhưng chắc chắn là việc sử dụng phương pháp chọn lựa phần mềm khoa học, chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đi đến quyết định sáng suốt hơn và qua đó củng cố đội ngũ quản trị CNTT sẵn sàng cho dự án ERP.
Ông Lion Sike, Giám đốc dịch vụ cơ sở hạ tầng VinaConsulting Doanh nghiệp phải luôn đặt vấn đề rằng liệu có cần tái cấu trúc quy trình hay không. Đầu tư vào một hệ thống CNTT là một đầu tư lớn, vậy mục đích đến của hệ thống là gì, nó hỗ trợ cho tầm nhìn công ty ra sao, chi phí so với lợi ích mà nó đem lại. Đó là những vấn đề đặt ra để có thể thiết kế hệ thống CNTT hỗ trợ tốt cho quản trị và vận hành. Việc thỏa thuận dịch vụ cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Làm sao tiên lượng được là trong quá trình triển khai, quy trình quản lý có thể thay đổi. Đây là yếu tố chính làm cho nhiều dự án không thành công vì bội chi hay vượt thời gian. Như vậy, chính doanh nghiệp phải định nghĩa được khoảng thời gian triển khai, các dịch vụ hỗ trợ cho người dùng cuối, cơ sở hạ tầng là cốt yếu… Nhưng ngược lại, nếu giảm chi phí hệ thống CNTT không đúng cách, chẳng khác gì vận hành chiếc máy hỏng để đi đến mục đích
Ông Kevin Miller, Trưởng phòng Nghiên cứu và Phát triển VinaConsulting Phần mềm mã nguồn mở (PMNM) có thể là lựa chọn cho doanh nghiệp để giảm chi phí sử dụng CNTT. Rất nhiều người đang xài (PMNM) nhưng không biết, ví dụ như Linux, Ubunta, Unikey, Moxilla Firefox, OpenSURE (của Novell) hay Fedora Core (Red Had). Chúng được cập nhật nhanh chóng và sử dụng miễn phi đồng thời nhận được sự hỗ trợ của cộng đồng. Tại Việt Nam, nhiều công ty chạy website trên Linux như Indochina Capital, VinaCapital, VietnamWorks.com…, nhiều công ty khác cũng dùng PMNM như ACB, Saconbank. Navigos dùng OpenOffice, GameLoft sử dụng Ubunta Linux… Nếu làm một bài toán so sánh chi phí giữa sử dụng Windows và Linux cho hệ thống 30 máy tính, thì tổng chi phí đối với việc dùng bản quyền Windows (tùy hệ thống và nhu cầu) dao động trong khoảng 14.800 – 46.300 đô-la Mỹ, trong khi dùng PMNM, chi phí cho đào tạo và các hỗ trợ khác chỉ từ 1.500 – 9.000 đô-la Mỹ. |
